Трудовая книжка — один из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. При её выдаче, передаче или возврате часто требуется письменное подтверждение, которое оформляется в виде расписки. В этой статье мы разберём, что такое расписка о предоставлении трудовой книжки, когда она нужна, как правильно её оформить и какие шаблоны можно использовать.

Что такое расписка о предоставлении трудовой книжки?

Расписка — это простое письменное подтверждение факта передачи или получения трудовой книжки. Она может быть оформлена в любой форме: на фирменном бланке организации, в обычном листе бумаги или в электронном виде. Важно, чтобы в ней были указаны:

• ФИО и должность лица, выдающего или получающего книжку;
• Дата и место выдачи/получения;
• Номер и дата регистрации трудовой книжки (если применимо);
• Подписи сторон и печати (если есть).

Расписка служит доказательством того, что работник действительно получил трудовую книжку, а работодатель — что она была передана.

Когда нужна расписка?

Расписка обязательна в следующих случаях:

1. При выдаче трудовой книжки новому сотруднику.
2. При передаче трудовой книжки родственнику (например, в случае смерти работника).
3. При возврате трудовой книжки после увольнения.
4. При передаче трудовой книжки в органы социального страхования.
5. При выдаче трудовой книжки в электронном виде (в соответствии с законодательством 2026 года).

Согласно Образцу расписки о получении трудовой книжки 2025, работодателю необходимо уведомлять сотрудников о праве выбора между бумажной и электронной формой до 30 июня 2020 г. (данное требование актуализировано в 2026‑году).

Как правильно оформить расписку?

Ниже приведён пошаговый чек‑лист:

1. Выберите форму документа: фирменный бланк организации, обычный лист A4 или электронный формат.
2. Заполните реквизиты: ФИО, должность, дата, место выдачи, номер и дата регистрации трудовой книжки.
3. Укажите основания выдачи: новый сотрудник, увольнение, передача родственнику, выдача в орган соцстрахования.
4. Подпишите документ: обе стороны (работодатель и работник/получатель) должны подписать расписку. При необходимости приложите печать организации.
5. Сохраните копию: храните в кадровом деле и передайте копию сотруднику.

Если в организации нет шаблона, можно написать расписку в произвольном виде, как описано в Образце расписки в получении трудовой книжки на руки 2024‑06‑25.

Пример шаблона расписки

РАСПИСКА О ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Я, П.П. Петров, генеральный директор ООО «Анион», подтверждаю, что в отделе кадров ООО «Анион» я передал/получил надлежащим образом оформленную трудовую книжку моего родственника (указать вид родственных отношений), ФИО: Иванов Иван Иванович, умершего 00.00.0000.

Дата выдачи: 
Место выдачи: Москва, ул. Пушкина, 10

Подпись работодателя: _____________________
Подпись получателя: ______________________

Специфика расписки при разных ситуациях

При передаче родственнику

В случае смерти работника, как указано в Расписке о получении трудовой книжки 2025, необходимо оформить расписку, подтверждающую передачу книжки родственнику. В тексте указывается вид родственных отношений и дата смерти.

При увольнении

При увольнении работника в последний день его работы, расписка оформляется на фирменном бланке. Однако в некоторых случаях, как отмечено в Образце расписки в получении трудовой книжки при увольнении 2025‑12‑08, акт приема‑передачи может заменить расписку.

При выдаче в орган соцстрахования

Для передачи трудовой книжки в органы социального страхования (например, для оформления пенсионных прав) используется специальная форма, подготовленная для системы «КонсультантПлюс» (2025). В ней обязательно указываются реквизиты организации, ФИО работника и дата выдачи.

При передаче в электронном виде

С 2026 г. законодательство позволяет переходить на электронный вариант трудовой книжки. В этом случае расписка может быть оформлена в электронном виде, но при этом необходимо сохранить подтверждение факта передачи (например, скриншот подтверждения в системе).

Где можно скачать шаблоны?

• Моё дело – бесплатные шаблоны расписки и заявления (например, «Расписка члена семьи в получении трудовой книжки работника» – редакция 1 от ).
• Сайт «КонсультантПлюс» – готовые формы для системы (например, «Форма: Расписка работника о получении трудовой книжки» – подготовлена для 2025).
• Официальные сайты государственных органов – образцы заявлений о выдаче трудовой книжки (например, «Заявление работника о выдаче трудовой книжки» – редакция 1 от ).
• Платформы с бесплатными документами – Word‑ и PDF‑формы (например, «Образец расписки на получение трудовой книжки на руки 2022»).

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли использовать расписку без печати? Да, если в организации нет печати. Главное, чтобы обе стороны подписали документ.
2. Нужна ли расписка при передаче книжки родственнику? Да, это подтверждает факт передачи и защищает обе стороны от возможных споров.
3. Можно ли заменить расписку актом приема‑передачи? В некоторых случаях, например, при увольнении, акт может заменить расписку, но это зависит от внутренней политики организации.
4. Что делать, если работник не получил книжку? Необходимо оформить расписку о попытке выдачи и хранить копию в кадровом деле.
5. Нужна ли расписка при выдаче в электронном виде? Да, но она может быть оформлена в электронном виде (например, в виде PDF‑свидетельства).

Расписка о предоставлении трудовой книжки — это простое, но важное юридическое подтверждение факта передачи документа. Правильное оформление помогает избежать конфликтов, обеспечивает прозрачность кадрового учета и соответствует требованиям законодательства. Используйте готовые шаблоны, адаптируйте их под конкретную ситуацию и всегда сохраняйте копии в кадровом деле.

Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, обратитесь к юристу или в отдел кадров вашей организации.