С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК).
Несмотря на то, что обе формы – бумажная и электронная – выполняют одну и ту же функцию
(подтверждают трудовой стаж и фиксируют сведения о работе), у них есть существенные различия,
которые влияют на удобство, безопасность и юридическую силу документов. В статье подробно
рассмотрим, в чём состоят основные отличия, какие плюсы и минусы у каждой формы, а также
какие правила перехода действуют в 2026 году.

Правовой статус и обязательность оформления

• Электронная трудовая книжка – официально признанный документ, равносильный бумажному
  носителю. С 2020 года работники, впервые устраивающиеся на работу, могут получить только
  ЭТК; бумажный вариант в этом случае уже не оформляется.
• Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который сохраняет юридическую силу.
  Сотрудники, имеющие трудовой стаж до 2020 года, могут продолжать вести бумажную книжку
  параллельно с ЭТК или полностью перейти в цифровой формат, подав соответствующее заявление.
• Переход к электронному формату добровольный. Работник может сохранить бумажную
  книжку столько, сколько считает нужным, и в дальнейшем пользоваться обеими формами.

Процедура оформления и ведения записей

Как оформляется электронная трудовая книжка

1. Работодатель регистрирует сотрудника в системе «Госуслуги» или в специализированной кадровой
   системе ПФР.
2. Сотруднику направляется уведомление о создании ЭТК и ссылка для доступа к личному кабинету.
3. Все записи (приём, перевод, увольнение, изменение условий труда) вносятся работодателем
   в электронный реестр в режиме реального времени.

Как оформляется бумажная трудовая книжка

1. Работодатель вручает сотруднику бумажный документ (обычно в виде тетради) и вносит первую запись.
2. Все последующие изменения фиксируются в оригинальном документе подписью и печатью работодателя.
3. При увольнении работодатель передаёт книжку сотруднику, который сохраняет её у себя.

Доступ к информации

• ЭТК – доступ к данным возможен в любой момент через личный кабинет на портале
  государственных услуг или через мобильное приложение. Не требуется физически хранить документ.
• Бумажная книжка – доступ только при наличии самого носителя. При утере или повреждении
  восстановление сведений затруднительно и требует обращения в ПФР.

Безопасность и защита персональных данных

По мнению экспертов (например, Саввиной), хранение записей в электронном виде сводит к минимуму
риски попадания информации к третьим лицам, поскольку доступ к системе защищён двухфакторной
аутентификацией и шифрованием. При этом в бумажной версии существует риск потери, кражи или
несанкционированного копирования.

Функциональные отличия

Что есть в бумажной, а чего нет в электронной

• Раздел со сведениями о награждениях (почётные грамоты, благодарности, премии) – присутствует
  только в бумажной книжке.

Что добавлено в электронную версию

• Интеграция с другими государственными сервисами (например, проверка статуса пенсионных
  накоплений, получение выписки о состоянии индивидуального лицевого счёта).
• Возможность автоматической передачи данных в ПФР без участия сотрудника.
• Удобный поиск и фильтрация записей по датам, типу договора, организации.

Практические плюсы и минусы каждой формы

Как перейти от бумажной к электронной форме

1. Подготовьте заявление о переходе в электронный формат (можно оформить в электронном виде через портал Госуслуг).
2. Работодатель вносит в систему запрос на создание ЭТК для вас.
3. После подтверждения вы получаете доступ к электронному реестру; при желании сохраняете бумажную книжку.
4. Все будущие записи вносятся только в электронный реестр, но вы можете продолжать вести бумажную книжку, если это необходимо.

Кому стоит выбрать электронную трудовую книжку?

ЭТК особенно выгодна тем, кто:

• Планирует трудоустройство в разных регионах России или за её пределами.
• Часто меняет место работы и хочет избежать передачи бумажного документа.
• Отдаёт предпочтение цифровым сервисам и готов пользоваться онлайн‑кабинетом.
• Работает в компаниях, где уже внедрён электронный кадровый документооборот.

Кому удобнее сохранять бумажную форму?

Бумажная трудовая книжка может быть предпочтительнее для:

• Сотрудников, которые большую часть карьеры работают в одной организации и привыкли к традиционному формату.
• Тех, кто не имеет постоянного доступа к интернету или не доверяет полностью электронным системам.
• Людей, для которых важна информация о награждениях, отражённая только в бумажном документе.

И электронная, и бумажная трудовые книжки обладают законной силой и могут использоваться одновременно.
Выбор формы зависит от личных предпочтений, уровня цифровой грамотности и особенностей карьерного пути.
Электронный вариант предлагает удобство, безопасность и интеграцию с государственными сервисами,
тогда как бумажный сохраняет традиционный способ учёта и содержит дополнительные сведения о награждениях.
В 2026 году большинство новых работников получают ЭТК автоматически, но закон сохраняет право
сохранять и использовать бумажный документ.

Если вы только начинаете карьеру, скорее всего, вам будет предложена электронная трудовая книжка.
Если же у вас уже есть стаж до 2020 года, вы можете решить, какой формат удобнее, или же вести обе

формы одновременно, подав заявление работодателю.

Дата актуализации информации:  г.