С 1 января 2022 года в России завершился переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). До этой даты каждый работник имел право выбрать форму ведения своей трудовой книжки – электронную или бумажную. После этой даты ведение трудовых сведений в электронном виде стало обязательным для всех новых трудовых отношений, однако бумажный вариант не исчез полностью и продолжает использоваться в определённых ситуациях.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой учёт трудовой деятельности гражданина, хранящийся в единой государственной информационной системе Социального фонда России (СФР). Все записи о приёме, переводе, увольнении, наградах и других событиях вносятся работодателем напрямую в систему и сразу становятся доступными сотруднику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении СФР.

Преимущества ЭТК

• Доступность в любое время и из любого места – достаточно подключения к интернету.
• Снижение риска потери или повреждения – данные хранятся на защищённых государственных серверах.
• Автоматическая проверка соответствия – система сразу выявляет ошибки ввода (например, неверные даты или коды профессий).
• Экономия времени и бумаги – не нужно заполнять бланки, хранить архивы и осуществлять их передачу при смене места работы.
• Прозрачность для работника – сотрудник может в любой момент проверить, какие сведения переданы в СФР и вовремя ли это сделано.

Недостатки ЭТК

• Требуется базовый уровень цифровой грамотности и доступ к интернету.
• В случае технических сбоев в работе портала может возникнуть временная задержка получения выписки.
• Некоторые работодатели, особенно небольшие организации, могут испытывать трудности с настройкой интеграции с СФР.

Бумажная трудовая книжка: когда она всё ещё актуальна?

Несмотря на обязательный переход на электронный формат, бумажные трудовые книжки сохраняються в следующих случаях:

1. Работники, принятые на работу до , которые не перешли на ЭТК и продолжают вести книжку в бумажном виде.
2. Лица, работающие в организациях, не имеющих возможности сдавать электронные сведения (например, некоторые удалённые или сезонные предприятия).
3. Граждане, предпочитающие традиционный способ учёта по личным или культурным причинам.

С 2023 года для оформления новых бумажных трудовых книжек установлен обновлённый бланк, соответствующий актуальным требованиям СФР. Работодатель обязан использовать именно этот бланк, иначе запись может быть признана недействительной.

Преимущества бумажного варианта

• Независимость от технических средств – доступна даже при отсутствии интернета или электричества.
• Привычный формат для многих поколений работников – нет необходимости осваивать новые сервисы.
• Возможность немедленного заверения подписью и печатью без ожидания обработки в электронной системе.

Недостатки бумажного варианта

• Высокий риск механического повреждения, утраты или подделки.
• Трудности в быстрой передаче информации при смене места работы (необходимо физически передавать документ).
• Отсутствие автоматической проверки корректности ввода данных.
• Дополнительные затраты на печать, хранение и архивацию бланков.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки у работника?

С 2022 года работодатель может проверить факт наличия ЭТК у сотрудника следующими способами:

• Запрос выписки из электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале «Госуслуги» (с согласия работника).
• Получение согласия работника на предоставление данных через СФР – после получения согласия работодатель получает доступ к выписке в системе СФР.
• Использование специализированных сервисов кадрового учёта, интегрированных с СФР, которые автоматически запрашивают и отображают актуальные сведения о трудовой деятельности.

Если работник впервые устраивается на работу после , оформление электронной трудовой книжки происходит автоматически при первом приёме на работу – работодатель передаёт сведения в СФР, и у сотрудника формируется личный счёт в системе.

Рекомендации для работников и работодателей

Для работников

• Регулярно проверяйте выписку из ЭТК в личном кабинете «Госуслуг» – это позволит вовремя обнаружить возможные ошибки или задержки в передаче данных работодателем.
• Если вы предпочитаете бумажный вариант, храните трудовую книжку в надёжном месте (например, в огнеупорном сейфе) и делайте её копию раз в год.
• При переходе с бумажного на электронный формат (если вы хотите это сделать) подайте заявление в СФР через портал «Госуслуги» – процесс занимает не более нескольких рабочих дней.

Для работодателей

• Обеспечьте интеграцию вашей кадровой системы с СФР – это сократит время на внесение записей и снизит риск ошибок.
• Обучите сотрудников отдела кадров работе с электронными трудовыми книжками и информируйте работников о их правах и возможностях проверки данных.
• При приёме на работу сотрудников, принятых до и ведущих бумажную книжку, уточните их предпочтения и, при необходимости, оформите переход на электронный формат.
• Следите за обновлением бланков бумажных трудовых книжек (с 2023 года – новый образец) и используйте только актуальные версии.

Переход на электронные трудовые книжки стал важным шагом в цифровизации трудовых отношений в России. Он обеспечивает большую надёжность, доступность и прозрачность учёта трудовой деятельности, однако бумажный вариант пока не исчез полностью и остаётся востребованным в определённых группах работников и организаций. Выбор формы ведения трудовой книжки должен основываться на индивидуальных потребностях, технических возможностях и предпочтениях сторон трудовых отношений. Главное – соблюдать актуальное законодательство и своевременно обновлять информацию, независимо от выбранного формата.