Ситуация, когда у сотрудника обнаруживается две трудовые книжки,, не редкость на практике․ Она возникает по разным причинам: от утери первого документа до сознательного сокрытия работы по совместительству․ Для работодателя важно правильно и законно отреагировать, чтобы избежать правовых рисков, штрафов и проблем с работником в будущем, особенно при назначении пенсии․ Данная статья подробно разбирает, как действовать в таких случаях․
Правовая основа: что говорит закон?
Ключевой принцип, который необходимо помнить:
Одновременное ведение двух трудовых книжек одному работнику законом не предусмотрено․ Трудовая книжка установленного образца является единственным основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника (ст․ 66, 67 Трудового кодекса РФ)․
Однако закон не запрещает иметь несколько трудовых книжек в разные периоды времени, если они последовательно заменяют друг друга (например, первая утеряна, оформлена новая)․ В этом случае все записи о работе должны быть перенесены в одну, последнюю по времени книжку․
Типичные ситуации с двумя трудовыми книжками
Причины наличия двух документов у одного человека можно условно разделить на несколько категорий:
Утеря или отсутствие первой книжки при трудоустройстве
Работник пришел на новое место работы, но не имеет трудовой книжки, так как она утеряна, или это его первое место работы․ В соответствии с ТК РФ, если это первая работа, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку․ Если работа была ранее, но книжка утеряна, работник должен предоставить справку об утере и заявление о выдаче дубликата․ Новую книжку в этом случае оформляет не работодатель, а орган, выдавший старую (обычно через архив)․
Работа на нескольких местах (совместительство) с разными книжками
Это наиболее рискованная ситуация․ Работник может намеренно использовать одну книжку для основного места работы, а вторую — для работы по совместительству, чтобы скрыть факт трудоустройства у другого работодателя․ Пользоваться двумя книжками одновременно для оформления трудовых отношений с разными работодателями — незаконно․
Наличие старых книжек СССР или из-за рубежа
У иностранных граждан или людей, начинавших карьеру в СССР, могут быть документы, выданные в другой стране или в советское время․ По закону РФ они должны быть представлены для приобщения к основному документу или учтены при назначении пенсии;
Пошаговый алгоритм действий для работодателя
Если в процессе кадрового делопроизводства или при приеме на работу вы обнаружили, что у сотрудника есть две трудовые книжки, действуйте по следующему плану:
- Запросите объяснительную записку․ Попросите работника письменно пояснить, почему у него имеется два документа․ Это важно для фиксации факта и понимания мотивов (утеря, совместительство и т․д․)․
- Проверьте достоверность информации․ Сверьте записи в обеих книжках․ Убедитесь, что периоды работы не пересекаются․ Если пересечения есть, это прямое указание на нарушение (работа по совместительству без оформления)․
- Определите, какая книжка является основной․ Как правило, это та, которая была выдана последней и в которой есть более свежие записи․ Если одна из книжек оформлена в текущем году, а вторая — 10 лет назад, логично считать основной последнюю․
- Организуйте объединение записей․ Если у работника две книжки, вести его по двум документам вы не можете․ Ваша задача — выбрать одну (основную) и перенести в нее все записи из второй книжки, касающиеся работы в вашей организации․ Для этого:
- Сделайте копии всех записей из «чужой» книжки, относящихся к периоду работы у вас․
- Оформите в вашей основной книжке запись о приеме на работу, как обычно․
- При увольнении сделайте соответствующую запись․
- Копии записей из второй книжки, подтверждающие предыдущий стаж, храните у себя в личном деле․ Они могут понадобиться для пенсионных органов․
- Объясните работнику его права и обязанности․ Сообщите сотруднику, что с этого момента вы будете вести его трудовую книжку только по одному документу (выбранному вами)․ При этом объясните, что при выходе на пенсию в Пенсионный фонд (ПФР) он может представить все имеющиеся у него трудовые книжки для подтверждения общего трудового стажа․ Ваша же обязанность — корректно оформить записи в рамках отношений с вашей компанией․
- Примите меры, если выявлено нарушение․ Если установлено, что работник сознательно работал на двух основных местах одновременно, используя две книжки, это является нарушением трудового законодательства․ В зависимости от тяжести нарушения могут быть применены дисциплинарные взыскания (замечание, выговор, увольнение)․ Консультируйтесь с юристом․
Последствия для работника: что будет при выходе на пенсию?
Это самый важный практический аспект․ Пенсионный фонд России (ПФР) для расчета пенсии требует оригинал трудовой книжки или иные документы, подтверждающие стаж․ Если у человека несколько книжек, он вправе представить их все․ Специалисты ПФР обязаны учесть все периоды работы из всех предъявленных документов при назначении пенсии․
Ключевой вывод для работника: наличие нескольких книжек не ведет к потере стажа, но может усложнить и затянуть процедуру назначения пенсии, так как ПФР придется проводить дополнительную проверку и сверку записей․ Поэтому лучше иметь одну, правильно и полностью заполненную книжку․
Ответственность работодателя
Работодатель, который сознательно ведет сотрудника по двум трудовым книжкам одновременно или не проверяет достоверность предоставленных документов, несет ответственность:
- Административная․ По ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства (в части оформления трудовых отношений) грозит предупреждение или штраф от 5 000 до 50 000 руб․ для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб․ для юридических лиц․
- Гражданско-правовая․ Если из-за неправильного оформления стажа работник не получит или получит пенсию в меньшем размере, он может в судебном порядке взыскать с работодателя компенсацию упущенной выгоды․
- Репутационные риски․ Проверки государственными органами (ГИТ, ПФР) могут привести к включению компании в реестры нарушителей․
Ситуация с двумя трудовыми книжками требует от кадровика и руководства компании внимательности и законопослушания․ Основные правила:
- Не допускайте одновременного ведения двух книжек․ Выберите одну основную․
- Переносите все записи о работе в вашей организации в одну книжку․ Копии старых записей храните в деле․
- Объясняйте работнику, что для пенсии он может представить все книжки в ПФР․
- При подозрении на скрытое совместительство проводите проверку и применяйте меры воздействия в рамках ТК РФ․
- При утере книжки работником требуйте официальную справку об утере и организуйте получение дубликата через архив, а не оформляйте новую книжку «с чистого листа»․
Соблюдение этих правил защитит и вашу компанию от штрафов, и работника — от проблем с подтверждением трудового стажа в будущем․
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер․ В спорных ситуациях рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву․