Вопрос о двух трудовых книжках часто возникает у работников, которые меняли место работы, переезжали в другие регионы или сталкивались с ошибками в оформлении. В статье мы разберём, почему может появиться две трудовые книжки, как правильно учитывать их при расчёте стажа, какие изменения ввёл закон с 2026 года и что делать, если у вас действительно два документа.

Содержание

1. Почему может появиться две трудовые книжки?
2. Правовой статус и порядок оформления
3. Как рассчитывается стаж, если есть две книжки?
4. Электронные трудовые книжки: переходный период 2026 г.
5. Часто задаваемые вопросы

Почему может появиться две трудовые книжки?

Существует несколько типичных ситуаций, когда у сотрудника оказывается две трудовые книжки:

• Потеря или порча первой книжки. Работодатель обязан выдать замену, но иногда вместо замены выдают новую книжку, а старую оставляют у сотрудника.
• Перевод в другой регион. В некоторых организациях (особенно в государственных учреждениях) практикуется выдача новой книжки в месте нового места работы.
• Ошибки в оформлении. Неправильные записи, отсутствие подписи работодателя или неверные даты могут привести к тому, что работодатель решит оформить новую книжку.
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период, и многие организации переводят сотрудников в электронный формат, оставляя бумажную книжку в архиве.

Во всех перечисленных случаях важно понять, что рабочий стаж учитывается суммарно, независимо от количества книжек, если они официально оформлены.

Правовой статус и порядок оформления

Трудовая книжка (бумажная или электронная) — документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), работодатель обязан вести запись о трудовой деятельности в трудовой книжке, а работник обязан сохранять её в надлежащем виде.

Замена потерянной книжки

Если трудовая книжка утеряна, сотрудник подаёт заявление в отдел кадров, а работодатель оформляет замену. При этом в новой книжке вносятся все записи о предыдущих местах работы, а старая книжка считается недействительной.

Выдача второй книжки по ошибке

Если в результате ошибки выданы две книжки, обе они считаются действительными до момента их объединения. Работник может обратиться в отдел кадров с требованием «объединить записи», предоставив обе книжки.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. Теперь каждый работник может иметь:

• Только электронную трудовую книжку (в личном кабинете Госуслуг).
• Комбинацию: электронную книжку + бумажную копию в архиве (если работодатель сохраняет её для справок).

В случае наличия обеих форм записи о стаже автоматически синхронизируются, и двойной учёт не происходит.

Как рассчитывается стаж, если есть две книжки?

Стаж считается суммой всех периодов, указанных в любых официальных трудовых книжках (бумажных или электронных). Ниже – пошаговый алгоритм расчёта.

Шаг 1. Сбор всех записей

1. Откройте каждую трудовую книжку.
2. Запишите даты начала и окончания каждого места работы.
3. Обратите внимание на пробные периоды (например, испытательный срок), они тоже учитываются.

Шаг 2. Выявление дублирующих периодов

Если один и тот же период записан в двух книжках (например, при переходе с бумажной на электронную), учитывайте его только один раз. Для этого:

• Сравните даты начала и окончания.
• Отметьте совпадения и исключите дублирование.

Шаг 3. Суммирование

Сложите продолжительность всех уникальных периодов. При расчёте учитывайте:

• Перерывы между работами (не учитываются).
• Стаж в государственных и муниципальных учреждениях (в некоторых случаях учитывается по повышенному коэффициенту).
• Военнослужебный и учебный стаж (может быть добавлен к общему стажу по отдельным правилам).

Шаг 4. Проверка в личном кабинете Госуслуг

Для подтверждения расчёта зайдите в Госуслуги → Мой профиль* → Стаж*. Система автоматически соберёт данные из всех электронных записей.

Пример расчёта

Электронные трудовые книжки: переходный период 2026 г.

С 2026 г. в России полностью внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Ниже – основные изменения, которые стоит знать.

Что изменилось?

• Бумажные трудовые книжки постепенно выводятся из оборота.
• Все записи теперь вносятся в единый государственный реестр через портал Госуслуг.
• Работодатель может в любой момент проверить и дополнить сведения в ЭТК, а работник — просмотреть их онлайн.

Как перевести бумажную книжку в электронную?

1. Обратитесь в отдел кадров с заявлением «Перевод трудовой книжки в электронный формат».
2. Работодатель вносит все записи из бумажной книжки в ЭТК.
3. Получаете подтверждение в личном кабинете Госуслуг (см. скриншот ниже).

Что делать, если после перехода у вас осталась старая бумажная книжка?

Старая книжка считается архивным документом. Вы можете её хранить, но официально ваш стаж будет учитываться только по данным ЭТК. При необходимости (например, для предъявления в суде) можно запросить выписку из реестра.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Можно ли использовать обе книжки одновременно при оформлении пенсии?

Ответ: Нет. При расчёте пенсионных прав учитывается суммарный стаж, полученный из всех официальных записей. Дублирующие периоды учитываются один раз.

Вопрос: Что делать, если в одной из книжек пропущен месяц работы?

Ответ: Обратитесь к работодателю с требованием внести исправление. При невозможности исправления в бумажной книжке можно подать заявление в Пенсионный фонд с копиями трудовых договоров.

Вопрос: Нужно ли сохранять старую бумажную книжку после перехода на ЭТК?

Ответ: Сохранять рекомендуется, так как она может понадобиться для подтверждения стажа в случае технических сбоев в системе ЭТК.

Вопрос: Как проверить, что все записи перенесены корректно?

Ответ: Сравните выписку из ЭТК (доступна в личном кабинете Госуслуг) с записями в бумажных книжках. При расхождениях сразу сообщайте в отдел кадров.

Наличие двух трудовых книжек — не редкость, но это не должно влиять на ваш трудовой стаж, если все записи оформлены правильно. Главное:

• Соберите все официальные документы (бумажные и электронные).
• Исключите дублирование периодов.
• Проверьте данные в личном кабинете Госуслуг.
• При обнаружении ошибок, сразу обращайтесь к работодателю или в Пенсионный фонд.

С 2026 года электронные трудовые книжки упростят процесс учёта стажа, но в случае наличия старых бумажных копий важно правильно их «объединить», чтобы ваш трудовой путь был учтён полностью и без потерь.

Помните: от правильного расчёта стажа зависят размер пенсии, выплаты по больничному, а также права на отпускные и другие социальные гарантии.