Ситуация, когда новый сотрудник приносит две трудовые книжки, может поставить в тупик даже опытного кадровика. Согласно трудовому законодательству, у работника должна быть только одна трудовая книжка, но на практике такие случаи встречаются. Разберёмся, как действовать в этой непростой ситуации, чтобы избежать юридических рисков и конфликтов.

Почему у работника может быть две трудовые книжки?

Причины, по которым сотрудник может предъявить две трудовые книжки, могут быть разными:

• Потеря основной трудовой книжки – работник мог потерять первую книжку, а затем найти её или получить дубликат;
• Умышленное ведение двух книжек – некоторые сотрудники заводят вторую книжку, чтобы скрыть нежелательные записи или иметь возможность работать на двух официальных местах;
• Ошибки при оформлении – вторая книжка может быть продолжением первой (например, если записи не поместились в старую книжку);
• Неосведомлённость – работник может не знать, что иметь две трудовые книжки не положено.

Что грозит работодателю при приёме двух трудовых книжек?

Если работодатель примет обе трудовые книжки и будет вести их параллельно, это может привести к следующим последствиям:

1. Административная ответственность – за нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрен штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
2. Проблемы с Пенсионным фондом – при проверке могут возникнуть вопросы о правильности начисления страхового стажа.
3. Конфликты с сотрудником – если вторая книжка содержит скрытые записи, это может привести к судебным разбирательствам.
4. Проблемы с налоговыми органами – при проверке могут возникнуть вопросы о корректности учёта стажа для расчёта больничных и пенсий.

Как правильно действовать при предъявлении двух трудовых книжек?

Работодатель должен следовать определённому алгоритму, чтобы минимизировать риски:

Объясните сотруднику законодательные нормы

Согласно ст. 65 ТК РФ, при приёме на работу работник обязан предъявить трудовую книжку. Если он потерял её, он должен написать заявление об утере и получить дубликат. После этого он не вправе требовать ведения двух трудовых книжек.

Если сотрудник настаивает на ведении двух книжек, объясните ему, что:

• Работодатель обязан вести только одну трудовую книжку;
• Вторая книжка может быть принята только для ознакомления, но не для ведения;
• Все записи о трудовой деятельности должны быть перенесены в основную трудовую книжку.

Выберите основную трудовую книжку

Если работник предъявил две трудовые книжки, работодатель должен выбрать одну из них для ведения. При этом:

• Новую трудовую книжку (если работник заявил об утере старой) – как правило, она более актуальна и содержит полные записи;
• Старая трудовая книжка (если она велась корректно и содержит все необходимые записи) – если новая книжка пустая или содержит неполные данные;
• Трудовую книжку с более полными записями – если в одной книжке записи более полные, чем в другой.

Перенесите записи в основную трудовую книжку

Если вторая трудовая книжка содержит важные записи о трудовом стаже, их необходимо перенести в основную книжку. При этом:

• Сделайте копии страниц второй книжки;
• Внесите записи в основную трудовую книжку с пометкой «Сведения перенесены из трудовой книжки №___ от ___.___.____»;
• Проставьте подписи ответственных лиц и печать организации.

Зарегистрируйте вторую трудовую книжку

Даже если вторая трудовая книжка не будет использоваться для ведения, её необходимо:

• Зарегистрировать в книге учёта движения трудовых книжек;
• Внести информацию о её получении в соответствующий журнал;
• Вернуть сотруднику с пометкой, что она не используется для ведения записей.

Оформите документы при необходимости

Если работник настаивает на ведении двух трудовых книжек, можно предложить ему:

• Написать заявление о замене трудовой книжки;
• Получить дубликат утерянной книжки;
• Закрыть вопрос о второй книжке официально.

Что делать, если работник угрожает жалобой в ГИТ?

Если сотрудник угрожает обращением в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд, действуйте следующим образом:

1. Документально зафиксируйте факт предъявления двух трудовых книжек – составьте акт или протокол;
2. Объясните сотруднику его права и обязанности – сошлитесь на ст. 65 ТК РФ;
3. Предложите решить вопрос мирным путём – например, путём написания заявления об утере трудовой книжки;
4. Если конфликт неизбежен, подготовьте все документы (трудовые книжки, заявления, переписку) и проконсультируйтесь с юристом.

Можно ли принять обе трудовые книжки для расчёта стажа?

Если работник просит учесть стаж из обеих трудовых книжек, можно:

• Перенести записи из второй книжки в основную – это наиболее правильный способ;
• Учесть стаж при начислении пособий – если записи корректны и не вызывают сомнений;
• Отказать в учёте стажа из второй книжки – если она содержит неполные или недостоверные данные.

При этом необходимо:

• Сделать копии страниц второй книжки;
• Указать в основной книжке, что стаж учтён из другой трудовой книжки;
• Подписать документы у ответственных лиц.

Ответственность за ведение двух трудовых книжек

Если работодатель всё же решит вести две трудовые книжки, это может привести к следующим последствиям:

Для работодателя:

• Штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
• Проблемы с проверяющими органами (Пенсионный фонд, ФСС, налоговая);
• Возможные судебные иски от работника;
• Проблемы с репутацией компании.

Для работника:

• Проблемы с подтверждением стажа при выходе на пенсию;
• Возможные вопросы со стороны Пенсионного фонда;
• Проблемы при трудоустройстве на новое место работы.

Часто задаваемые вопросы

Может ли работник иметь две трудовые книжки одновременно?

Нет. Трудовое законодательство РФ предусматривает ведение только одной трудовой книжки для каждого работника. Однако запрета на наличие двух книжек в законе нет, поэтому работник может иметь их дома, но работодатель обязан вести только одну.

Что делать, если работник принес две трудовые книжки, одна из которых пустая?

Если одна из книжек пустая, выберите для ведения ту, которая содержит записи. Пустую книжку можно вернуть сотруднику с пометкой, что она не используется для ведения.

Можно ли оштрафовать работника за наличие двух трудовых книжек?

Нет. Законодательство не предусматривает ответственности для работника за наличие двух трудовых книжек. Ответственность несут только работодатели, которые ведут две книжки одновременно.

Что делать, если вторая трудовая книжка содержит поддельные записи?

Если вы подозреваете, что вторая трудовая книжка содержит поддельные записи:

• Не переносите записи из неё в основную трудовую книжку;
• Зафиксируйте факт предъявления книжки документально;
• Проконсультируйтесь с юристом или правоохранительными органами;
• Если записи поддельные, не используйте их для расчёта стажа.

Рекомендации для кадровиков

Чтобы избежать проблем при приёме сотрудника с двумя трудовыми книжками, следуйте этим советам:

1. Объясняйте работникам их права и обязанности при приёме на работу;
2. Проверяйте трудовую книжку на наличие подозрительных записей;
3. Документально фиксируйте все случаи предъявления двух трудовых книжек;
4. Консультируйтесь с юристом при возникновении спорных ситуаций;
5. Следите за изменениями в законодательстве – новые нормативные акты могут вносить коррективы в правила ведения трудовых книжек.

Ситуация, когда работник приносит две трудовые книжки, требует от кадровика внимательности и юридической грамотности. Работодатель обязан вести только одну трудовую книжку, но и не вправе отказаться от приёма второй. Главное – правильно оформить документы, выбрать основную трудовую книжку и перенести в неё все необходимые записи.

Если вы столкнулись с такой ситуацией, следуйте рекомендациям из этой статьи, и вы сможете избежать конфликтов и юридических рисков. В сложных случаях не стесняйтесь обращаться за помощью к профессионалам.

Дата публикации: 21 мая 2026 года