С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) в России многие работники и работодатели задаются вопросом: можно ли одновременно вести две трудовые книжки – одну в электронном виде, другую – в бумажном? Ниже рассмотрим правовые основания, практические аспекты, преимущества и возможные риски такого подхода.
Нормативная база
- Статья 66 ТК РФ – устанавливает, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина.
- Статья 66.1 ТК РФ – вводит возможность ведения трудовой книжки в электронной форме.
- Постановление Правительства РФ от № 437 «О порядке ведения электронных трудовых книжек» – регламентирует порядок формирования, хранения и предоставления сведений ЭТК.
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения доступа к государственным и муниципальным услугам» – закрепляет право работника выбрать форму ведения трудовой книжки.
Согласно указанным нормам, работник имеет право выбрать один из двух способов ведения трудовой книжки: исключительно электронную, исключительно бумажную или комбинированный вариант, при условии, что сведения в обеих книжках будут идентичны и не будут противоречить друг другу.
Возможность simultaneous ведения двух книжек
Законодательство не запрещает вести обе формы трудовой книжки одновременно, однако важно соблюсти следующие условия:
- Единообразие сведений – все записи о приёме, переводе, увольнении, награждениях и т.д. должны быть одинаковы в электронной и бумажной версиях.
- Своевременное обновление – при внесении любой записи необходимо сразу же внести её в оба документа.
- Подтверждение подлинности – бумажная книжка должна быть заверена подписью работодателя и печатью организации; электронная – подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя и размещена в личном кабинете на портале «Госуслуги»/СФР.
- Хранение – бумажная книжка хранится у работника (или у работодателя по его выбору), электронная – в информационной системе Социального фонда России (СФР).
Если хотя бы одно из этих условий нарушено, может возникнуть ситуация, когда документы будут считаться недействительными или приведут к спорам при подтверждении трудового стажа.
Плюсы и минусы комбинированного ведения
Преимущества
- Дублирование информации – повышает надёжность хранения данных (если один формат повреждён, второй остаётся intact).
- Удобство при взаимодействии с разными учреждениями – некоторые организации (например, банки, посольства) всё ещё требуют бумажную трудовую книжку.
- Гибкость при переходе – работник может постепенно привыкать к электронному формату, не теряя привычного бумажного документа.
Недостатки
- Увеличение трудоёмкости – необходимость вносить каждую запись дважды повышает риск ошибок и требует дополнительного времени.
- Риск расхождения – при несвоевременном обновлении одного из документов могут возникнуть противоречия, которые придётся устранять через запрос в СФР или через суд.
- Дополнительные расходы – покупка бланков бумажной книжки, оплата услуг нотариуса или кадрового агентства для заверения записей.
Как оформить обе трудовой книжки
- Определите основной формат. Если вы впервые устраиваетесь на работу, выберите, какой вид будет основным (например, электронную).
- Оформите бумажную трудовую книжку:
- Получите бланк трудовой книжки (у работодателя или в канцелярии).
- Заполните ьный лист (ФИО, дата рождения, серия и номер документа).
- После каждого кадрового события (приём, перевод, увольнение) сделайте запись, заверьте её подписью руководителя и печатью организации.
- Оформите электронную трудовую книжку:
- Убедитесь, что ваш работодатель зарегистрирован в системе СФР и имеет возможность формировать ЭТК.
- При приёме на работу работодатель направляет в СФР сведения о вас (форма ЕФС-1).
- Вы получаете доступ к личному кабинету на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении СФР, где можно просматривать и скачивать выписку из ЭТК.
- При каждом кадровом изменении работодатель снова отправляет обновлённые сведения в СФР; вы получаете уведомление об обновлении.
- Синхронизируйте данные:
- После получения выписки из ЭТК сверьте её с записями в бумажной книжке.
- При обнаружении расхождений немедленно сообщите работодателю для корректировки в обеих системах.
- Храните документы надёжно:
- Бумажную книжку – в личном сейфе или у надёжного родственника.
- Электронную – сохраните выписку в зашифрованном формате на личном устройстве и/или в облачном хранилище с двухфакторной аутентификацией.
Переход с бумажной на электронную (и наоборот)
Если вы решили полностью перейти на один формат, процедура выглядит так:
С бумажной на электронную
- Соберите все записи из бумажной книжки;
- Предоставьте их работодателю (или непосредственно в СФР) для внесения в электронную базу.
- После подтверждения внесения получите выписку из ЭТК и проверьте её соответствие бумажному варианту.
- При полном соответствии можно сдать бумажную книжку на хранение работодателю или оставить её у себя как резерв.
С электронной на бумажную
- Получите выписку из ЭТК за весь период трудовой деятельности (можно заказать в личном кабинете СФР).
- Перепишите все записи в новую бумажную трудовую книжку, следуя установленной форме.
- Каждую запись заверьте подписью работодателя и печатью организации (если вы всё ещё работаете у него) или обратитесь к нотариусу для заверения копий.
- После заверения храните бумажную книжку как основной документ, а электронную оставьте как резерв.
Практические рекомендации
- Регулярно проверяйте соответствие – хотя бы раз в квартал сверяйте выписку из ЭТК с бумажными записями.
- Используйте проверенные сервисы – для получения выписки из ЭТК доверяйте только официальным порталам («Госуслуги», сайт СФР).
- Обучайте кадровую службу – убедитесь, что ваш отдел кадров знает порядок simultaneous ведения обеих форм и может оперативно вносить изменения.
- Сохраняйте подтверждающие документы – приказы о приёме, переводе, увольнении, трудовые договоры – они помогут восстановить недостающие сведения при возникновении расхождений.
Таким образом, возможно одновременно иметь две трудовые книжки – электронную и бумажную, при условии строгого соблюдения требований к единообразию и своевременности записей. Такой подход обеспечивает дополнительную защиту данных и удобство при взаимодействии с организациями, которые всё ещё требуют бумажный вариант. Однако он влечёт за собой увеличение трудоёмкости и риск расхождения сведений, поэтому перед выбором комбинированного ведения следует взвесить все плюсы и минусы, а также обеспечить надёжную систему синхронизации данных.
Если вы решите вести обе книжки, помните: главное – точность и актуальность информации. Только тогда оба документа будут иметь одинаковую юридическую силу и послужат надёжным подтверждением вашего трудового стажа.