Трудовая книжка, это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Однако на практике кадровики иногда сталкиваются с нестандартной ситуацией: сотрудник при приеме на работу предоставляет две трудовые книжки. Как действовать работодателю в таком случае? Законно ли это и какие риски несет компания?
Законодательная база: сколько трудовых книжек может быть у работника?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. При этом Трудовой кодекс прямо не запрещает гражданину иметь несколько бланков трудовых книжек. Исторически сложилось так‚ что работники заводили второй документ‚ если первый был утерян‚ испорчен или находился у другого работодателя (например‚ при работе по совместительству).
Однако в настоящее время действует Федеральный закон № 439-ФЗ‚ который перевел трудовые книжки в электронный формат. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Это означает‚ что сейчас у сотрудника может быть:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — обязательна для всех‚ кто трудоустроен после 2020 года или не подал заявление на сохранение бумажного формата.
- Бумажная трудовая книжка, сохраняется у тех‚ кто подал соответствующее заявление.
- Две (или более) бумажные трудовые книжки — если они были заведены в прошлые годы по разным причинам.
Основные причины появления двух книжек
Прежде чем принимать решение‚ работодателю важно понять‚ почему у сотрудника на руках оказалось два документа. Чаще всего это происходит по следующим причинам:
- Утрата или порча. Работник потерял первую трудовую книжку‚ обратился к работодателю с заявлением о выдаче дубликата‚ а позже нашел оригинал. В итоге на руках остались оба бланка.
- Работа по совместительству. Ранее основному работодателю нужно было отдавать бумажную книжку для внесения записей. Если сотрудник работал внешним совместителем‚ он мог завести вторую книжку для дополнительного места работы.
- Желание скрыть негативную информацию. Самый проблемный для работодателя вариант; Сотрудник мог быть уволен по статье (например‚ за прогул или появление в нетрезвом виде) и решил «начать жизнь с чистого листа»‚ купив чистый бланк и не вписав туда предыдущего проблемного работодателя.
Что делать работодателю: пошаговый алгоритм
Если работник предоставил 2 трудовые книжки‚ кадровику необходимо действовать максимально осторожно‚ чтобы не нарушить закон и не навлечь на компанию штрафы от трудовой инспекции.
Шаг 1. Идентификация документов
Внимательно изучите оба бланка. Проверьте серии‚ номера‚ даты выдачи и записи. Если в обеих книжках указаны разные периоды работы‚ которые не пересекаются по времени‚ скорее всего‚ это случай утери или совместительства. Если периоды пересекаются — это повод для более глубокой проверки.
Шаг 2. Выбор основной трудовой книжки
Работодатель обязан внести запись о приеме на работу только в одну трудовую книжку. Какую из них выбрать?
- Если одна из книжек является дубликатом: Работодатель должен принять дубликат‚ так как именно он имеет юридическую силу на момент его выдачи. Оригинал (найденный позже) считается недействующим.
- Если книжки содержат разные записи (без статуса дубликата): Работодатель не вправе определять‚ какая из них «главнее». В таком случае необходимо запросить у работника письменное заявление с указанием того‚ в какую именно трудовую книжку следует внести запись о текущем трудоустройстве.
Шаг 3. Проверка сведений через ПФР и СФР
Поскольку сейчас ведется единый электронный учет сведений о стаже‚ работодателю необходимо сверить данные из бумажных книжек с выпиской из индивидуального лицевого счета (ИЛС) работника‚ которую можно запросить через СФР (ранее ПФР). Это поможет выявить:
- Скрытые увольнения по статье.
- Факты подделки записей или печати.
- Реальный совокупный стаж сотрудника.
Шаг 4. Внесение записи и учет стажа
После того как работник выбрал книжку для внесения записи‚ работодатель делает в нее стандартную отметку о приеме на работу. Вторая книжка остается на руках у работника.
Важный нюанс: При расчете страхового стажа для оплаты больничного листа работодатель обязан учесть стаж из обеих трудовых книжек‚ если периоды работы в них не пересекаются. Если периоды пересекаются‚ учитывается только один из них (по выбору работника или по более выгодному для него варианту).
Риски для работодателя и работника
Наличие двух трудовых книжек несет определенные риски для обеих сторон:
Для работника:
- Проблемы с пенсией. Если в двух разных книжках указаны разные СНИЛС или ФИО (например‚ из-за опечатки)‚ Пенсионный фонд может не засчитать часть стажа.
- Уголовная ответственность. Если вторая книжка куплена незаконно (на рынке) и в ней поддельные печати/записи‚ это расценивается как использование подложного документа (ст. 327 УК РФ).
Для работодателя:
- Штрафы за неверный расчет стажа. Если кадровик проигнорирует записи из второй трудовой книжки при расчете больничного‚ Социальный фонд России может оштрафовать компанию за невыплату положенных пособий.
- Прием «проблемного» сотрудника. Если работник скрыл увольнение по статье с помощью новой книжки‚ работодатель может узнать об этом слишком поздно. В случае конфликта Работник обратился в суд с требованием признать трудовой договор расторгнутым и взыскать ущерб‚ причиненный задержкой выдачи трудовой книжки или других нарушений‚ компания может понести убытки. Поэтому глубокая проверка на этапе приема на работу критически важна.
Предоставление двух трудовых книжек — это не повод для паники‚ но и не ситуация‚ которую можно игнорировать. Главное правило для работодателя: не принимать обе книжки одновременно в качестве основных. Необходимо разобраться в причинах их появления‚ сверить данные с электронными базами СФР и взять с сотрудника заявление о том‚ какую именно книжку он просит вести в текущей организации. Соблюдение этих простых правил защитит компанию от административных и судебных рисков.