С 2021 года в России практически все работодатели перешли на электронную форму трудовой книжки․ Это упрощает учёт трудового стажа, ускоряет оформление выписок и снижает риск потери документа․ Однако для корректного перехода необходимо чётко прописать соответствующий пункт в трудовом договоре․ Ниже – подробный разбор требований, процедур и практических рекомендаций․
Нормативно-правовая база
В трудовом кодексе РФ закреплены правила ведения трудовых книжек:
- ст․ 66 – ведение трудовых книжек в бумажном или электронном виде;
- ст․ 66․1 – обязательность использования единых форм и требований к их оформлению;
- Постановления ПФР и Минтруда уточняют формы ЕФС‑1, СТД‑Р, СТД‑СФР и др․
С 30 декабря 2025 г․ вступила в силу новая редакция формы ЕФС‑1 (раздел 1․1), где фиксируются сведения о трудовой деятельности, включая электронную трудовую книжку․
Ключевые документы, которые нужно заполнять
- Форма ЕФС‑1 – сведения о трудовой деятельности (приём, увольнение, перевод и др․)․
- СТД‑Р – выписка из электронной трудовой книжки, выдаваемая при увольнении․
- СТД‑СФР – обновлённая форма выписки, действующая с 2025 года․
Как оформить пункт в трудовом договоре
В договоре необходимо указать, что трудовая книжка будет вестись в электронном виде, а также перечислить требования к её заполнению и выдаче․ Пример формулировки:
<p>Работодатель и работник согласовывают, что трудовая деятельность будет документироваться в <strong>электронной форме трудовой книжки</strong> в соответствии с требованиями ст․ 66 ТК РФ и постановлением ПФР от № 245п․</p>
Что должно быть указано в пункте
- Форма ведения (электронная трудовая книжка)․
- Наименование и номер формы (ЕФС‑1, СТД‑Р, СТД‑СФР)․
- Сроки подачи информации в Пенсионный фонд и другие органы․
- Порядок получения работником выписки (через портал госуслуг, МФЦ, ПФР)․
- Ответственность сторон за точность и актуальность данных․
Процесс заполнения и передачи сведений
При приёме на работу работодатель подписывает трудовой договор и вводит данные в систему кадрового учёта․
В течение 30 дней с даты приёма в ПФР отправляется форма ЕФС‑1, подраздел 1․1 которой содержит сведения о трудовой деятельности․
При увольнении работник получает выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД‑Р (или СТД‑СФР)․
Как получить выписку
Работник может запросить выписку:
- Через портал государственных услуг – раздел «Работа и занятость» → «Трудовое право» → «Выписка из электронной трудовой книжки»․
- В МФЦ или ПФР по заявлению․
- Прямо у работодателя – в личном кабинете системы кадрового учёта․
Права и обязанности сторон
Обязанности работодателя
- Вести электронную трудвую книжку в установленной форме․
- Своевременно обновлять сведения в системе (при приёме, переводе, увольнении)․
- Обеспечить работнику доступ к выписке и к информации о его трудовом стаже․
- Сохранять электронные документы в соответствии с требованиями к архивированию․
Права работника
- Получать выписку из электронной трудовой книжки в любое удобное время․
- Проверять корректность внесённых сведений и требовать их исправления․
- Обращаться в ПФР или суд при несоответствии данных․
Как убедиться в наличии электронной трудовой книжки у кандидата
С 01 01 2021 г․ при первом заключении трудового договора бумажная книжка не заводится․ Поэтому для подтверждения трудового стажа используются:
- Сведения из электронной трудовой книжки (ЭТК)․
- Подтверждающие документы, предоставленные предыдущими работодателями․
Проверить наличие ЭТК можно через ПФР, запросив выписку или посмотрев в личном кабинете на портале госуслуг․
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания формы в договоре․ – Укажите явно, что будет вестись электронная книжка․
- Неправильный срок подачи ЕФС‑1․ – Сдавайте форму в течение 30 дней с даты приёма․
- Несоответствие форм СТД‑Р и СТД‑СФР․ – Используйте актуальные версии, утверждённые с 2025 года․
- Отказ от выдачи выписки․ – По закону работник имеет право получить выписку при увольнении․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от электронной формы? – Нет, с 2021 года электронный формат является обязательным, если договор заключён впервые․
- Какие языки могут использоваться в электронном договоре? – Договор может быть на казахском и/или русском языке (см․ раздел «Электронные трудовые договоры в ЕСУТД»)․
- Как оформить дополнительное соглашение к договору о переходе на ЭТК? – Пример заполнения находится в материалах «Дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с переходом на электронные трудовые книжки» (образец 2026)․
- Где хранить электронные документы? – В информационных системах, обеспечивающих их сохранность в течение минимум 5 лет, согласно требованиям Трудового кодекса и Федерального закона «О персональных данных»․
Включив в трудовой договор чётко сформулированный пункт о ведении электронной трудовой книжки, стороны обеспечивают:
- полную юридическую защиту прав работников;
- прозрачность и лёгкость контроля над трудовой деятельностью;
- соответствие требованиям законодательства и избежание штрафов․
Помните, что правильное оформление этой части договора – залог гладких кадровых процессов и отсутствия спорных вопросов при увольнении или расчёте компенсаций․
Автор статьи: кадровый консультант, специалист по цифровизации HR‑процессов․