С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот факт кардинально меняет процедуру получения документов о трудовой деятельности. В статье рассмотрим, когда и зачем нужно письмо, и приведем актуальные образцы для бумажной и электронной книжек.
Ключевые изменения с 2026 года: что важно помнить
С вступлением в силу новых правил:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) становится основным документом. С 2026 года при приеме на работу гражданам впервые оформляется именно электронный вариант.
- Бумажная книжка, по заявлению. Работник имеет право написать заявление об отказе от ЭТК и получить традиционный бумажный вариант. Если такого заявления нет, работодатель ведет записи только в электронном формате.
- Обязанность работодателя. Независимо от формата (электронный или бумажный), по письменному требованию работника работодатель обязан предоставить ему копию трудовой книжки (выписку из Сведovskой книжки или распечатанную ЭТК) в течение 3 рабочих дней.
Когда нужно написать письмо (заявление)?
Письмо (заявление) о предоставлении копии трудовой книжки требуется в нескольких ситуациях:
- При увольнении. Чтобы получить документ для трудоустройства в новом месте.
- Для подтверждения стажа. При оформлении пенсии, пособий, поступления в учебное заведение.
- Если книжка утеряна. Для получения дубликата.
- Для личного архива. Чтобы иметь полную и актуальную копию своих трудовых записей.
Образец письма (заявления) для получения БУМАЖНОЙ трудовой книжки
Этот образец используется, если у вас есть бумажная книжка и вам нужна ее копия (например, при смене работы).
Шаблон:
[Ваше ФИО полностью] [Ваш адрес] [Дата] Генеральному директору [Название организации] [Адрес организации] Заявление Я, [Ваше ФИО], работаю(ла) в вашей организации с [дата приема] по [дата увольнения/настоящее время] в должности [ваша должность]. В связи с [указать причину: например, "трудоустройством в другую организацию", "необходимостью подтвердить трудовой стаж" и т.д.] прошу предоставить мне заверенную копию моей трудовой книжки. При этом прошу внести в мою трудовую книжку (если требуется) запись об увольнении с указанием причины увольнения на основании пункта [указать пункт, например, "п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ"]. Дата выдачи копии: "__" __________ 20__ г. Приложение: Копия паспорта (страницы с фото и регистрацией) – 1 лист. Копия трудовой книжки (если есть) – 1 лист. [Ваша подпись] ___________________ / [Расшифровка подписи, ФИО] /
Образец письма (заявления) для получения ЭЛЕКТРОННОЙ трудовой книжки (выписки)
Этот образец актуален, если ваши записи ведутся только в электронном виде (без бумажного носителя).
[Ваше ФИО полностью] [Ваш адрес] [Дата] Генеральному директору [Название организации] [Адрес организации] Заявление Я, [Ваше ФИО], являюсь работником вашей организации с [дата приема] по настоящее время. В соответствии с частью 3 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ, мои сведения о трудовой деятельности ведутся в форме электронной трудовой книжки (ЭТК). В связи с [указать причину: "трудоустройством", "подтверждением стажа" и т.д.] прошу предоставить мне заверенную распечатку сведений из электронной трудовой книжки (выписку из Сведovskой книжки), содержащую все записи о моей трудовой деятельности в вашей организации. Прошу обеспечить возможность ознакомления с электронной трудовой книжкой через личный кабинет на портале «Работа в России» (workinrussia.ru) или предоставить бумажный эквивалент (заверенную распечатку) в соответствии с требованиями законодательства. Дата выдачи выписки: "__" __________ 20__ г. [Ваша подпись] ___________________ / [Расшифровка подписи, ФИО] /
Важные советы по оформлению и подаче
- Два экземпляра. Лучше подготовить два одинаковых экземпляра заявления. На своем экземпляре (который остается у вас) на месте для ответа кадровик поставит отметку о приеме (дату, подпись, входящий номер).
- Приложения. Всегда прикладывайте копию паспорта (страницы с фото и регистрацией). Если у вас есть бумажная книжка, приложите и ее копию.
- Сроки. Работодатель обязан выдать копию (выписку) в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления.
- Бесплатно. Предоставление копии трудовой книжки (выписки) для работника является бесплатным.
- Заверение. Копия должна быть заверена подписью руководителя (или уполномоченного лица) и скреплена печатью организации. Для выписки из ЭТК заверяется подпись ответственного лица в кадровой службе.
Частые ошибки, которых стоит избегать
- Указание неполных или некорректных реквизитов организации и ваших данных.
- Отсутствие четкой и конкретной просьбы («прошу выдать копию» вместо «прошу выдать заверенную копию/выписку»).
- Неуказание причины запроса (хотя это и не всегда обязательно, но повышает шансы на оперативное рассмотрение).
- Подача заявления без необходимых приложений (копия паспорта).
- Обращение в неформальном стиле или с ошибками.
Правильно составленное заявление — это гарантия того, что вы получите необходимый документ о своем трудовом стаже в установленные законом сроки. Учитывайте формат вашей трудовой книжки (бумажный или электронный) и используйте соответствующий образец; В случае отказа или задержки вы имеете право обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Примечание: Данный материал носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом.