Дата ответа: , 19:03
Краткое резюме
Формального запрета в российском законодательстве на наличие у работника более одной трудовой книжки нет. Однако Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) и сопутствующие нормативные акты устанавливают чёткие правила ведения единой трудовой книжки на каждого сотрудника. На практике две книжки могут появиться в результате:
- выдачи дубликата при утере или повреждении оригинала;
- ошибок работодателя (например, выдача новой книжки без изъятия старой);
- смены формы трудовой книжки (бумажная → электронная) и сохранения старой копии;
- особых условий (многократные переоформления в разных организациях, где каждый работодатель считает себя «единственным» владельцем записи).
Что говорит законодательство?
1.1 Трудовой кодекс РФ
Статья 66 ТК РФ гласит, что работодатель обязан вести трудовую книжку у каждого работника, проработавшего у него более пяти дней. При этом в законе не указано, что у работника может быть только одна книжка.
1.2 Приказы Минтруда России
Приказ № ТК‑5/2022 «Об утверждении формы трудовой книжки» определяет форму и порядок её заполнения, но также не содержит запрета на наличие более одной книжки у одного работника.
1.3 Ответственность
Ни ТК РФ, ни другие нормативные акты не предусматривают ответственности для работника за наличие двух (или более) трудовых книжек. Ответственность может наступить только у работодателя, если он нарушает порядок ведения документа (не изъял старую книжку, не оформил дубликат надлежащим образом и т.п.).
Почему в реальной жизни могут появиться две трудовые книжки?
- Выдача дубликата. При утере, краже или серьезном повреждении оригинала работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать дубликат. Оригинальная книжка может остаться у работодателя, а дубликат – у работника.
- Ошибка работодателя. Иногда в организации по ошибке выдают новую книжку, не изъяв старую, особенно если в компании меняется система учета (переход на электронный документооборот).
- Переход на электронную форму. С 2022 г. в России активно внедряется электронная трудовая книжка. При этом многие работники сохраняют бумажный вариант как «исторический» документ.
- Работа в нескольких организациях одновременно. Если человек официально трудоустроен в нескольких местах (например, совмещает две части‑ставки), каждый работодатель может вести собственную запись в отдельной книжке. Формально это не считается «двумя книжками», а «одной книжкой в каждой организации», но в реальном хранении у работника может оказаться несколько бумажных экземпляров.
Как правильно оформить ситуацию, если у вас уже две книжки?
3.1 Проверка подлинности
Убедитесь, что обе книжки действительно относятся к вам:
- Сравните ФИО, дату рождения, СНИЛС;
- Проверьте подписи и печати работодателей;
- Убедитесь, что записи в обеих книжках согласованы (не противоречат друг другу).
3.2 Согласование с текущим работодателем
По закону работодатель имеет право принимать к учёту один документ – либо старую, либо новую книжку. Рекомендуется:
- Сообщить руководству о наличии двух книжек;
- Выбрать одну из них (обычно – более полную и актуальную) и передать её в кадровую службу;
- Если выбран дубликат, попросить работодателя оформить отметку о «замене оригинала» в старой книжке и вернуть её в архив.
3.3 Оформление дубликата официально
Для получения дубликата необходимо:
- Подать письменное заявление в отдел кадров;
- Предоставить документ, подтверждающий утрату (акт о потере, заявление в полицию – по желанию);
- Получить новую книжку, где в первой странице будет пометка «Дубликат» и ссылка на оригинал.
Возможные риски и как их избежать
| Риск | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Несоответствие записей в двух книжках | Трудности при подтверждении стажа, начислении пенсий | Своевременно сверять записи, при обнаружении расхождений – обращаться в кадровую службу |
| Отказ работодателя принять одну из книжек | Отсутствие официального подтверждения трудового стажа | Предоставить официальные справки о работе, запросить у прежних работодателей выписку из их реестра |
| Потеря обеих книжек | Необходимость восстановления данных через ПФР | Перейти на электронную трудовую книжку, где данные хранятся в единой базе |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
5.1 Можно ли официально иметь две бумажные трудовые книжки одновременно?
Технически – да, законодательство не запрещает. Однако в практике работодатели обычно требуют один документ, а второй считается дубликатом или архивным экземпляром.
5.2 Нужен ли мне дубликат, если я уже получил электронную трудовую книжку?
Электронная книжка считается официальным документом, заменяющим бумажную. Дубликат может понадобиться только в случае, если требуется предъявить бумажный документ (например, в суде).
5.3 Как оформить «замену» старой книжки на новую?
Работодатель в первой странице старой книжки ставит запись «Книга заменена на дубликат № …», подписывает её и ставит печать. После этого новая книжка считается основной.
5.4 Наносит ли наличие двух книжек штраф на работника?
Нет. За наличие более одной трудовой книжки штрафов или иных санкций для работника не предусмотрено.
- Закон РФ не запрещает наличие у одного человека более одной трудовой книжки;
- Трудовой кодекс требует, чтобы каждый работодатель вёл одну официальную запись о трудовом стаже;
- Две книжки обычно появляются в результате выдачи дубликата, ошибок работодателя или перехода на электронный формат;
- Работнику следует согласовать с текущим работодателем, какую книжку использовать, а лишнюю оформить как дубликат или архив;
- Для минимизации рисков рекомендуется переходить на электронную трудовую книжку и хранить бумажные копии только в качестве резервных документов.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашего предприятия.
Статья подготовлена автоматически на основе открытых источников и актуальна на дату .