В современном мире управление персоналом претерпевает значительные изменения, однако вопрос учета трудового стажа остается фундаментальным для каждого работника и работодателя. Тема «Движение по трудовым книжкам» сегодня касается не только физических перемещений бумажных документов, но и, в первую очередь, цифровых процессов, связанных с электронными трудовыми книжками (ЭТК). В этой статье мы подробно разберем, что понимается под движением записей, как это регулируется в 2026 году и на что стоит обратить особое внимание.
Что такое «движение» в контексте трудовых книжек?
Под термином «движение» в кадровой практике традиционно понимается совокупность действий, связанных с изменением статуса трудового договора работника. К основным видам такого движения относятся:
- Прием на работу: первичное внесение записи о трудоустройстве.
- Перевод: изменение должности, структурного подразделения или условий труда.
- Переименование организации: изменение наименования работодателя без смены юридического лица.
- Увольнение: прекращение трудовых отношений и фиксация причины ухода.
- Внесение исправлений: корректировка ошибочных или неточных записей.
Важно помнить, что с полным переходом России на электронные трудовые книжки, физическое «движение» бумажного бланка ушло в прошлое для большинства сотрудников. Теперь все изменения оперативно отражаются в единой информационной системе Пенсионного фонда России (СФР).
Цифровая трансформация: ЭТК в 2026 году
На текущий момент, май 2026 года, электронная трудовая книжка стала безальтернативным стандартом для новых сотрудников и основным для тех, кто ранее выбрал эту форму ведения стажа. Движение записей теперь происходит в режиме реального времени.
Ключевые особенности процесса:
- Скорость передачи данных: Работодатель обязан передавать сведения о приеме и увольнении не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
- Отсутствие бумажного носителя: Для владельцев ЭТК записи в бумажную трудовую книжку больше не вносятся (за исключением случаев, когда это необходимо для подтверждения стажа за периоды до 2020 года).
- Доступность: Работник может в любой момент проверить «движение» своей карьеры через портал Госуслуг или обратившись в клиентскую службу СФР.
Типичные ошибки при ведении записей
Несмотря на автоматизацию, человеческий фактор остается важным. При формировании отчетов о движении кадров часто встречаются следующие проблемы:
- Неточное указание даты приказа о приеме или увольнении.
- Ошибки в наименовании должности согласно штатному расписанию.
- Задержка в (передаче) данных, что может повлечь административную ответственность.
Очень важно, чтобы специалисты отделов кадров регулярно проводили сверку данных между внутренними кадровыми системами и выписками из СФР, чтобы избежать расхождений, которые могут создать проблемы работнику при оформлении пенсии или получении кредитов.
Бумажные трудовые книжки: исключительные случаи
Хотя основной массив данных переведен в «цифру», бумажные трудовые книжки продолжают существовать у граждан, которые подали соответствующее заявление до конца 2020 года. Движение записей в них осуществляется по старым правилам:
Записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета, разборчивым почерком. Каждая запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (при ее наличии). Однако даже для этой категории работников сведения дублируются в электронном реестре.
Права работника при движении записей
Каждый гражданин имеет право:
- Получать от работодателя копию всех записей, внесенных в его трудовую книжку (или выписку из ЭТК).
- Требовать внесения исправлений в случае обнаружения ошибки.
- Знать точную дату и основание для любого изменения в своем трудовом статусе.
Статья подготовлена с учетом актуального законодательства РФ на май 2026 года.