В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, места работы, должности и причины увольнения. По законодательству (статья 66 Трудового кодекса РФ) каждый работник обязан иметь одну трудовую книжку, но в реальной практике часто возникает необходимость в двух экземплярах: один – для работодателя, второй – для самого сотрудника. Ниже разберём, почему это так, как оформить два экземпляра и какие нюансы стоит учитывать в 2026 году.

Что такое трудовая книжка?

• Определение – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.
• Содержит – сведения о месте работы, должности, стаже, переводах, увольнениях и основаниях прекращения трудового договора.
• Выдаётся – работодателем в соответствии с приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. (порядок ведения и хранения).
• Форма – установленная государственная, но с переходом на электронную версию (ЭТК) в 2026 году.

Почему нужны два экземпляра?

В реальной практике существует два вида трудовых книжек:

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, который хранится у работодателя и у работника.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения о трудовой деятельности хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР).

Наличие двух экземпляров обеспечивает:

• Проверку и сверку данных между бумажной и электронной версиями.
• Удобный доступ к информации для работодателя и сотрудника.
• Защиту от потери или повреждения одного из документов.
• Соблюдение требований законодательства о хранении трудовых книжек.

Как оформить две трудовые книжки?

3.1 Бумажная трудовая книжка (2 штуки)

С 2023 года бумажные трудовые книжки оформляются на новых бланках, которые выдается работодателем. Приёмные документы:

• Приказ о выдаче трудовой книжки.
• Свидетельство о регистрации работодателя.
• Паспорт работника.

После выдачи работник получает один экземпляр, а работодатель хранит второй. Оба экземпляра должны иметь одинаковый набор записей.

3.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК создаётся автоматически в системе СФР после регистрации работодателя в системе. Для получения выписки можно воспользоваться Госуслугами:

• Форматы: PDF и XML.
• Можно скачать, распечатать или сохранить.
• Выписка содержит все сведения, которые появляются в бумажной версии.

Для работы с ЭТК работодателю необходимо:

1. Регистрация в системе СФР.
2. Внесение данных о сотрудниках в электронную базу.
3. Периодическая проверка точности данных.

Регламент и сроки

С 10 июня 2021 г. в Украине официально действуют электронные трудовые книжки. В России же, согласно приказу Минтруда от 19 мая 2021 г., правила ведения трудовых книжек обновились, исключив избыточные требования.

В 2026 году:

• Бумажные трудовые книжки продолжают использоваться, но их оформление на новых бланках обязательное.
• ЭТК становится основным способом учета трудового стажа.
• Выписки из ЭТК доступны через Госуслуги в формате PDF и XML.

Практические советы

• Проверяйте, чтобы в бумажной и электронной версиях были одинаковые записи.
• Сохраняйте копию выписки из ЭТК в личном кабинете сотрудника.
• В случае потери бумажной копии, можно запросить замену через работодателя.
• Регулярно обновляйте данные в системе СФР, чтобы избежать ошибок в пенсионном расчёте.

Наличие двух экземпляров трудовой книжки – это не просто формальность, а практическая мера, обеспечивающая надёжность и удобство учета трудовой деятельности; В 2026 году бумажная и электронная версии работают параллельно, позволяя работникам и работодателям иметь доступ к актуальной информации в любой момент.

Если вы хотите убедиться, что ваши данные корректно отражены в обеих версиях, регулярно проверяйте выписки из электронного реестра и сохраняйте бумажный экземпляр в надёжном месте.