Перевод сотрудника из одной организации в другую – распространённая кадровая процедура, требующая точного соблюдения нормативных требований к оформлению трудовой книжки. В данной статье рассмотрены основные правила, порядок заполнения граф, типичные ошибки и практические примеры записей, актуальные на 2026 год.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (сведения о переводах на другую постоянную работу);
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
• Порядок ведения трудовых книжек и внесения в них записей о трудовой деятельности (утв. Приказом Минтруда № 320н);
• Федеральный закон № 27‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (для отчётности в СФР).

Особенности перевода из другой организации

При переводе работника из другой организации в новую компанию оформляются два документа:

1. Трудовой договор с новым работодателем;
2. Запись о приёме на работу в трудовую книжку (раздел «Сведения о работе»).

Важно помнить, что запись о переводе делается только при условии, что перевод носит постоянный характер. Если перевод носит временный характер (например, на срок до 5 рабочих дней), запись в трудовую книжку не вносится.

Заполнение трудовой книжки: порядок действий

Подготовка документов

• Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или иная, утверждённая внутренними локальными актами);
• Трудовая книжка сотрудника (если она ведётся в бумажном виде);
• Сведения о предыдущем месте работы (наименование организации, период работы, должность).

Заполнение граф раздела «Сведения о работе»

Согласно пункту 21 Порядка ведения трудовых книжек, запись о приёме по переводу выполняется следующим образом:

Особое внимание следует уделить граф 3: обязательно указывается полное наименование новой организации. В графе 5 прописывается должность, которую сотрудник будет занимать на новом месте. Если перевод сопровождается изменением структурного подразделения, но должность остаётся прежней, в графе 6 указывается новое подразделение.

Сроки внесения записи

Запись о приёме по переводу должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа о приёме на работу (п. 21 Порядка). При нарушении этого срока возможны административные штрафы согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Примеры записей в трудовую книжку

Пример 1. Перевод на ту же должность в другое структурное подразделение

ООО «НоваТех»
Приказ № 45 от 
Инженер‑конструктор
Отдел проектирования оборудования (ранее – Отдел механической обработки)

Пример 2. Перевод на другую должность в той же организации

ООО «НоваТех»
Приказ № 46 от 
Старший инженер‑конструктор
Отдел проектирования оборудования

Пример 3. Перевод из другой организации (с указанием прежнего работодателя)

ООО «НоваТех»
Приказ № 47 от 
Бухгалтер
Предыдущее место работы: ИП Сидоров А.В., период работы с по 

В последнем примере в графе 5 (должность) указывается текущая позиция, а в графе 6 можно добавить сведения о предыдущем месте работы, если это требуется внутренними инструкциями кадровой службы.

Особенности перехода на электронный формат сведений о трудовой деятельности (ЭТК)

С 2021 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) для большинства работников. При переводе из другой организации:

• Если у сотрудника уже ведётся ЭТК, запись о приёме делается в электронном виде через личный кабинет на портале «Работа в России» или через СФР;
• Если сотрудник ведёт бумажную трудовую книжку, но новый работодатель перешёл на ЭТК, необходимо одновременно внести запись в бумажную книжку и передать сведения в электронный реестр (форма СЗВ‑ТД).

Важно: при переходе на ЭТК запись о переводе не делается в бумажной книжке, если она более не ведётся. В этом случае достаточно оформить электронную запись и выдать сотруднику справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р).

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовой книжки

Нарушение сроков внесения записи, неполное или неверное заполнение граф может повлечь:

• Предупреждение или штраф для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ – от 1 000 до 5 000 руб.);
• Штраф для организации (ст. 5.27 КоАП РФ – от 30 000 до 50 000 руб.);
• Возможные трудовые споры, связанные с неправильным учётом стажа и выплат.

Правильное оформление записи в трудовую книжку при переводе из другой организации требует:

1. Чёткого соблюдения нормативных актов (ТК РФ, Приказ Минтруда № 320н);
2. Точного заполнения всех граф раздела «Сведения о работе» с указанием наименования нового работодателя, должности и, при необходимости, структурного подразделения;
3. Соблюдения пятидневного срока внесения записи;
4. Учета особенностей перехода на электронный формат сведений о трудовой деятельности.

Следуя этим рекомендациям, кадровая служба обеспечит законность оформления трудовых отношений, избежит штрафных санкций и гарантирует корректный учёт трудового стажа сотрудников.