Вопрос о том, можно ли иметь одновременно две (или более) трудовые книжки, часто возникает у работников, которые совмещают несколько мест работы, а также у кадровиков, обнаруживших у сотрудника несколько документов. В статье разберём, что говорит законодательство, какие риски существуют и какие действия следует предпринять, чтобы привести ситуацию в порядок.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) не содержит прямого запрета на наличие у одного физического лица более одной трудовой книжки.
• Ответственность за «двойные» книжки в ТК РФ не установлена – штрафов и иных санкций для работника нет.
• Однако пункт 5 статьи 67 ТК РФ гласит, что запись о трудовом стаже должна вестись в едином документе, который считается официальным трудовым удостоверением.
• Для органов, учитывающих стаж (Пенсионный фонд, ФСС, службы занятости), важна полнота данных, а не количество книг.

Почему могут появиться две трудовые книжки?

1. Утрата или повреждение первой книжки. При поступлении на новое место работы работник может получить новую книжку, а старую оставить у прежнего работодателя;
2. Работа по совместительству. Работодатель оформляет запись в отдельной книжке, если у сотрудника уже есть официальная трудовая книжка.
3. Перевод в другую организацию. Иногда в процессе реорганизации или перевода сотрудника в другую структуру выдают новую книжку, не забирая старую.
4. Ошибка кадровика. Сотруднику могут выдать дубликат по ошибке, не уточнив, что у него уже есть оригинал.

Какие проблемы могут возникнуть?

• Разрозненные записи о стаже → недостаточная сумма пенсионных баллов и возможные занижения при расчёте отпускных, больничных и выходных пособий.
• Трудности при подтверждении стажа перед ПФР и другими контролирующими органами.
• Неоднозначность в вопросах социальных выплат (например, при увольнении).
• Для работодателя – риск нарушения порядка оформления трудовых отношений, что может привести к штрафам за несоблюдение ТК РФ.

Что делать, если у вас две трудовые книжки?

Шаг 1. Определить, какая книжка является «основной»

Обычно основной считается та, в которой находятся первые записи о трудовой деятельности (первая запись о приёме на работу). Если обе книги содержат записи, выберите ту, где более полная хронология.

Шаг 2. Составить перечень всех записей

Сделайте список всех записей из обеих книжек (даты, названия организаций, должности, продолжительность). Это поможет избежать потери данных.

Шаг 3. Обратиться к работодателям

• С текущим работодателем попросите оформить дополнительный лист в основной книжке, включив туда недостающие записи.
• Если прежний работодатель уже не существует (банкротство, реорганизация), обратитесь в отдел кадров или в профсоюз с просьбой выдать справку о трудовом стаже.

Шаг 4. Оформить дубликат (при необходимости)

Если оригинальная книжка утеряна или сильно повреждена, по письменному заявлению вы можете получить дубликат в любой организации, где вы работали. При этом в дубликате должны быть внесены все записи из старой книжки.

Шаг 5. Уведомить Пенсионный фонд

Подайте в ПФР заявление о согласовании сведений о стаже. Приложите копии обеих книжек и справки от работодателей. ПФР проведёт сверку и внесёт недостающие периоды.

Шаг 6. Удалить лишнюю книжку из обращения

После того как все записи будут перенесены в одну официальную книжку (или дубликат), оставшуюся книгу можно сдать в архив организации‑работодателя или утилизировать, но обязательно сообщить об этом кадровому отделу.

Как избежать появления второй книжки в будущем?

• При приёме на работу уточняйте наличие трудовой книжки. Если у вас уже есть документ, работодатель обязан вести запись в ней, а не выдавать новую.
• Если книжка утеряна – сразу оформляйте дубликат и сообщайте об этом всем текущим работодателям.
• При работе по совместительству согласуйте с работодателями, в какой книжке будет вестись запись (обычно – в основной).
• Ведите собственный учёт стажа в электронном виде (например, в личном кабинете ПФР) – это поможет быстро проверять полноту данных.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли официально работать по двум трудовым договорам и иметь две книжки?

Да, закон допускает работу по совместительству (одна основная работа + одна или несколько совместительств). Однако запись о всех местах работы должна вестись в одном документе – в вашей основной трудовой книжке. Две книжки могут существовать, но они не должны использоваться одновременно для учёта стажа.

Грозят ли штрафы работодателю, если у сотрудника две книжки?

Работодатель обязан вести запись в трудовой книжке, предоставленной работнику. Если он оформил запись в «неправильной» книжке, это может рассматриваться как нарушение порядка оформления трудовых отношений, за что предусмотрены административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому кадровики обычно требуют от сотрудника предоставить одну официальную книжку.

Что делать, если обе книжки находятся в разных организациях и обе нужны?

Необходимо собрать справки от обеих организаций, оформить дубликат в одной из них и попросить вторую организацию внести недостающие записи в дубликат. После этого обе книги можно объединить в один документ.

Имея две трудовые книжки, вы не нарушаете закон, но такая ситуация усложняет учёт вашего трудового стажа и может привести к финансовым потерям. Чтобы всё было в порядке, следует:

1. Определить основную книжку;
2. Собрать все записи из обеих книг;
3. Согласовать их с текущими и бывшими работодателями;
4. Оформить дубликат при необходимости;
5. Уведомить Пенсионный фонд о корректировке стажа;
6. Утилизировать лишний документ.

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите полную и достоверную информацию о своём трудовом стаже, избежите проблем с выплатами и сможете спокойно планировать свою карьеру.

Дата публикации: