В 2026 году сфера трудовых отношений в России и странах СНГ переживает завершающий этап масштабной цифровизации․ Основным документом, фиксирующим трудовой путь гражданина, становится электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный формат все еще требует внимания вных ситуациях․ Ниже представлен подробный разбор актуальных изменений, правил заполнения и нюансов перехода на новые стандарты․
Завершение переходного периода: 2026 год
С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это знаковое событие означает, что:
- Трудовой стаж работников теперь формируется преимущественно на основе данных, содержащихся в информационных системах Пенсионного фонда (СФР)․
- Бумажные трудовые книжки сохраняются у работников на руках, но перестают быть основным источником подтверждения стажа для новых периодов․
- Работодатели обязаны вести учет в электронном виде, передавая данные через отчетность (форма ЕФС-1)․
Важно помнить: если работник ранее не подавал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, с 2021 года по умолчанию велась только электронная версия․ В 2026 году этот принцип стал абсолютной нормой для всех новых трудовых отношений․
Новации в оформлении дубликатов
Одним из самых значимых изменений стало обновление правил выдачи дубликатов трудовых книжек․ Раньше восстановление документа требовало сбора множества архивных справок․
Суть нововведения:
При оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 1 января 2003 года, подтверждается исключительно информацией из баз данных Социального фонда России (СФР)․
- Работодатель не имеет права требовать от сотрудника бумажные справки о работе после этой даты, если данные есть в электронном реестре․
- Это значительно упрощает процедуру восстановления документа при утере или порче․
- Периоды до 2003 года по-прежнему требуют документального подтверждения через архивы или справки от прежних работодателей․
Отчетность ЕФС-1: Как не допустить ошибок
В 2025–2026 годах вступили в силу важные поправки к отчету ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности)․ Именно через этот отчет вносятся изменения в электронную трудовую книжку․
Ключевые правила заполнения в 1С: ЗУП и других системах:
- Сроки подачи: Данные о приеме, переводе и увольнении передаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․ Сведения о переименовании компании или подаче заявления о выборе формы ТК — до 25 числа месяца, следующего за отчетным․
- Коды мероприятий: Необходимо строго следить за актуальностью кодов видов мероприятий (прием, увольнение, перевод), так как справочники регулярно обновляются․
- Проверка данных: Перед отправкой в 1С: ЗУП рекомендуется запускать проверку контрольных соотношений, чтобы избежать блокировки отчета налоговой или СФР․
Эксперты рекомендуют проводить регулярные сверки выписок из ЭТК сотрудников с данными внутреннего кадрового учета, чтобы вовремя выявить расхождения․
Алгоритм действий при приеме и увольнении
Несмотря на цифровизацию, порядок действий кадровика остается строго регламентированным․
При приеме на работу:
- Запросить у сотрудника выписку из электронной трудовой книжки (или сведения о трудовой деятельности)․
- Если это первое место работы после 2020 года, бумажная трудовая не заводится, все данные идут в ЭТК․
- Внести запись в базу учета и сформировать отчет ЕФС-1 в день приема (или на следующий)․
При увольнении:
- Издать приказ об увольнении и ознакомить сотрудника․
- Сформировать и отправить отчет ЕФС-1 с кодом мероприятия «Увольнение»․
- Выдать работнику копию отчета (форма СТД-Р) или выписку из ЭТК по его заявлению․
- Если у сотрудника ведется бумажная трудовая (для старых сотрудников, сохранивших ее), внести запись об увольнении, заверить подписью и печатью, и вернуть книжку в день увольнения․
Международный опыт и цифровизация
Тенденция к внедрению информационных технологий в трудовые отношения наблюдается не только в России․ Например, в Беларуси Трудовой кодекс также дополняется статьями, позволяющими вести документацию в электронном виде․ Это глобальный тренд, направленный на:
- Снижение бюрократической нагрузки на бизнес․
- Защиту прав работников (невозможность потери стажа при утере бумажного документа)․
- Прозрачность пенсионных накоплений․
2026 год стал годом окончательного торжества электронных трудовых книжек․ Для работодателей это означает необходимость высокой дисциплины в сдаче отчетности ЕФС-1 и глубокого понимания новых правил подтверждения стажа․ Для работников — это гарантия сохранности их трудового стажа, который теперь надежно хранится в государственных информационных системах, а бумажные записи уходят в прошлое, оставаясь лишь историческим архивом для периодов до цифровой эры․
Главное правило 2026 года: Любое кадровое изменение должно быть мгновенно отражено в цифровом контуре, так как именно эти данные становятся единственным легитимным доказательством трудовой деятельности․