С 1 января 2020 года в России введён новый формат трудового документа – электронная карта трудовой книжки (ЭТК). Это цифровой аналог привычного бумажного свидетельства о трудовой деятельности, который хранится в единой базе данных Пенсионного фонда России. В статье мы разберём, что такое ЭТК, как её получить, где можно просматривать сведения, а также как оформить выписки и что изменилось в процессе перехода на электронный формат.

Что такое электронная карта трудовой книжки?

Электронная карта трудовой книжки – это цифровой документ, содержащий сведения о всех местах работы, должностях, датах начала и окончания трудовых отношений, а также о причинах увольнения. В отличие от бумажной трудовой книжки, ЭТК не требует физического хранения и может быть доступна в любой момент через интернет.

• Ведётся в единой базе данных Пенсионного фонда России.
• Содержит все записи, которые ранее вносились в бумажную книгу.
• Обновляется работодателем в реальном времени.
• Доступна сотруднику и работодателю через портал Госуслуг, личный кабинет ПФР и мобильные приложения.

Законодательная база и порядок перехода

Переход на электронную карту трудовой книжки регулируется Федеральным законом «Об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» и постановлением Правительства РФ от 20 июня 2020 г. о порядке перехода на ЭТК.

Ключевые моменты:

• Работодатель обязан перевести сведения о трудовой деятельности в электронный формат в течение 30 дней с даты перехода.
• Сотрудник может сохранить бумажную карту, но она перестаёт быть официальным документом.
• При приёме на работу работодатель проверяет наличие ЭТК, а не бумажной книги.
• Сотрудник может отказаться от перехода, но в этом случае ему будет выдана бумажная копия по запросу.

Как получить электронную карту трудовой книжки?

Процесс получения ЭТК прост и состоит из нескольких шагов:

1. Запрос работодателя: При приёме на работу работодатель автоматически создаёт запись в системе ПФР.
2. Подача заявления сотрудником (если требуется): Если сотрудник уже работает и хочет перейти на ЭТК, он может попросить начальника перевести данные в электронный формат. В случае необходимости можно заполнить заявление на корректировку данных и приложить скан бумажной трудовой книжки.
3. Подтверждение в ПФР: После регистрации в системе ПФР сотрудник получает подтверждение о наличии ЭТК.
4. Доступ к личному кабинету: Сотрудник регистрируется на портале Госуслуг или в личном кабинете ПФР, где может просматривать сведения и получать выписки.

Где можно просматривать сведения из ЭТК?

Сведения из электронной карты трудовой книжки доступны в следующих местах:

• Личный кабинет на портале Пенсионного фонда России – основной источник информации.
• Портал Госуслуг – удобный способ для тех, кто не хочет регистрироваться отдельно в ПФР.
• Мобильные приложения – официальные приложения ПФР и Госуслуг позволяют быстро проверить данные.

Как получить выписку из ЭТК?

Выписка из электронной карты трудовой книжки может понадобиться при увольнении, приёмке на работу в другой компании, при оформлении пенсионных выплат и т.д. Процесс получения выписки:

1. Через портал Госуслуг – в разделе «Трудовая книжка» можно запросить выписку в формате PDF.
2. Через ПФР – в личном кабинете можно сформировать выписку и распечатать.
3. В МФЦ – сотрудник может обратиться в любой многофункциональный центр, где сотрудники помогут оформить выписку.
4. Через работодателя – работодатель может предоставить выписку по запросу сотрудника.

Плюсы и минусы перехода на ЭТК

Преимущества

• Удобный доступ к информации в любое время.
• Экономия времени и ресурсов на хранение бумажных документов.
• Сокращение ошибок при вводе данных.
• Быстрый обмен сведениями между работодателем и сотрудником.

Недостатки

• Необходимость доступа к интернету.
• Требуется регистрация в системе ПФР/Госуслуг.
• Возможные технические сбои в работе портала.
• Потенциальные вопросы конфиденциальности данных.

Как оформить корректировку данных в ЭТК?

Если в ЭТК содержатся ошибки, сотрудник может подать заявление на корректировку. Для этого:

• Заполните форму «Заявление на корректировку данных» в личном кабинете ПФР.
• Прикрепите скан бумажной трудовой книжки или документы, подтверждающие правильные данные.
• Отправьте заявление; работодатель проверит и внесёт изменения.

Что делать, если вы не хотите переходить на ЭТК?

Сотрудник имеет право отказаться от перехода на электронный формат. В таком случае:

• Работодатель выдает бумажную копию трудовой книжки по запросу.
• Сотрудник может хранить эту копию в личном архиве.
• При необходимости можно получить выписку из бумажной книги через МФЦ или ПФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли использовать бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК? – Да, но она перестаёт быть официальным документом. Для всех юридических целей используется ЭТК.
• Как быстро обновляются данные в ЭТК? – Работодатель обновляет данные в реальном времени, обычно в течение 24 часов после внесения записи.
• Можно ли получить выписку из ЭТК в бумажном виде? – Да, выписку можно распечатать из портала Госуслуг или ПФР.
• Что делать, если данные в ЭТК неверны? – Подавайте заявление на корректировку через личный кабинет.

Электронная карта трудовой книжки – это современное решение, которое упрощает ведение кадровой документации, повышает прозрачность трудовых отношений и экономит ресурсы как работодателей, так и сотрудников. Переход на ЭТК уже стал нормой в России, и знание всех нюансов работы с этим документом поможет вам избежать ошибок и быстро получить необходимые сведения.

Если вы хотите узнать больше о том, как оформить ЭТК, где её просматривать и как получить выписки, воспользуйтесь порталами Госуслуг и ПФР, а также обратитесь к своему работодателю за разъяснениями.