В 2026 году порядок сдачи сведений о трудовой деятельности изменился. Начиная с 30 декабря 2025 года используется новая форма ЕФС‑1 (приказ СФР № 1462). Эта форма объединяет ранее отдельные документы — СЗВ‑ТД, СЗВ‑СТАЖ, ДСВ‑3, ОДВ‑1 и 4‑ФСС. В статье подробно описаны все этапы создания, проверки и отправки отчёта через СБИС.
Что такое ЕФС‑1 и зачем он нужен
- Единый отчёт, в который включаются сведения о:
- трудовом стаже;
- заработке и отчислениях в ПФР;
- страховых взносах в ФСС;
- других данных, требуемых Социальным фондом России (СФР).
- Позволяет СФР быстро проверять соответствие трудовых книжек требованиям законодательства.
- С 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединены в СФР, поэтому отчёты теперь направляются в один орган.
Кто обязан заполнять форму
Обязательны для:
- Все работодатели, которые ведут электронные трудовые книжки (ЭТК).
- ИП и организации, у которых есть сотрудники с доступом к СЗВ‑ТД.
- Новые работники, которым необходимо установить права на ввод данных в СБИС.
Подготовка данных перед заполнением
Перед тем как открыть форму ЕФС‑1 в СБИС, убедитесь, что у вас есть:
- Актуальные сведения о каждом сотруднике (ФИО, ИНН, дата рождения, пол).
- Сведения о трудовом стаже, полученном из СЗВ‑ТД.
- Данные о заработке и отчисленных взносах (можно экспортировать из бухгалтерской программы).
- Заявление сотрудника о переходе на электронную форму (если ещё не сделано).
Как создать форму ЕФС‑1 в СБИС
- Войдите в СБИС под своей учётной записью.
- Перейдите в раздел Отчётность → СФР → Трудовые книжки.
- Нажмите кнопку Создать форму ЕФС‑1.
- Выберите тип отчёта – Сведения о трудовой деятельности.
- Система автоматически сформирует пустой шаблон, в который нужно внести данные.
Заполнение общих сведений
Для начала заполняются общие сведения, которые не зависят от конкретного сотрудника:
- Наименование организации – укажите полное название и ОГРН.
- ИНН организации – обязательно.
- Код ОКПО (если применимо).
- Период отчёта – укажите год и месяц, за который составляется отчёт.
Ввод данных по сотрудникам
Далее заполняются данные по каждому работнику. Можно использовать групповую проверку, чтобы сократить количество ошибок.
- Нажмите кнопку Добавить сотрудника.
- Введите ФИО, ИНН, дату рождения, пол.
- Укажите сведения о трудовом стаже (в годах и месяцах).
- Заполните данные о заработке и взносах (можно импортировать из Excel).
- Проверьте корректность ввода – система подсвечивает несоответствия.
Проверка и отправка отчёта
После заполнения всех полей необходимо выполнить проверку:
- Нажмите кнопку Проверить. Система проверит заполненные данные на соответствие требованиям СФР.
- Если ошибок не найдено, нажмите К отправке.
- Отчёт будет отправлен в СФР в течение 1 рабочего дня.
- СФР проверит документы и в течение 3 рабочих дней пришлёт уведомление о приёме.
Права доступа и настройка пользователей
Для новых сотрудников необходимо настроить права:
- В разделе Управление персоналом → Права доступа выдайте сотруднику право Работать с отчётами СФР.
- Права ограничиваются только теми разделами ЕФС‑1, которые относятся к трудовым книжкам.
- Для остальных функций (например, работа с больничными) права могут быть расширены отдельно.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка в ИНН организации – проверяйте актуальность данных в ЕГРЮЛ.
- Неправильный период отчёта – указывайте год и месяц, за который собираются сведения.
- Отсутствие подписи сотрудника – обязательно приложите заявление о переходе на ЭТК;
- Несоответствие данных в СЗВ‑ТД и ЕФС‑1 – синхронизируйте оба источника перед загрузкой.
- Неправильный формат даты – используйте формат ДД.ММ;ГГГГ.
Полезные советы и рекомендации
- Регулярно обновляйте данные в СБИС – система автоматически подтягивает новые версии форм.
- Экспортируйте список сотрудников в Excel и используйте макрос для массового ввода сведений.
- Сохраняйте копию заполненного отчёта локально – в случае отмены отправки можно быстро откатиться.
- Обучайте персонал работе с СБИС через официальные вебинары и справочные материалы.
- Если обнаружили ошибку после отправки, подайте корректирующее заявление в СФР в течение 10 дней.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Когда вводится новая форма ЕФС‑1? — С 30 декабря 2025 года.
- Можно ли использовать старую форму СЗВ‑ТД? — Нет, она заменена на ЕФС‑1.
- Как перевести сотрудника на электронную трудовую книжку? — Заполнить заявление, подтвердить его в СБИС и отправить в СФР.
- Какие права нужны для работы с отчётом? — Право «Работать с отчётами СФР» в разделе СФР.
- Что делать, если система не принимает данные? — Проверьте корректность ввода, наличие обязательных полей и формат даты.
Заполнение формы ЕФС‑1 в СБИС – это обязательный шаг для всех работодателей, которые ведут электронные трудовые книжки. Правильная подготовка данных, соблюдение рекомендаций по проверке и своевременная отправка отчёта позволяют избежать штрафов и обеспечить бесперебойную работу с Социальным фондом России. Следуя описанному алгоритму, вы сможете эффективно оформить отчёт, минимизировать количество ошибок и сосредоточиться на основной деятельности компании.
Если понадобится дополнительная помощь, обратитесь в СБИС Помощь или к нашему специалисту по бухгалтерии.