Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. С 2020 года в России параллельно существуют две формы: бумажная и электронная. В этой статье подробно разберем, как правильно вести, оформлять и хранить трудовые книжки в 2026 году, основываясь на актуальном законодательстве.

Нормативная база: на что опираться в 2026 году

Основные документы, регулирующие ведение трудовых книжек:

Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) — определяет право выбора формы.
Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает форму, порядок ведения и хранения.
Постановление Минтруда от № 69 (с изменениями) — инструкция по заполнению.
Федеральный закон № 400-ФЗ, регламентирует работу Социального фонда России (СФР) как оператора электронных трудовых книжек.

Важно! С 1 января 2023 года используются только трудовые книжки нового образца (утвержденные Приказом № 320н). Старые бланки, выпущенные до 2023 года, продолжают действовать до их заполнения или замены.

Бумажная vs. Электронная трудовая книжка: сравнение

Критерий	Бумажная трудовая книжка	Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Форма	Физический документ (бланк установленной формы).	Цифровая запись в базе Социального фонда России (СФР).
Кто выдает	Работодатель (изготавливает за свой счет или передает бланк).	СФР (автоматически создается при первой отправке сведений работодателем).
Для кого обязательна	Для работников, принятых до 2021 года и не сделавших выбор в пользу ЭТК.	Для всех, принятых с 1 января 2021 года впервые (без стажа). Остальные могут выбрать.
Хранение	У работника (или у работодателя при увольнении до выдачи).	В защищенной базе СФР. Доступ через личный кабинет на портале Госуслуг или сайта СФР.
Риски	Утеря, повреждение, подделка.	Нулевые риски утраты. Полная достоверность данных (если работодатель корректно отчитывается);
Записи	Вручную кадровиком (под роспись работника).	Автоматически на основе сведений, переданных работодателем в СФР (форма ЕФС-1).

Кто и когда должен получить трудовую книжку?

При приеме на работу впервые (без стажа)

Если гражданин впервые устраивается на работу по трудовому договору и ранее не имел трудовой книжки (бумажной или электронной):

С 1 января 2021 года — ему обязательно открывается электронная трудовая книжка в СФР. Бумажная книжка не выдается.
Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней с даты приема на работу передать в СФР сведения о приеме (форма ЕФС-1).

Работники со стажем (принятые до 2021 года)

Имеют право выбрать форму ведения трудовой книжки:

Бумажная — продолжают вести имеющуюся книжку. При увольнении и приеме на новое место работник предъявляет ее новому работодателю.
Электронная — подают заявление работодателю о переходе на ЭТК. После этого все дальнейшие записи будут в электронном виде. Бумажная книжка (если была) возвращается работнику как документ с историей до перехода.

Внимание работодателя! Если сотрудник выбрал электронную форму, вы не вправе требовать от него бумажную книжку. Все записи вносятся исключительно в ЭТК через СФР. Невыполнение этой обязанности влечет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Пошаговая инструкция для работодателя (2026)

Шаг 1: Определите статус нового сотрудника

Был ли у него ранее трудовой договор? (спросить, проверить по предыдущим местам работы).
Если да — сотрудник выбирает форму (бумажная/электронная). Зафиксируйте его выбор в заявлении или в трудовом договоре.
Если нет — с открывается только ЭТК. Уведомьте сотрудника об этом.

Шаг 2: Прием на работу и первая запись

Для бумажной книжки:

Получите у сотрудника его бумажную трудовую книжку (если есть).
Заполните первую страницу (ФИО, дата рождения, образование и т.д.) и страницу приема на работу.
Укажите полное наименование работодателя, дату приема, номер трудового договора, должность, подразделение.
Обязательно поставьте подпись работника и дату.
Проставьте печать организации (если используется).

Для электронной книжки:

В течение 5 рабочих дней с даты приема на работу сформируйте и отправьте в СФР сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1).
В форме ЕФС-1 укажите: данные работника, дату приема, номер и дату трудового договора, должность, подразделение, условия труда.
Отправка осуществляется через электронные сервисы СФР (интернет-приемная) или через системы электронного документооборота (СЭД), интегрированные с СФР.

