Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) должна оформляться строго в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и внутренними нормативными актами организации. Ниже представлен пошаговый guide, который поможет избежать типичных ошибок и оформить запись корректно.
Основные требования к записи об увольнении
- Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (обычно второй раздел трудовой книжки).
- Каждая запись занимает одну строку таблицы и заполняется по четырём графам:
- Графа 1 – порядковый номер записи (нарастающим итогом по всей книжке).
- Графа 2 – дата увольнения (последний день работы).
- Графа 3 – формулировка основания увольнения с указанием соответствующей статьи, пункта и части ТК РФ.
- Графа 4 – реквизиты документа, на основании которого сделано увольнение (номер и дата приказа, распоряжения или иного решения работодателя).
- Запись заверяется подписью ответственного лица (обычно кадровика или руководителя отдела кадров) и печатью организации.
Как правильно заполнить каждую графу
Графа 1 – порядковый номер
Номер присваивается последовательно всем записям о приёме, переводах, повышениях и увольнениям. Если последняя запись в книжке имеет номер 12, то запись об увольнении получит номер 13.
Графа 2 – дата увольнения
Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ. Это последний день, когда работник фактически выполнял трудовые функции (день, предшествующий дню, следующего за которым трудовой договор считается прекращённым). Например, если последний рабочий день – , в графе 2 пишут .
Графа 3 – основание увольнения
В этой графе необходимо:
- Указать формулировку, соответствующую основанию увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
- Ссылку на статью, часть и пункт Трудового кодекса РФ, регулирующую данное основание.
- Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
- Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
- Уволен по инициативе работодателя в связи с сокращением штата, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
- Уволен за прогул, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
- Уволен в связи с выходом на пенсию по возрасту, п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
- Получите приказ об увольнении, подписанный руководителем и утверждённый кадровой службой.
- Определите последний рабочий день работника (дата, указанная в приказе как дата прекращения трудового договора).
- Установите следующий порядковый номер записи в трудовой книжке.
- Сформулируйте запись в графе 3, используя шаблон:
[Формулировка увольнения], п. [пункт] ч. [часть] ст. [номер] ТК РФ. - Заполните графы 1‑4 в трудовой книжке.
- Попросите ответственного лица поставить подпись и печать организации рядом с записью.
- Проверьте запись на отсутствие опечаток, соответствие датам и номерам приказа.
- Неправильная ссылка на ТК РФ – часто указывают только статью, опуская часть и пункт. Это делает запись неполной. Решение: всегда указывать полную ссылку (ч. 1 ст. 77 ТК РФ, п. 3).
- Ошибка в дате увольнения – указывают дату выдачи трудовой книжки или дату подписания приказа вместо последнего рабочего дня. Решение: брать дату из пункта «Дата прекращения трудового договора» приказа.
- Лишние слова или сокращения – например, «Уволен по собств. желанию». Решение: писать полную формулировку без сокращений.
- Отсутствие подписи или печати – запись считается недействительной. Решение: после внесения данных сразу заверять запись.
- Неверный порядковый номер – пропуск номера или дублирование. Решение: вести журнал учёта записей в трудовой книжке или проверять последний номер перед внесением новой записи.
Примеры формулировок
Важно: формулировка должна точно соответствовать тексту приказа. Если в приказе указано «Уволить … по собственному желанию», то в трудовой книжке пишем именно так, без добавления лишних слов.
Графа 4 – реквизиты приказа
Указывается номер и дата приказа (распоряжения) или иного документа, которым оформлено увольнение. Формат: Приказ № ХХ от ДД.ММ.ГГГГ. Если используется иное основание (например, решение комиссии), указывают его наименование, номер и дату.
Пошаговая инструкция по внесению записи
Частые ошибки и как их избежать
Образцы записей для самых распространённых оснований увольнения
| Main основание | Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|---|
| По собственному желанию | 14 | Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ | Приказ № 45 от | |
| По соглашению сторон | 15 | Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ | Приказ № 48 от | |
| Сокращение штата | 16 | Уволен по инициативе работодателя в связи с сокращением штата, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ | Приказ № 52 от | |
| Прогул | 17 | Уволен за прогул (неявка на работу без уважительной причины более 4 часов подряд), п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ | Приказ № 55 от |
Примечание: номер записи (графа 1) и дата приказа (графа 4) должны соответствовать конкретному случаю.
Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – это не только формальность, но и гарантия защиты прав как работника, так и работодателя. Соблюдение установленного порядка заполнения граф, точная ссылка на нормы ТК РФ и наличие подписи с печатью обеспечивают легитимность документа и минимизируют риски трудовых споров.
Если у вас остались вопросы по конкретным случаям увольнения (например, при увольнении в связи с выходом на пенсию, по состоянию здоровья или за нарушение трудовой дисциплины), рекомендуем обратиться к актуальным комментариям к Трудовому кодексу РФ или воспользоваться готовыми шаблонами, предоставляемыми профессиональными юридическими сервисами (КонсультантПлюс, Гарант и др.).
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и актуального законодательства РФ на май 2026 года.