Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Для сотрудников отдела кадров правильное ведение этого документа является одной из важнейших задач․ Ошибки в заполнении могут привести к серьезным последствиям для работника, вплоть до снижения размера пенсии или отсрочки выплат․
Цифровизация коснулась и трудовых отношений: с 2020 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК), и к 2026 году правила их ведения существенно актуализировались․ В этой статье мы подробно разберем, как кадровику работать с трудовыми книжками в текущих реалиях․
Электронная или бумажная: что выбираем в 2026 году?
Согласно ст․ 66 и 66․1 ТК РФ, сегодня существуют два формата трудовой книжки — бумажный и электронный․ Отделу кадров крайне важно понимать разницу в их статусе:
- Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работавших по трудовому договору): трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме․ Бумажный вариант им больше не заводится․
- Для остальных работников: за ними сохраняется право выбора․ Они могут вести бумажную трудовую книжку по старинке или перейти на электронный формат․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажного документа․ Сведения хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР)․ Главный плюс ЭТК — защита от утраты или порчи, в т․ч․ по вине работодателя․
Заполнение бумажной трудовой книжки
Несмотря на развитие ЭТК, многие работники сохранили бумажный вариант, и отдел кадров обязан вести его по всем правилам․
Оформление ьного листа
Первая страница (ьный лист) требует особого внимания:
- ФИО работника и дата рождения указываются на основании паспорта․
- Образование и профессия — на основании диплома или аттестата;
- После заполнения ьного листа лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, обязательно ставит свою подпись․
- Ставится печать организации (или печать кадровой службы), если организация использует печати․
Внесение сведений о работе
В разделе «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․ Под этим заголовком вносятся:
- Дата приема на работу;
- Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- Ссылка на приказ (распоряжение) о приеме на работу (дата и номер);
- При увольнении — запись об увольнении с указанием причины и ссылки на статью ТК РФ, заверенная подписью кадровика и печатью․
Заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года при приеме на работу кадровики заполняют преимущественно электронные трудовые книжки․ Как это сделать правильно?
Как и когда заполнять ЭТК?
В отличие от бумажной версии, кадровику не нужно вносить данные вручную в бланк․ Заполнение ЭТК происходит путем подачи сведений о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР)․
Основные правила:
- На всех лиц, работающих по трудовым договорам, работодатель обязан подавать Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1․
- Сведения подаются при приеме на работу, увольнении, переводе, а также при установлении или снятии квалификации (разряда, категории);
- При приеме на работу данные подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа․
- При увольнении сведения необходимо подать в день увольнения работника․
Как настроить заполнение в программе 1С?
Большинство отделов кадров используют программы семейства 1С (например, 1С: ЗУП)․ Чтобы не допустить ошибок при заполнении ЭТК:
- Убедитесь, что в карточке сотрудника корректно указан выбор типа трудовой книжки (электронная или бумажная)․
- При проведении кадровых документов (прием, увольнение, перевод) программа автоматически формирует данные для ЕФС-1․
- Перед отправкой в СФР обязательно проверяйте корректность заполнения формы ЕФС-1 встроенными инструментами проверки 1С․
Особые случаи: иностранные граждане
Часто в отдел кадров обращаются иностранные граждане (например, из Республики Узбекистан), у которых нет трудовой книжки российского образца․ Как их оформить?
Если иностранный гражданин впервые устраивается на работу в РФ по трудовому договору в 2026 году, на него распространяются общие правила: трудовая книжка заводится в электронной форме․ Бумажный бланк российскому образцу на него не оформляется․ Кадровику необходимо просто начать подавать на него форму ЕФС-1․
Частые вопросы кадровиков
Что делать, если работник перешел на ЭТК, но потерял выписку?
Сведения из ЭТК хранятся в базе СФР․ Работник в любой момент может заказать выписку через портал «Госуслуги» или на Государственном портале «Работа России» (Общероссийская федеральная база вакансий и резюме)․ Работодатель также обязан выдать работнику по его заявлению сведения о трудовой деятельности за период работы в данной организации․
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Если работник, перешедший на ЭТК, устроился на новую работу и решил вернуться к бумажному формату, он имеет на это право по закону․ Работодатель нового места работы обязан завести (или продолжить ведение) бумажную трудовую книжку по заявлению сотрудника․
В 2026 году заполнение трудовой книжки для отдела кадров — это баланс между классическими правилами ведения бумажных бланков и строгой дисциплиной сдачи электронной отчетности (ЕФС-1)․ Главное — не допускать ошибок ни там, ни там․ Бумажную книжку легко испортить неверной записью, а в электронную — внести некорректные данные в СФР, что чревато штрафами для компании и проблемами с пенсией для сотрудника․ Внимательность, использование актуальных версий программ 1С и знание норм ТК РФ — залог успешной работы кадровика!