Вопрос о наличии двух трудовых книжек у одного сотрудника часто возникает в условиях перехода от бумажного формата к электронному, а также при работе в нескольких организациях одновременно. Ниже разберём, какие нормы действуют в РФ, как правильно вести документы, и какие последствия могут возникнуть, если нарушить правила.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, заработная плата, причины увольнения и т.д. В России существует два формата:

• Бумажная трудовая книжка (БТК) – традиционный формат, который хранится у работодателя.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, который формируется и хранится в системе Пенсионного фонда РФ.

С 2019 г. введённый закон об электронных трудовых книжках предусматривает, что работодатели обязаны вести оба формата одновременно, если работник продолжает использовать бумажную книжку.

Законодательное положение о количестве трудовых книжек

Федеральный закон «О труде» (Трудовой кодекс РФ) и Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» устанавливают, что у каждого работника может быть только одна трудовая книжка. Это правило касается как бумажной, так и электронной версии.

Однако в практической реальности возможны ситуации, когда:

• Работник работает в нескольких организациях одновременно (с одной основной и одной дополнительной).
• Работодатель «переносит» трудовую книжку сотрудника с одного места работы на другое.
• Сотрудник хранит бумажную копию у себя, а работодатель ведёт электронную запись.

В таких случаях формально у работника может быть две «копии» трудовой книжки, но это не означает, что у него есть две официальные трудовые книжки. Внутри системы ПФР и у работодателя должна быть только одна запись.

Как вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Согласно КонсультантПлюс, если работник пожелал продолжить ведение трудовой книжки на бумаге, то работодатель обязан вести и бумажную, и электронную трудовую книжку одновременно.

1. Бумажная запись – работодатель записывает все изменения в традиционной бумажной книге, как это было до 2019 г.
2. Электронная запись – работодатель одновременно отправляет сведения в ПФР, где формируется электронная трудовая книжка.

Таким образом, обе книги содержат одинаковую информацию, но в разных форматах. Это обеспечивает непрерывность и достоверность данных при переходе на цифровой формат.

Что делать, если у сотрудника действительно есть две бумажные трудовые книжки?

Возможность иметь две бумажные трудовые книжки может возникнуть, если:

• Сотрудник сменил работодателя, но не передал книгу.
• Работодатель «переносит» книгу, но сотрудник хранит её у себя.
• Сотрудник работает в двух организациях, и каждая из них ведёт собственную книгу.

В таком случае необходимо:

• Обратиться к текущему работодателю и уточнить, где должна храниться официальная трудовая книжка.
• Если обе книги содержат разные сведения, то необходимо согласовать их объединение в единую запись в ПФР.
• При наличии конфликтов в данных работодатель обязан исправить ошибки в обеих книгах.

Последствия нарушения правил ведения трудовой книжки

Нарушение норм, регулирующих ведение трудовой книжки, может повлечь за собой:

• Нарушение прав работника на получение пенсионных и социальных выплат;
• Ответственность работодателя в виде штрафов и административных санкций.
• Сложности при оформлении трудовых договоров, подтверждении стажа работы и расчёте заработной платы.

Например, в 2026 г. в статье «Две трудовые книжки одновременно» отмечается, что «законодательством РФ предусмотрено наличие только одной трудовой книжки», но при наличии двух документов возможна ответственность только при наличии злого умысла.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Проверьте наличие бумажной трудовой книжки у сотрудника.
2. Убедитесь, что в системе ПФР есть электронная запись, совпадающая с бумажной.
3. При приёме нового сотрудника оформляйте единую запись в обеих системах.
4. Если сотрудник работает в нескольких местах, определите основное место работы и храните книгу там.
5. При увольнении обновляйте обе книги и передавайте копию сотруднику.

Ответ на вопрос «Можно ли иметь сразу две трудовые книжки?» прост: законодательство РФ допускает только одну трудовую книжку (бумажную или электронную). Однако в реальной практике возможны ситуации, когда сотрудник может иметь две «копии» трудовой книжки, но это не считается двумя официальными документами. Работодатель обязан вести обе версии (бумажную и электронную) одновременно, если работник продолжает использовать бумажную книгу. При нарушении правил возможны штрафы и другие последствия.

Таким образом, чтобы избежать конфликтов и обеспечить правильное ведение трудовой книжки, следует соблюдать требования законодательства, вести обе версии одновременно и своевременно обновлять данные в системе ПФР.