Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о его поощрениях, переводах и увольнениях. При приеме на работу именно этот документ остается главным доказательством профессионального опыта работника, даже несмотря на глобальную цифровизацию.

Эволюция документа: бумага или цифра?

Работающие по трудовому договору россияне с 2020 года ведут электронную трудовую книжку (ЭТК). Все сведения, которые раньше вносили в бумажный бланк, теперь передаются работодателем в электронном виде в Пенсионный фонд (СФР). Однако это не означает, что бумажный вариант канул в лету.

Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Таким образом, на сегодняшний день существует два формата:

• Бумажная трудовая книжка — классический бланк строгой отчетности.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой реестр сведений о трудовой деятельности.

Важно понимать: цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы. Если у вас осталась бумажная книжка со старыми записями, она продолжает иметь юридическую силу. А главным доказательством трудового опыта по-прежнему остаётся именно бумажная трудовая (для тех периодов, которые были зафиксированы на бумаге), дополняемая электронными данными за новые периоды.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

При приеме на работу нового сотрудника кадровику необходимо понять, в каком статусе находится его трудовая книжка. Как подтвердить наличие у работника ЭТК? Есть несколько простых способов:

1. Выписка из СФР — работник может заказать ее через портал «Госуслуги» или лично в отделении Социального фонда.
2. Сведения о трудовой деятельности, форма СТД-Р, которую выдает предыдущий работодатель при увольнении.
3. Устное заявление работника — при трудоустройстве сотрудник просто сообщает, что он перешел на ЭТК и отказался от бумажного варианта.

Когда оформляеться трудовая книжка впервые?

С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная книжка? Ответ однозначный: с 2021 года. Для тех, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажный бланк не заводится вообще. Для них трудовая книжка существует исключительно в цифровом формате. Работодатель лишь передает сведения о приеме, увольнении и переводах такого сотрудника в электронном виде.

Алгоритм приема на работу в 2025-2026 годах

Подготовили обзор алгоритма приема на работу в 2025 году, который актуален и сейчас. Процедура с трудовыми книжками выглядит следующим образом:

1. Подача заявления — заявление о приеме документ, который подтверждает намерение сотрудника приступить к работе. В нем же работник может указать, ведет ли он бумажную трудовую книжку или перешел на ЭТК.
2. Предоставление документов — если работник сохранил бумажную книжку, он обязан принести её вместе с паспортом, СНИЛС и документами об образовании.
3. Внесение записей, если книжка бумажная, работодатель обязан внести в нее запись о приеме на работу не позднее 5 рабочих дней с момента трудоустройства. Если книжка электронная — сведения передаются в СФР в те же сроки.
4. Хранение — бумажные трудовые книжки принятых сотрудников хранятся у работодателя в сейфе до момента их увольнения.

Основные ограничения и обязательные требования

При приеме на работу существуют строгие обязательные требования к трудовому документообороту:

• Работодатель не имеет права требовать от сотрудника завести бумажную трудовую книжку, если тот уже перешел на ЭТК.
• Если работник впервые устраивается на работу, заводить ему бумажную книжку запрещено — данные формируются только в электронном виде.
• За задержку внесения записей в бумажную книжку или несвоевременную отправку данных по ЭТК предусмотрена административная ответственность и штрафы.
• Работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки в день увольнения, а также предоставить выписку из ЭТК (по форме СТД-Р) по первому требованию.

Резюме

Трудовая книжка при приеме на работу остается важнейшим документом, несмотря на переход в «цифру». Главный принцип сегодня — это свобода выбора для тех, кто начал свою карьеру до 2021 года (можно оставить бумагу, можно перейти на ЭТК), и строгий цифровой формат для тех, кто только начинает свой профессиональный путь. Помните об этом при трудоустройстве, чтобы ваши права и ваш стаж были надежно защищены!