Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж, периоды работы, начисления и выплаты. По закону каждый работник обязан иметь одну трудовую книжку, однако на практике встречаются случаи, когда у человека их две (или даже более). В статье разберём, насколько это законно, какие риски возникают и как правильно действовать.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Статья 66, часть третья – «Трудовая книжка ведётся только по основному месту работы».
• Постановление ПФР № 34‑н (о порядке учета страхового стажа) – при совпадении периодов в разных книжках учитывается только один из них, выбранный застрахованным.
• Никакого прямого запрета на наличие более одной бумажной или электронной трудовой книжки в законодательстве нет, однако основное место работы должно быть только одно.

Может ли гражданин иметь две трудовые книжки?

Ответ – да, но с оговорками. Ситуации, когда у работника две книжки, возникают в основном по следующим причинам:

1. Утрата или порча первой книжки, а новый работодатель оформил новую без получения старой.
2. Перевод в другую организацию, где по ошибке выдали новую книжку, а старую не изъяли.
3. Оформление электронных трудовых книжек одновременно с бумажной.
4. Работа на двух работодателей одновременно (параллельные места работы).

Какие проблемы могут возникнуть?

3.1 Перекрывающиеся периоды

Если в двух книжках указаны одинаковые даты работы, ПФР учитывает только один период. При выборе «какой» период засчитать, решает сам застрахованный (обычно – тот, где больше начислено страховых взносов).

3.2 Потеря стажа

При отсутствии согласования с работодателем и несвоевременном передаче данных в ПФР может возникнуть «пробел» в стаже, что отразится на:

• Размере пенсии;
• Праве на отпускные и больничные выплаты;
• Счете страховых взносов.

3.3 Ответственность работника

Ни в одном законе не прописана прямая уголовная или административная ответственность за наличие двух книжек, однако:

• Если сотрудник сознательно скрывает факт двойного трудоустройства с целью получения двойных социальных выплат, это может рассматриваться как мошенничество (ст. 159 УК РФ).
• Работодатель, обнаруживший у работника две книжки, может потребовать объяснений и, при необходимости, оформить дисциплинарное взыскание.

3.4 Проблемы для работодателя

Работодатель обязан вести одну трудовую книжку по основному месту работы. Если у сотрудника уже есть книжка, он должен:

• Получить её у работника (или оформить замену в случае утери);
• Обеспечить, чтобы в новой книжке не дублировались периоды, уже учтённые в другой книжке.

Как правильно оформить ситуацию, если у вас уже две книжки?

4.1 Установите, какая книжка является «основной»

Определите, где у вас более полные записи о стаже. Эта книжка будет считаться основной.

4.2 Оформите заявление об утере/замене

Если одна из книжек утеряна, подайте в отдел кадров работодателя заявление об утере и запросите выдачу новой книжки. При этом попросите перенести все записи из старой (если они есть) в новую.

4.3 Согласуйте с работодателем

Сообщите обоим работодателям о наличии второй книжки и попросите их:

• Указать в новой книжке только те периоды, которые не дублируются;
• Подать в ПФР сведения о вашем страховом стаже (можно через личный кабинет ПФР).

4.4 Используйте электронную трудовую книжку

С 2023 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). При их наличии все записи хранятся в единой базе, что исключает проблему двойных документов. Если у вас уже есть две бумажные книжки, рекомендуется перейти на ЭТК.

4.5 Проверьте свой страховой стаж

Войдите в личный кабинет ПФР и проверьте, как учтены ваши периоды работы. При обнаружении ошибок подайте заявление о корректировке;

Рекомендации работодателям

1. Проверять наличие трудовой книжки у нового сотрудника при приёме на работу.
2. Если у соискателя уже есть книжка, получить её в собственность (по согласованию) и вести её дальше.
3. При увольнении оформить выписку и вернуть книжку работнику.
4. Вести учёт в ЭТК – это упрощает контроль за стажем и исключает дублирование.
5. При обнаружении у работника второй книжки – провести разъяснительную беседу и, при необходимости, оформить служебную записку.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Можно ли официально работать на двух работодателей одновременно?

Да, если оба работодателя согласны и в трудовых договорах указано, что работа является неполной или внешней. При этом у работника должна быть одна основная трудовая книжка, а вторая запись в другой компании может вестись в той же книжке (если она передана) или в отдельной, но без дублирования периодов.

6.2 Что делать, если в двух книжках указаны одинаковые даты?

Выберите один из периодов (обычно тот, где больше начислено страховых взносов) и попросите работодателя оформить корректирующую запись в другой книжке (зачеркнуть дублирующий период). Затем проверьте в ПФР, как учтён стаж.

6.3 Нанесёт ли наличие двух книжек штраф работодателю?

Прямого штрафа нет, но если в результате двойного учёта будет получена незаконная выгода (например, двойные выплаты по больничному), это может стать основанием для административного взыскания.

6.4 Как перейти от бумажных книжек к электронной?

Обратитесь в отдел кадров текущего работодателя с заявлением о переводе в ЭТК. Работодатель подаст в Пенсионный фонд запрос, после чего все записи будут перенесены в электронный реестр.

Наличие у одного человека двух трудовых книжек не является прямым нарушением закона, однако может создать сложности при учёте стажа, начислении социальных выплат и взаимодействии с ПФР. Главное – обеспечить:

• Отсутствие перекрывающихся периодов;
• Согласованность данных между работодателями;
• Переход на электронную форму учёта, где всё хранится в единой базе.

При правильном подходе двойные книжки можно «привести в порядок», а в случае сомнений – обратиться к специалисту по трудовому праву или в Пенсионный фонд России.

Дата публикации: , 10:56