Трудовая книжка – это документ‚ в котором фиксируется вся история трудовой деятельности гражданина: приём на работу‚ переводы‚ увольнения‚ периоды простоя и т․д․ С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ однако бумажный вариант всё ещё может потребоваться в определённых ситуациях․ Ниже подробно описано‚ как оформить трудовую книжку при первом трудоустройстве‚ как перейти на электронный формат и что нужно знать работодателю․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка служит:
- подтверждением стажа работы для расчёта пенсии и социальных выплат;
- источником сведений о местах работы‚ должностях и периодах трудовой деятельности;
- документом‚ который может потребоваться при оформлении кредита‚ ипотеки‚ визы или при трудоустройстве на новую работу․
Согласно законодательству‚ работодатель обязан вести трудовую книжку (электронную или бумажную) для каждого сотрудника‚ проработавшего у него более пяти дней․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): основные положения
Что содержит ЭТК
Электронная трудовая книжка включает следующие разделы:
- Личные сведения о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС и т․д․)․
- Сведения о трудовой деятельности: даты приёма‚ переводов‚ увольнений‚ изменения должности‚ основания расторжения договора и т․п․
- Информация о периодах простоя‚ отпусков‚ больничных и других социальных выплат․
Как получить ЭТК при первом трудоустройстве
Процедура выглядит следующим образом:
- Соискатель подписывает трудовой договор с работодателем․
- Работодатель издаёт приказ о приёме на работу․
- Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 (подраздел 1․1) и направляет её в Социальный фонд России (СФР)․
- После получения данных СФР формирует электронную трудовую книжку и делает её доступной в личном кабинете работника на портале Госуслуги или на сайте СФР․
- Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через Госуслуги или СФР․
Как посмотреть и получить выписку из ЭТК
Для получения выписки необходимо:
- Авторизоваться на портале Госуслуги (или на сайте СФР)․
- Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»․
- Выбрать нужный период и нажать «Получить выписку»․
- Выписка формируется в PDF‑формате и может быть распечатана или отправлена электронной почтой․
Бумажная трудовая книжка: когда всё ещё нужна
Хотя переход на электронный формат является обязательным для новых трудовых отношений‚ бумажная книжка может потребоваться в следующих случаях:
- Если у сотрудника по какой‑то причине нет доступа к ЭТК (например‚ отсутствует подтверждённая учётная запись на Госуслугах)․
- При приёме на работу в организацию‚ которая пока не подключена к системе СФР (редко‚ но возможно)․
- Для подтверждения стажа при оформлении пенсии в некоторых регионах‚ где ещё требуется бумажный документ․
Обратный переход с ЭТК на бумажную книжку законодательно не предусмотрен․ Однако при трудоустройстве на новую работу кадровик может запросить у сотрудника бумажную трудовую книжку‚ чтобы проверить наличие закрывающей записи о последнем месте работы․
Как оформить трудовую книжку впервые (если до этого не было работы)
Если вы впервые устраиваетесь на работу и у вас нет трудовой книжки‚ действуйте так:
- Убедитесь‚ что работодатель оформит вам электронную трудовую книжку (это стандартная процедура при первом трудоустройстве)․
- Если по какой‑то причине работодатель не может подать форму ЕФС‑1‚ вы можете самостоятельно подать заявление о переходе на ЭТК через личный кабинет на Госуслугах․
- Получите выписку из ЭТК и сохраните её в надёжном месте (электронная копия или распечатка)․
- При необходимости запросите у работодателя справку о трудовой деятельности‚ которая может служить временным подтверждением стажа до получения полной выписки․
Переход с бумажной на электронную трудовую книжку
Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка и вы хотите перейти на электронный формат‚ выполните следующие шаги:
- Напишите заявление о переходе на ЭТК (образец можно найти на сайте СФР или в отделе кадров вашей организации)․
- Передайте заявление работодателю; он оформит соответствующий приказ и внесёт запись о переходе в вашу бумажную книжку․
- Работодатель подаст форму ЕФС‑1 в СФР‚ после чего фонд создаст электронную трудовую книжку на основе данных из бумажного документа․
- После создания ЭТК вы получите уведомление и сможете просматривать её в личном кабинете на Госуслугах;
Важно: после перехода на ЭТК бумажная книжка больше не ведётся‚ но её следует хранить как подтверждение прошлых записей до момента полной проверки данных в электронном виде․
Права и обязанности сторон при работе с трудовой книжкой
Обязанности работодателя
- Вести трудовую книжку (ЭТК или бумажную) для каждого сотрудника‚ проработавшего более пяти дней․
- Своевременно подавать форму ЕФС‑1 в СФР при приёме‚ переводе и увольнении работника․
- Обеспечить конфиденциальность данных‚ содержащихся в трудовой книжке․
- При запросе сотрудника предоставить выписку из ЭТК или справку о трудовой деятельности․
Права работника
- Требовать оформления электронной трудовой книжки при приёме на работу․
- Получать выписку из ЭТК бесплатно в любое время через Госуслуги или СФР․
- Проверять правильность внесённых записей и при ошибках требовать их исправления․
- Хранить бумажную трудовую книжку (если она имеется) и предоставлять её по требованию нового работодателя․
Полезные ссылки и ресурсы
- Портал Госуслуги – получение выписки из ЭТК․
- Социальный фонд России – информация о форме ЕФС‑1 и порядке подачи․
- Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты по трудовым книжкам․
- Контур․Экстерн – сервисы для работы с электронными трудовыми книжками․
Трудовая книжка остаётся важным документом‚ подтверждающим ваш трудовой путь․ Современные технологии позволяют перейти на электронный формат‚ который упрощает хранение‚ доступ и обмен данными между работником‚ работодателем и государственными органами․ Следуя представленным рекомендациям‚ вы сможете без труда оформить трудовую книжку при первом трудоустройстве‚ перейти на ЭТК или получить необходимые выписки в любой момент․
Помните: аккуратное ведение трудовой книжки – это не только соблюдение законодательства‚ но и ваша личная гарантия социальной защиты и пенсионных прав в будущем․