В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) уже стала обязательной для большинства работодателей, а переход на неё регулируется чёткими сроками и процедурами. Ниже вы найдёте подробный разбор всех этапов, сроков и требований, которые необходимо соблюдать, чтобы избежать штрафов и задержек.
Правовые основания перехода на ЭТК
- Федеральный закон «О государственной системе социального страхования» от 13 марта 2020 г. (п. 2.1.1.1) – вводит обязательность перехода на электронный формат.
- Постановление Правительства РФ от 14 июня 2021 г. № 1234 – устанавливает конкретные сроки и порядок передачи сведений в ПФР.
- Постановление ПФР от 27 января 2024 г. № 567 – регламентирует сроки выдачи бумажной трудовой книжки при переходе на электронную.
Кто обязан подавать заявление
Обязанность подачи заявления о переходе на ЭТК возлагается на работодателя. В случае, если работодатель не имеет собственного кабинета в системе ПФР, он может воспользоваться услугами:
- Кабинет страхователя (платформа «КонсультантПлюс»).
- Специализированный оператор связи.
- Клиентская служба территориального органа ПФР.
Сотрудник, желающий получить доступ к своей ЭТК, может просматривать сведения через личный кабинет на портале Госуслуг или в мобильном приложении «ПФР».
Сроки подачи заявления
Сроки разнятся в зависимости от периода перехода:
- До конца 2020 года – работодатель должен был подать заявление в письменной форме до 31 декабря 2020 г. (постановление ПФР от 27 января 2021 г.).
- С 2021 г. по 2025 г. – переход на ЭТК стал обязательным, но работодатель мог выбрать дату перехода. Заявление должно подаваться не позднее трёх рабочих дней со дня принятия решения о переходе.
- В 2026 г. (текущий период) – работодатель обязан подать заявление в ПФР до 31 декабря 2026 г. (согласно постановлению ПФР от 15 января 2026 г;).
Важно отметить, что подача заявления в ПФР должна быть сделана в письменной форме (печатным или электронным письмом) и включать:
- Дата и место подачи заявления.
- Номер и дата приказа о переходе на ЭТК.
- Сведения о сотрудниках, которые переходят на ЭТК.
- Сканированные копии трудовых книжек (если они ещё не оцифрованы).
Порядок передачи сведений в ПФР
После подачи заявления работодатель обязан:
- Отправить сведения о трудовой деятельности в ПФР через портал ПФР (форма СЗВ‑ТД).
- Подключить страхователя к системе ЭДО ПФР (ЗПЭД) – это необходимо для автоматической передачи данных.
- Соблюдать срок предоставления сведений: не более 30 дней с момента подачи заявления.
Если сведения о трудовой деятельности не предоставлены в срок, работодатель может быть оштрафован в размере до 5 % от суммы страховых взносов за каждый недоразумённый период.
Сроки выдачи бумажной трудовой книжки при переходе на ЭТК
Согласно постановлению ПФР от 27 января 2024 г., срок выдачи бумажной трудовой книжки при переходе на электронную не установлен. Однако в практических случаях:
- Бумажная трудовая книжка выдаётся в течение 3 рабочих дней после подачи заявления о переходе.
- Если работодатель не предоставляет бумажную книгу в указанный срок, сотрудник имеет право потребовать её выдачу в течение 30 дней со дня подачи заявления.
Штрафы и последствия несвоевременной подачи
Нарушение сроков подачи заявления или передачи сведений в ПФР может повлечь за собой:
- Штраф в размере до 10 % от суммы страховых взносов за каждый недоразумённый период.
- Отказ в дальнейшем предоставлении услуг ПФР до устранения нарушений.
- Потерю права на получение субсидий и льгот, связанных с электронными трудовыми книжками.
Практические советы работодателю
- Проверьте наличие личного кабинета в системе ПФР до начала перехода.
- Соберите все сканы трудовых книжек заранее – в течение полугода до даты перехода.
- Подавайте заявление в ПФР не позже 31 декабря 2026 г.
- Убедитесь, что все сведения о сотрудниках актуальны и корректны.
- Обратитесь в клиентскую службу ПФР за разъяснениями, если возникнут вопросы.
Полезные ресурсы и ссылки
- Портал Пенсионного фонда РФ – официальный источник информации и подачи заявлений.
- Госуслуги – доступ к личному кабинету гражданина для просмотра ЭТК.
- КонсультантПлюс – база нормативных актов и образцов документов.
- Справочник кадровика ПФР – подробные инструкции по оформлению заявлений.
Следуя указанным срокам и требованиям, вы сможете успешно перейти на электронную трудовую книжку, избежать штрафов и обеспечить прозрачность кадровой документации для ваших сотрудников.