В современном мире ведение кадрового учета становится все более автоматизированным. 1С – популярная программа для автоматизации бизнеса, и ее функционал позволяет эффективно управлять трудовыми книжками сотрудников. В этой статье мы подробно рассмотрим, как движение трудовых книжек отражается в 1С, какие операции необходимо выполнять и какие отчеты формировать. Мы также затронем вопросы электронных трудовых книжек и налогообложения.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она ведется в электронном виде и хранится в Пенсионном фонде России (ПФР). С 1 января 2020 года переход на ЭТК стал обязательным для всех работодателей. Хотя для сотрудников переход пока не обязателен, ЭТК предоставляет ряд преимуществ, таких как удобство хранения, доступность информации и снижение риска потери данных.

Движение трудовых книжек в 1С: Основные этапы

Заполнение первоначальных данных:

• Необходимо создать сотрудника в 1С и указать в его карточке информацию о трудовой книжке:
• Номер трудовой книжки
• Дата выдачи
• Орган, выдавший трудовую книжку
• В настройках сотрудника необходимо указать, ведется ли электронная трудовая книжка.

Отражение приема на работу:

• При приеме сотрудника на работу в 1С необходимо создать запись в трудовой книжке о приеме на работу.
• В этой записи указывается дата приема, должность сотрудника, сведения об организации и другие необходимые данные.

Отражение переводов:

• При переводе сотрудника на другую должность или в другой отдел необходимо создать запись в трудовой книжке о переводе.
• В этой записи указывается дата перевода, новая должность сотрудника, сведения об организации и другие необходимые данные.

Отражение увольнения:

• При увольнении сотрудника необходимо создать запись в трудовой книжке об увольнении.
• В этой записи указывается дата увольнения, основание для увольнения, сведения об организации и другие необходимые данные.

Внесение исправлений:

• В случае обнаружения ошибок в трудовой книжке необходимо внести исправления.
• Исправления вносятся в трудовую книжку в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

Формирование отчетов в 1С

1С позволяет формировать различные отчеты, связанные с трудовыми книжками:

• СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности»: Этот отчет представляется в ПФР ежемесячно. Он содержит информацию о трудовой деятельности сотрудников за отчетный месяц.
• Отчет о движении трудовых книжек: Этот отчет позволяет отслеживать все операции, связанные с трудовыми книжками сотрудников.
• Отчет о сотрудниках с электронными трудовыми книжками: Этот отчет позволяет получить список сотрудников, у которых ведется электронная трудовая книжка.

Налогообложение при выдаче трудовых книжек

Важно помнить, что при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них необходимо начислять НДС. Это связано с тем, что трудовые книжки передаются работникам по той же стоимости, что и приобретены. Объектом налогообложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ.

Как внести исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

Если при увольнении работника было установлено, что его трудовая книжка не указана в книге учета, необходимо внести исправления. Для этого необходимо:

Составить акт об обнаружении расхождений.
Внести исправления в книгу учета движения трудовых книжек.
Составить пояснительную записку.

Преимущества использования 1С для ведения трудовых книжек

• Автоматизация: 1С автоматизирует процесс ведения трудовых книжек, что позволяет сократить время и трудозатраты на кадровый учет.
• Точность: 1С обеспечивает высокую точность данных, что снижает риск ошибок.
• Доступность: 1С позволяет получить доступ к информации о трудовых книжках сотрудников в любое время и из любого места.
• Соответствие законодательству: 1С соответствует требованиям Трудового кодекса РФ и других нормативных актов.

Использование 1С для ведения трудовых книжек – это эффективный способ автоматизировать кадровый учет и избежать штрафов. Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете эффективно управлять трудовыми книжками сотрудников и обеспечивать соответствие кадрового учета требованиям законодательства. Не забывайте регулярно обновлять информацию о сотрудниках в 1С и формировать необходимые отчеты.

Ресурсы

• [https://its.1c.ru/db/content/etkdoc/src/index.htm](https://its.1c.ru/db/content/etkdoc/src/index.htm)
• Видеоинструкции по работе с ЭТК в 1С:ЗУП (доступны на сайте 1С)
• Сайт 1С: [https://1c.ru/](https://1c.ru/)

Важно: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов необходимо обращаться к специалистам в области трудового права.