С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это изменило порядок кадрового учета и взаимодействия работодателя с Социальным фондом России (СФР). Однако бумажная трудовая книжка не исчезла — для многих сотрудников она по-прежнему остается актуальной. В этой статье мы подробно разберем, как соотносятся отчет СЗВ-ТД (сейчас форма ЕФС-1) и привычная трудовая книжка на бумаге, кто обязан вести двойной учет, а кто уже перешел на цифру.
Что такое СЗВ-ТД и электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционного бумажного документа. Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Главный плюс ЭТК — защита от утраты или порчи, в т.ч. по вине работодателя. С ее помощью работник может в любой момент проверить, передает ли компания корректные данные в фонд.
Для передачи этих данных работодатели обязаны подавать в СФР отчетность. До недавнего времени эта форма называлась СЗВ-ТД, а сейчас она включена в состав единой формы ЕФС-1 (раздел «Сведения о трудовой деятельности»). По сути, когда мы говорим «подать СЗВ-ТД», мы имеем в виду именно отчет о кадровых событиях (прием, увольнение, перевод и т;д.) в фонд.
Кому нужна бумажная трудовая книжка?
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на бумажном носителе на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа является для сотрудника основной. Но с введением ЭТК у граждан появился выбор;
В период с 1 июля по 31 декабря 2020 года работающие россияне должны были определиться и подать заявление:
- Оставить бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель продолжает вести двойной учет: делает записи в бумажном бланке и одновременно сдает отчетность в СФР (ЕФС-1 / СЗВ-ТД).
- Перейти на электронную трудовую книжку. В этом случае бумажный документ выдается сотруднику на руки, и работодатель больше не вносит в него записи. Вся информация теперь передается только в цифровом виде в СФР.
Если сотрудник в 2020 году не подал никакого заявления, по закону считается, что он сохранил бумажную трудовую книжку. Это означает, что работодатель обязан продолжать вести ее на бумаге наряду с подачей электронных сведений.
Особенности ведения бумажной трудовой при подаче СЗВ-ТД
Если работник сохранил бумажный формат, кадровику необходимо соблюдать строгий порядок:
- Параллельный учет: Любое кадровое мероприятие (прием, увольнение, повышение квалификации, награждение) сначала вносится в бумажную трудовую книжку, а затем дублируется в электронном отчете ЕФС-1 (СЗВ-ТД).
- Сроки сдачи: Сроки подачи отчета в СФР жестко регламентированы (например, при приеме или увольнении — не позднее следующего рабочего дня). Наличие бумажной книжки не отменяет этих требований.
- Хранение: Бумажные трудовые книжки сотрудников, не отказавшихся от их ведения, продолжают храниться у работодателя в сейфе или несгораемом шкафу.
Что делать с бумажной трудовой, если сотрудник перешел на ЭТК?
Если работник выбрал электронный формат, бумажная трудовая книжка не уничтожается и не сдается в архив. Она выдается сотруднику на руки в день увольнения (или в день подачи заявления о переходе на ЭТК, если это произошло в процессе работы).
Сама по себе бумага не ценна, важнее информация в ней. На руки выдается документ с закрытой записью о подаче заявления о переходе на электронный формат. При последующем трудоустройстве такому сотруднику достаточно предъявить выписку из электронной трудовой книжки (форму СТД-Р или сведения из личного кабинета СФР), а старую бумажную книжку он предоставляет по желанию для подтверждения предыдущего стажа;
Прием на работу новых сотрудников после 2021 года
С 1 января 2021 года граждане могут устраиваться на работу, используя исключительно электронные трудовые книжки; Ситуации для кадровика делятся на две категории:
- Новый сотрудник впервые устраивается на работу. В этом случае бумажная трудовая книжка на него вообще не заводится. Работодатель сразу формирует на него электронные сведения и подает отчет ЕФС-1 (СЗВ-ТД) в СФР.
- Новый сотрудник уже имеет стаж и ранее отказался от ведения бумажной трудовой. При увольнении с прошлого места работы ему выдали форму СТД-Р. При приеме к новому работодателю он приносит эту форму или выписку из ЭТК. Бумажную трудовую книжку новый работодатель на него не заводит и не продолжает;
Почему важно не терять бумажный документ?
Несмотря на развитие технологий, бумажная трудовая книжка все еще имеет значение. Она ценнее для работника, чем для работодателя, так как часто требуется для:
- Оформления загранпаспорта и других документов, где требуется подтверждение стажа;
- Решения спорных моментов при начислении пенсии (особенно это касается стажа, выработанного до начала цифровизации);
- Поиска новой работы, если новый работодатель использует устаревшие методы проверки или не имеет доступа к ЭТК.
Поэтому, если сотрудник забрал бумажную трудовую на руки, он должен бережно хранить ее дома. Она остается подтверждением всего его трудового пути до 2020-2021 годов.
Подводим итоги
Переход на электронные трудовые книжки — это удобный и безопасный шаг, который уже оценили более 67% работающих граждан (например, по данным Петербурга). Однако бумажная трудовая книжка все еще жива. Главное правило для работодателя: пока сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной книжки, вы обязаны вести ее, одновременно сдавая отчетность (ЕФС-1 / СЗВ-ТД) в Социальный фонд России.
Одновременное применение обоих форматов предусмотрено законом и гарантирует сохранность трудовых прав работников в период цифровой трансформации.