Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих ваш профессиональный стаж и трудовую историю. В некоторых ситуациях работники оказываются в положении, когда им необходимо иметь две трудовые книжки. В этой статье мы подробно разберём, почему может возникнуть такая необходимость, какие правовые нормы регулируют этот вопрос и как правильно оформить обе книги.
Содержание
- Почему может понадобиться две трудовые книжки?
- Нормативно-правовая база
- Проблемы и риски при наличии двух книг
- Как оформить вторую трудовую книжку
- Практические рекомендации
Почему может понадобиться две трудовые книжки?
Существует несколько типичных ситуаций, когда работник получает или сохраняет две трудовые книжки:
- Потеря или порча первой книги. Если оригинальная трудовая книжка была утеряна, повреждена или уничтожена, работник получает замену, а старая (если её удалось восстановить) может оставаться у него.
- Перевод из одной организации в другую с сохранением старой книги. В некоторых предприятиях (особенно в государственных структурах) сохраняют старую книжку в архиве, а сотруднику выдают новую, но иногда обе книги остаются у работника.
- Работа в разных странах. При переезде за границу часть трудовой истории может быть оформлена в виде отдельной книги, а в России сохраняется оригинальная.
- Смена формы трудовой книжки. С 2023 года в России вводятся электронные трудовые книжки. При переходе с бумажной формы на электронную может возникнуть ситуация, когда обе версии находятся у сотрудника.
- Служебные причины. В некоторых организациях (например, в армии, МВД, ФСБ) выдают отдельные книги для служебных записей, а гражданскую – отдельную.
Во всех перечисленных случаях важно понять, какие документы являются официальными и как правильно их использовать.
Нормативно-правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовой книжки:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66, 67, 68.
- Постановление Правительства РФ от 2 февраля 2013 г. № 108 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России № 5н от «Об утверждении Положения об электронных трудовых книжках».
- Региональные нормативные акты (в отдельных субъектах могут быть уточнения).
Согласно статье 66 ТК РФ, «Трудовая книжка является документом, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника, а также о периодах его работы в организациях». При этом закон не запрещает наличие более одной книжки, но требует, чтобы сведения о трудовой деятельности в каждой из них были полными и достоверными.
Важно помнить, что замена трудовой книжки производится только в случаях, предусмотренных законом (утрата, порча, переход на электронный формат). При этом в новой книжке должна быть указана ссылка на прежнюю (например, запись «заменена трудовая книжка № …»).
Проблемы и риски при наличии двух книг
Наличие двух трудовых книжек может привести к следующим осложнениям:
- Разрозненные записи. Если части стажа записаны в разных книжках, при расчёте пенсии или при трудоустройстве могут возникнуть недоразумения.
- Риск двойного начисления. При оформлении новых записей в обеих книжках без согласования может произойти двойное начисление страховых взносов.
- Недостоверность данных. Если одна из книжек содержит ошибочные сведения, это может стать основанием для отказа в выплатах.
- Трудности при проверке работодателем. При приёме на работу работодатель обязан проверить трудовую книжку. Если у соискателя две книги, ему необходимо объяснить, какая из них является основной.
Для минимизации рисков рекомендуется:
- Сохранять одну из книжек в качестве основного документа (обычно это самая «полная» и актуальная).
- При получении новой книжки запросить у работодателя запись о замене в старой книге.
- При необходимости объединить сведения (например, для пенсионного расчёта) обратиться в Пенсионный фонд РФ с копиями обеих книг.
Как оформить вторую трудовую книжку
Процедура получения второй (заменяющей) трудовой книжки зависит от причины её выдачи.
При утрате, краже или порче
- Соберите необходимые документы:
- Заявление о выдаче новой трудовой книжки (образец в пункте 1 Приказа Минтруда № 5н).
- Паспорт гражданина РФ.
- Свидетельство о регистрации утраты (полис о потере, заявление в полицию).
- Обратитесь в отдел кадров текущего работодателя с заявлением.
- Работодатель оформляет запись «Трудовая книжка заменена» в старой книге и выдаёт новую.
- В новой книжке в первой строке делается запись о замене: «Трудовая книжка № … заменена трудовой книжкой № … от …».
При переходе на электронную трудовую книжку
- Подайте заявление в Госуслуги или в МФЦ о переводе в электронный формат.
- Получите подтверждение о переводе (Код подтверждения).
- Работодатель вносит запись в бумажную книжку о переводе и открывает электронную запись в системе «Электронная трудовая книжка».
- Бумажная книжка может быть оставлена у сотрудника как архивный документ, а электронная – использоваться в дальнейшем.
При получении дополнительной книги в рамках служебных требований
- Уточните у руководства, какие записи должны вестись в отдельной книжке.
- Получите книгу от отдела кадров и подпишите акт приёма‑передачи.
- В обеих книжках должна быть указана ссылка друг на друга (например, «См; трудовую книжку № 2»).
Практические рекомендации
- Ведите учёт. Храните обе книги в одном месте, помечайте их, чтобы не путаться.
- Сделайте копии. Фотографируйте или сканируйте каждую страницу – это поможет в случае утери.
- Контролируйте записи. При каждом приёме на работу проверяйте, что в обеих книжках указаны одинаковые даты начала и окончания трудовых отношений.
- Обратитесь к юристу. При возникновении спорных ситуаций (например, разногласия в стаже) лучше проконсультироваться со специалистом по трудовому праву.
- Пенсионный фонд. При достижении пенсионного возраста предоставьте обе книги в ПФР – они объединят сведения о вашем стаже.
Наличие двух трудовых книжек – не редкость, особенно в условиях перехода на электронный формат и при работе в государственных структурах. Главное – обеспечить полноту и достоверность записей в каждой из книг, а также правильно оформить замену или выдачу новой книжки в соответствии с законодательством.
Соблюдая рекомендации, изложенные в этой статье, вы сможете избежать большинства проблем, связанных с двойным ведением трудовой истории, и гарантировать, что ваш профессиональный стаж будет учтён при расчёте пенсии, выплат и при поиске новой работы.
Помните: трудовая книжка – ваш официальный документ, и её правильное ведение защищает ваши права как работника.