С 2021 года в России действует система электронной трудовой книжки (ЭТК). Это изменило порядок оформления трудовых отношений и привело к вопросам: нужна ли бумажная трудовая книжка при приёме на работу‚ можно ли оформить сотрудника без неё и какие документы требуются в этом случае? Ниже подробно рассмотрим актуальное законодательство и практические рекомендации на 2026 год.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 66.1 – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности;
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – ведение сведений в ПФР/СФР;
• Постановление Правительства РФ от № 1855 – переход на электронные трудовые книжки;
• Информация Минкомсвязи России (Единый портал госуслуг) – доступ к ЭТК через Госуслуги.

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

Согласно пункту 2 ст. 66.1 ТК РФ:

• Лица‚ впервые принятые на работу после ‚ ведутся исключительно в электронном виде;
• Работники‚ принятые до этой даты‚ могут продолжать вести бумажную ТК либо перейти на ЭТК по своему заявлению.

Таким образом‚ если сотрудник устраивается на работу впервые после ‚ трудовая книжка в бумажном виде ему не нужна – достаточно оформить ЭТК.

Приём на работу без трудовой книжки: когда это возможно?

Первый трудовой договор (после )

Для newly hired employees (первый трудовой договор) бумажная трудовая книжка не требуется. Работник предоставляет:

• Сведения о трудовой деятельности в электронном виде (форма СТД‑Р) или бумажный вариант‚ заверенный надлежащим образом;
• Заявление о согласии на ведение трудовой книжки в электронном виде (если ещё не подано в ПФР/СФР).

Переход с бумажной ТК на электронную

Если у кандидата есть бумажная трудовая книжка‚ но он хочет перейти на ЭТК‚ необходимо:

1. Получить письменное заявление сотрудника о переходе на электронную форму ведения ТК;
2. В течение следующего рабочего дня уведомить СФР (ранее ПФР) о факте приёма и выборе электронной формы;
3. Оформить форму СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности) и передать её в СФР.

Отсутствие любой трудовой книжки (бумажной и электронной)

В случае‚ когда у сотрудника вообще нет сведений о трудовой деятельности (например‚ первый опыт работы или длительный перерыв)‚ работодатель обязан:

• Оформить новую трудовую книжку (бумажную) по письменному заявлению сотрудника с указанием причины отсутствия ТК (ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ);
• Одновременно подать в СФР форму СЗВ‑ТД с данными о начале трудовой деятельности.

После этого дальнейшее ведение может быть переведено в электронный формат по заявлению сотрудника.

Какие документы запрашивать при приёме?

В зависимости от ситуации требуется следующий набор документов:

Порядок действий работодателя

1. Получить от кандидата запрашиваемые документы (см. п. 4).
2. Проверить подлинность электронных подписей (если предоставлены сведения в электронном виде).
3. Оформить трудовой договор в соответствии с ТК РФ.
4. В течение следующего рабочего дня направить в СФР форму СЗВ‑ТД (или СТД‑Р‚ если используется электронный формат) с отметкой о начале трудовой деятельности.
5. При необходимости – внести запись в электронную трудовую книжку через личный кабинет на Госуслугах или через программное обеспечение (1С‚ КонсультантПлюс и др.).
6. Хранить копии всех полученных документов в личном деле сотрудника (в электронном или бумажном виде‚ как требует внутренняя политика компании).

Ответственность за нарушения

Несоблюдение требований по предоставлению сведений о трудовой деятельности может повлечь:

• Штрафы для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ) – от 1 000 до 5 000 руб;
• Штрафы для организаций (ст. 5.27 КоАП РФ) – от 30 000 до 50 000 руб;
• Возможные трудовые споры‚ связанные с невозможностью подтверждения стажа для назначения пенсии.

Практические рекомендации

• Заведите стандартную форму заявления о согласии на ведение электронной трудовой книжки и включайте её в пакет документов при приёме.
• Автоматизируйте отправку формы СЗВ‑ТД в СФР через интеграцию с 1С или специализированные сервисы (КонсультантПлюс‚ Гарант).
• Обучите кадровую службу работе с личным кабинетом на Госуслугах – там можно сразу проверить наличие ЭТК у сотрудника и получить выписку.
• При приёме иностранных граждан уточняйте‚ требуется ли им оформление российской трудовой книжки (в большинстве случаев – нет‚ но необходимы документы‚ подтверждающие право на работу).
• Ведите внутренний журнал учёта переходов с бумажной на электронную форму ТК – это упрощает подготовку отчётов и проверок.

Да‚ сотрудника можно принять на работу без предъявления бумажной трудовой книжки‚ если:

1. Это его первый трудовой договор после – достаточно оформить электронную трудовую книжку и получить согласие на её ведение;
2. Сотрудник переходит с бумажной ТК на электронную – требуется его заявление и своевременное уведомление СФР;
3. У сотрудника вообще нет трудовой книжки – работодатель оформляет новую бумажную ТК по его заявлению‚ а затем‚ при желании‚ переводит её в электронный вид.

Важно соблюсти порядок предоставления сведений о трудовой деятельности (форма СТД‑Р или СЗВ‑ТД)‚ получить необходимые заявления и своевременно уведомить СФР. Только тогда приём сотрудника будет полностью соответствовать законодательству и исключит риски штрафов и трудовых споров.

Информация актуальна на май 2026 года. Для уточнения отдельных вопросов рекомендуется обращаться к официальным источникам: Минтруд России‚ ПФР/СФР‚ Единый портал госуслуг.