С 2020 года в России действует возможность вести трудовую книжку в электронном виде. Это даёт работникам и работодателям гибкость, но также ставит перед ними вопрос: какой формат выбрать? В статье рассмотрены правовые основы, плюсы и минусы каждого варианта, пошаговая инструкция перехода на электронный формат, а также актуальная статистика по регионам на май 2026 года.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина: приём на работу, переводы, увольнения, награды и другие значимые события. Она необходима для:

• подсчёта стажа, влияющего на размер пенсии;
• подтверждения опыта при приёме на новую работу;
• получения социальных выплат и льгот.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовой книжки:

1. Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовых книжках» – вводит электронный формат;
2. Постановление Правительства РФ № 585 от – порядок ведения электронных трудовых книжек;
3. Приказ Минтруда России № 12н от – утверждена форма электронной трудовой книжки и порядок её заполнения.

С  года работодатель обязан вести трудовую книжку в выбранном формате (бумажном или электронном) и уведомить об этом сотрудника не позднее дня приёма на работу.

Преимущества и недостатки бумажного формата

Преимущества

• Простота использования – не требует доступа к интернету и специальных навыков;
• Надёжность при отсутствии электроэнергии – документ всегда под рукой;
• Привычный вид для многих работников старшего поколения.

Недостатки

• Риск потери, повреждения или подделки;
• Сложность быстрого поиска нужной записи;
• Необходимость хранения в безопасном месте и периодической замены изношенных бланков;
• С 2023 года бумажные книжки оформляются только на новых бланках, что увеличивает расходы работодателя.

Преимущества и недостатки электронного формата

• Безопасное хранение – данные защищены криптографией и хранятся в единой информационной системе Социального фонда России;
• Мгновенный доступ к выписке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя;
• Снижение расходов на бланки и печать;
• Возможность автоматического формирования справок о стаже и выслуге лет;
• Экологичность – меньше бумаги.

• Требуется доступ к интернету и базовые навыки работы с электронными сервисами;
• Некоторые работники (особенно пожилые) могут испытывать психологический барьер;
• В случае сбоя в информационной системе возможна временная недоступность данных (хотя такие случаи крайне редки).

Как оформить переход на электронную трудовую книжку

Переход возможен в любой момент трудовой деятельности. Пошаговая инструкция:

1. Получить согласие работника – оформить письменное заявление о переходе на электронный формат (можно через личный кабинет на «Госуслугах»).
2. Уведомить работодателя – передать заявление в отдел кадров не позднее дня, следующего за днём подачи.
3. Работодатель формирует электронную запись в системе Социального фонда России (СФР) о текущем месте работы, должности и дате приёма.
4. Получить выписку – после внесения записи сотрудник может скачать выписку из электронной трудовой книжки в личном кабинете.
5. Хранить бумажную книжку (при наличии) – если у сотрудника уже есть бумажный экземпляр, его следует сохранить как резервный документ до момента полной замены.

Важно: если работник ранее никогда не имел трудовой книжки (первый job), электронный формат оформляется сразу при приёме на работу.

Статистика по регионам (данные на май 2026 года)

Согласно информации Отделения Социального фонда России по различным субъектам, переход на электронный формат набирает обороты:

• Санкт‑Петербург и Ленинградская область – более 73 000 жителей оформили электронные трудовые книжки с начала 2026 года; свыше 67 % работающего населения уже перешли на электронный формат.
• Самарская область – 40 700 жителей выбрали электронную трудовую книжку; документ обеспечивает безопасное хранение данных и быстрый доступ к выписке.
• Республика Коми – большинство жителей сделали выбор в пользу электронного формата, как сообщило региональное отделение СФР.
• Челябинская область – по данным местного отделения СФР, электронные трудовые книжки набирают обороты, хотя точные цифры пока не опубликованы.

Эти показатели подтверждают растущее доверие граждан к цифровому формату и готовность работодателей адаптировать свои кадровые процессы.

Рекомендации по выбору формата

При принятии решения следует учитывать следующие факторы:

• Возраст и уровень цифровой грамотности сотрудника – для пожилых работников может быть предпочтительнее бумажный вариант, хотя и с возможностью последующего перехода.
• Условия труда – если работа связана с частыми командировками, удалённым доступом или необходимостью быстрого предоставления выписки, электронный формат удобнее.
• Наличие корпоративных ИТ‑решений – компании, уже использующие электронный документооборот, легче интегрируют ведение электронных трудовых книжек.
• Финансовые аспекты – экономия на бланках и печати может быть значительной для крупных организаций.
• Юридические требования – в некоторых отраслях (например, госслужба) может быть установлен обязательный формат.

Если сомневаетесь, можно начать с параллельного ведения: оставить бумажную книжку как резерв, а одновременно внести записи в электронную систему. Это позволит оценить удобство нового формата без риска потери данных.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронный формат?

Да, законодательство не запрещает хранить оба варианта. Однако официальным документом считается тот формат, который выбран и указан в заявлении работника.

Нужно ли информировать Пенсионный фонд о переходе на электронный формат?

Информирование происходит автоматически через Социальный фонд России, который является оператором электронных трудовых книжек. Дополнительных действий от работника не требуется.

Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету на «Госуслугах»?

Восстановить доступ можно через стандартную процедуру восстановления пароля или обратившись в МФЦ. Данные трудовой книжки хранятся в защищённой базе СФР и не зависят от доступа к личному кабинету.

Есть ли ограничения по профессиям для использования электронного формата?

Нет, электронный формат доступен для всех категорий работников, включая государственных служащих, работников бюджетной сферы и частного сектора.