На сегодняшний день 10:47:22 в России действует два формата оформления трудовой книжки: электронный и традиционный бумажный. Оба варианта имеют свои особенности, правовые основания и требования к заполнению.
Правовое регулирование
С 2021 года при приёме на работу работодатель обязан вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако закон допускает одновременное использование бумажного варианта, если сотрудник не подаёт заявление об отказе от него.
- Электронный формат вводится в рамках цифровой трансформации HR‑процессов.
- Бумажный вариант сохраняется для тех, кто не желает переходить на электронный.
- Оба формата имеют одинаковую юридическую силу.
Коды ОКЗ и настройка в 1С:ЗУП
Программный продукт 1С:ЗУП требует корректной настройки:
- Выбор нужного кода ОКЗ (классификатор должностей).
- Настройка справочников, чтобы система «любила» знакомые ей структуры.
- Заполнение полей ЭТК в соответствии с требованиями трудового законодательства.
Если система «не любит» неизвестные данные, её следует «приучить» к новым справочникам, добавив недостающие коды ОКЗ.
Как правильно оформить электронную трудовые книжку
Разработчики 1С рекомендуют следовать этим шагам:
- Создать реквизиты – ФИО, дата рождения, место рождения, сведения о семейном положении и т.д.
- Заполнить историю занятости – места работы, даты начала и окончания, причины увольнения.
- Указать сведения о воинском учёте, если они применимы.
- Ввести сведения о образовании и профессиональных квалификациях.
После ввода данных система автоматически сформирует ЭТК в виде PDF‑документа, который можно будет распечатать или отправить работнику электронной почтой.
Одновременное использование обоих форматов
Возможность вести одновременно электронную и бумажную книжки предусмотрена, если:
- Работник не отказывается от бумажного варианта.
- Работодатель согласен вести оба формата.
В этом случае в системе фиксируется, что электронный вариант служит «дублирующим» документом, а оригинал остаётся в бумажном виде.
Что говорят эксперты
Член комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Екатерина Стенякина подчеркнула, что:
- Бумажные трудовые книжки сохранят свою актуальность, пока есть работники, предпочитающие их использовать.
- Переход на электронный формат – часть общей цифровизации HR‑процессов, но не обязательный для всех.
По её словам, многие компании уже перешли на электронные решения, однако в отраслях с высоким уровнем бюрократии (например, в госсекторе) бумажный вариант остаётся предпочтительным.
Практические рекомендации для HR‑специалистов
Чтобы избежать ошибок при настройке ЭТК в 1С:ЗУП, следуйте этим рекомендациям:
- Проведите аудит существующих кодов ОКЗ и дополните их, если их нет в базе.
- Обновите справочники должностей и подразделений.
- Проверьте, чтобы все реквизиты ЭТК соответствовали требованиям ТК РФ.
- Обучите персонал работе с электронным документом и способам его печати.
- Сохраняйте копию бумажной версии в архиве, если она используется.
Будущее трудовых книжек
Цифровизация продолжает проникать в все сферы жизни, и трудовые отношения не являются исключением. Ожидается, что к 2027 году более 70 % компаний будут полностью перейти на электронные трудовые книжки, однако полное исчезновение бумажного формата маловероятно, пока существует спрос на него.
Таким образом, работодателям важно уметь гибко переключаться между форматами, обеспечивая соответствие законодательству и удобство для сотрудников.
Автор статьи: HR‑эксперт, 2026 год.