Шаг 3: Ведение при работе (изменения, увольнение)

Перевод, повышение, изменение условий труда, вносятся как дополнения к записи о приеме на работу. В бумажной книжке — новой записью с указанием основания (приказ). В ЭТК — через новую форму ЕФС-1 (с указанием вида изменения).
Увольнение — самая важная запись; Должна содержать: дату увольнения, точную формулировку основания (п. ч. ст. 81, 77 ТК РФ), номер и дату приказа об увольнении. В бумажной книжке, запись на отдельной строке с подписью работника и печатью. В ЭТК — отдельная форма ЕФС-1 с видом записи «Увольнение».

Критические ошибки при увольнении:

Неточное указание основания (например, «по собственному желанию» вместо «по инициативе работника (ст. 80 ТК РФ)»).
Отсутствие даты увольнения или номера приказа.
Несоответствие даты в записи и даты в приказе.

Шаг 4: При увольнении — возврат/информирование

Бумажная книжка: выдается работнику в день увольнения под расписку. Если работник не явился, отправляется заказным письмом с уведомлением.
Электронная книжка: работник информируется о внесении записи об увольнении. Доступ к своей ЭТК он всегда имеет через Госуслуги или сайт СФР. Работодатель не выдает никакого физического документа.

Хранение и учет бланков (для бумажных книжек)

Работодатель, ведущий бумажные книжки, обязан:

Хранить unused бланки в запертом шкафу (сейфе).
Вести приходно-расходную книгу по учету бланков (утверждена Приказом № 320н).
При утилизации заполненных/неиспользованных бланков (например, при смене руководителя) составлять акт и направлять его в архив.
Хранить заполненные трудовые книжки (книжки уволенных, ожидающие выдачи) в архиве в соответствии с законодательством об архивном деле (75 лет).

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Что делать, если сотрудник потерял бумажную книжку?

О: Работодатель обязан по заявлению работника выдать дубликат бумажной книжки (Приказ Минтруда № 69). Для этого:

Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата.
Работодатель запрашивает в СФР справку о трудовой деятельности (это и есть данные из ЭТК, даже если у сотрудника была бумажная).
На основании этой справки и приказов по личному делу работника заполняется новый бланк дубликата.
Дубликат выдается под расписку. На первом листе делается отметка «Дубликат».

В: Как сотрудник может проверить, правильно ли работодатель передает сведения в СФР?

О: Сотрудник может в любой момент:

Зарегистрироваться на портале Госуслуг.
Подключить сервис «Трудовая книжка» (через СФР).
Просмотреть полную электронную трудовую книжку со всеми записями.
Если записи отсутствуют или содержат ошибки — сразу обратиться к работодателю (кадровику) с требованием исправить и переотправить сведения.

В: А что с трудовыми книжками в других странах (например, Украина)?

О: В Украине с 10 июня 2021 года также действуют электронные трудовые книжки. Принцип аналогичен: данные хранятся в государственной системе, работник имеет к ним онлайн-доступ. Однако законодательство и операторы систем (Пенсионный фонд Украины) отличаются от российского.

К 2026 году система ведения трудовых книжек в России полностью устоялась:

Электронная форма — доминирующая и обязательная для новых работников. Она надежнее и удобнее.
Бумажная форма, сохраняется по выбору для работников со стажем, но постепенно уходит в прошлое.
Работодатель несет полную ответственность за своевременность и точность передачи сведений в СФР (для ЭТК) и за правильное ведение бумажных книжек.
Сотрудник должен активно контролировать свои данные через Госуслуги и при необходимости требовать исправлений.

Соблюдение этих простых правил избавит и работодателя, и работника от проблем при оформлении пенсии, пособий или при трудоустройстве в будущем.

Статья составлена на основе анализа нормативных актов РФ по состоянию на май 2026 года. Для получения самой актуальной информации всегда обращайтесь к официальным источникам: сайт Социального фонда России и Минтруда России.