Краткий ответ: Да․ Согласно Трудовому кодексу РФ запись о приёме на работу (а значит и о заключённом трудовом договоре) обязана быть внесена в трудовую книжку работника, если у него ведётся бумажная или электронная трудовая книжка․ Запись должна быть сделана в течение пяти рабочих дней с момента заключения договора или издания приказа о приёме․

Содержание статьи

1. Законодательная база
2. Когда запись обязательна
3. Исключения и особые случаи
4. Порядок внесения записи
5. Сроки внесения
6. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
7. Ответственность за нарушение
8. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от № 197‑ФЗ (ред․ от , с изменениями от )․
• Приказ Минтруда России № 320н от «Порядок ведения трудовых книжек» (п․ 12 данного приказа запрещает зачеркивать записи и предписывает использовать исправительные записи)․
• КонсультантПлюс (2026) – практические рекомендации по заполнению трудовых книжек․

В статье 66 ТК РФ указано, что работодатель обязан вести трудовую книжку работника и вносить в неё записи о приёме, переводе, увольнении и других событиях трудовых отношений․ При этом в статье 67 ТК РФ прописан срок – не более пяти рабочих дней с момента соответствующего события․

Когда запись обязательна

Запись в трудовую книжку обязательна в следующих случаях:

• Приём на работу (в т․ч․ по срочному и бессрочному трудовому договору)․
• Перевод на другую должность, в другое подразделение, изменение условий труда․
• Увольнение, сокращение, расторжение договора по инициативе работника или работодателя․
• Оформление наград, повышения квалификации, стажировок, если они фиксируются в трудовой книжке․

Если работник не имеет бумажной трудовой книжки, но у него оформлена электронная трудовая книжка (ЭТК), запись вносится в неё тем же порядком․

Исключения и особые случаи

Существует несколько ситуаций, когда запись в трудовую книжку может быть не обязательна:

1. Отсутствие трудовой книжки у работника – в этом случае работодатель обязан выдать её (бумажную или электронную) в течение 5 рабочих дней с момента приёма․
2. Работники, освобождённые от ведения трудовой книжки – например, некоторые категории граждан, работающих по гражданско‑правовым договорам (ГПД), не оформляют трудовые книжки․
3. Трудовые отношения, не подпадающие под действие ТК РФ – например, отдельные виды государственных служащих, где предусмотрены иные формы учёта․

Порядок внесения записи

Для правильного оформления записи необходимо подготовить два документа:

• Трудовой договор (или приказ о приёме на работу, если такой приказ издан)․
• Справка о медицинском осмотре (при необходимости)․

Сам процесс выглядит так:

1. Получение трудовой книжки․ Работодатель принимает книжку у работника (или оформляет её в электронном виде)․
2. Подготовка приказа․ Если приём оформляется приказом, в нём указываються: ФИО работника, должность, дата начала работы, основание (трудовой договор, срочный/бессрочный)․
3. Заполнение записи․ В разделе «Сведения о работе» вносятся следующие реквизиты (пример):

    — 
    ООО «Пример», г․ Москва
    Должность: инженер‑технолог
    Основание: трудовой договор № 123 от 
    

   Обратите внимание, что не указывается срочность договора (п․ 12 Приказа Минтруда № 320н)․

4. Подпись и печать․ Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать (если она предусмотрена у организации)․
5. Контроль исправительных записей․ В случае ошибки вносятся исправительные записи: указывается номер ошибочной строки, ставится пометка «Исправлено», и вносятся корректные данные․

Сроки внесения записи

Согласно ТК РФ и рекомендациям КонсультантПлюс (2026), все записи в трудовую книжку должны быть внесены в течение пяти рабочих дней с момента соответствующего события (приёма, перевода, увольнения и т․д․)․

Если срок нарушен, работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф за нарушение порядка ведения трудовых книжек)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки․ Основные отличия от бумажного варианта:

• Запись вносится через специализированный портал Госуслуги или через сервис ЭТК работодателя․
• Сроки и порядок внесения такие же, как и для бумажных книжек․
• Исправительные записи делаются в системе, а не в виде зачеркиваний․
• ЭТК автоматически синхронизируется с базой данных Пенсионного фонда, что упрощает контроль․

Ответственность за нарушение

Нарушения в ведении трудовых книжек могут повлечь за собой:

• Административный штраф для работодателя – от 5 000 до 30 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Штрафы за несоблюдение сроков внесения записей – до 5 000 рублей за каждый случай․
• Возможные трудовые споры: работник может требовать признания записи недействительной, что может привести к судебному разбирательству․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить запись, если трудовой договор заключён на испытательный срок?

Да․ Запись вносится независимо от наличия испытательного срока․ В записи указывается «трудовой договор», а срок испытания фиксируется в самом договоре, а не в книжке․

Можно ли зачеркивать ошибочную запись?

Нет․ По п․ 12 Приказа Минтруда № 320н зачеркивать записи запрещено․ При ошибке необходимо сделать исправительную запись, указав номер ошибочной строки и правильные данные․

Что делать, если работник отказываеться от трудовой книжки?

Работодатель обязан предоставить книжку, но если работник отказывается её принимать, это фиксируется в приказе о приёме, а также в акте отказа․ В дальнейшем работник может потребовать книжку в любой момент․

Обязательно ли ставить печать организации?

Если у организации есть печать, она ставится․ Для ИП печать не обязательна, достаточно подписи уполномоченного лица․

Как оформить запись о приёме директора?

Запись делается без сокращений, в полном наименовании должности («директор»), с указанием основания (трудовой договор, уставный документ) и дат начала и окончания (если договор срочный)․

Ведение трудовой книжки – обязательный элемент трудовых отношений в России․ Запись о трудовом договоре (приёме на работу) обязана быть внесена в течение пяти рабочих дней после заключения договора или издания приказа․ Нарушение этого требования влечёт административную ответственность и может стать причиной трудовых споров․

Для работодателей важно:

• Своевременно получать и проверять документы (договор, приказ, справку о медосмотре)․
• Точно следовать образцу записи, не указывая в книжке сроков действия договора․
• Контролировать исправительные записи и избегать зачеркиваний․
• Переходить на электронный формат, если это удобно, – он упрощает контроль и хранение․

Только при соблюдении всех требований запись в трудовой книжке будет являться надёжным доказательством трудового стажа, прав на отпуск, пенсионных начислений и иных социальных гарантий․

Источник: КонсультантПлюс (2026), Приказ Минтруда РФ № 320н от , Трудовой кодекс РФ (ред․ от , с изменениями от )․