В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала безальтернативным стандартом для новых сотрудников и окончательным выбором для многих работников, ранее ведших бумажные документы. Для специалиста по кадрам этот процесс требует четкого соблюдения алгоритма действий, чтобы избежать штрафов и ошибок в отчетности перед Социальным фондом России (СФР).

Самое главное помнить, что переход на ЭТК — это не просто техническая процедура, а юридически значимое действие, требующее документального оформления и правильного внесения записей. Очень важно, чтобы каждый шаг был зафиксирован в соответствии с актуальным законодательством.

Основания для перехода: заявление работника

Процедура перехода на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности инициируется исключительно по желанию работника (за исключением случаев, когда сотрудник принят на работу впервые после 1 января 2021 года, тогда бумажная книжка не заводится вообще).

Кадровик должен получить от сотрудника письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В заявлении работник подтверждает свое согласие на ведение сведений только в электронном виде.

• Если у работника есть бумажная трудовая книжка, она подлежит закрытию и выдаче на руки.
• Если трудовой книжки нет (утеряна), но стаж есть, сначала восстанавливается документ или заводится новый (по правилам восстановления), вносится запись о приеме, и только потом оформляется переход на ЭТК.

Алгоритм действий кадровика при наличии бумажной трудовой книжки

Если сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку и написал заявление о переходе на ЭТК, кадровик должен выполнить следующие действия в строгой последовательности:

1. Проверка записей. Убедитесь, что все предыдущие записи внесены корректно, нет ошибок и пропусков.
2. Внесение записи о приеме на работу. Если сотрудник принимается в вашу компанию, сначала вносится обычная запись о приеме в бумажную трудовую книжку.
3. Внесение закрывающей записи. Это критически важный этап. В раздел «Сведения о работе» необходимо внести запись о прекращении ведения бумажной трудовой книжки.
   
   Примерная формулировка: «Запись о трудовой деятельности в бумажной трудовой книжке прекращена в связи с переходом на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности».
4. Заверение записи. Запись должна быть подписана ответственным лицом (кадровиком или руководителем). Если организация использует печать, ее необходимо поставить. Сотрудник также ставит свою подпись об ознакомлении с записью.
5. Выдача трудовой книжки. Бумажный документ выдается работнику на руки. Факт выдачи обязательно регистрируется в Книге учета движения трудовых книжек (в графе 13 «Расписка работника о получении трудовой книжки» сотрудник ставит подпись).

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Частая ситуация: кандидат приходит без трудовой книжки (утеряна), но имеет стаж и хочет перейти на ЭТК. Действия кадровика в этом случае:

• По заявлению работника заводится новая бумажная трудовая книжка (так как старой нет, и восстановить предыдущие записи от прошлых работодателей часто не представляется возможным в момент приема).
• Вносится запись о приеме на работу в новую книжку.
• Только после этого, на основании заявления работника, вносится запись о переходе на ЭТК (прекращении ведения бумажного документа).
• Книжка выдается работнику.

Передача сведений в СФР

После внесения записи о переходе на электронную трудовую книжку и выдачи бумажного документа работнику, работодатель обязан направить соответствующие сведения в Социальный фонд России.

В отчете ЕФС-1 (раздел 1) указывается код мероприятия «ПЕРЕХОД НА ЭТК» (или аналогичный актуальный код в системе СФР на 2026 год). Это подтверждает, что с данной даты сведения о сотруднике накапливаются исключительно в цифровом реестре.

Особенности для новых сотрудников (без стажа до 2021 года)

Важно помнить правило, действующее с 1 января 2021 года: если сотрудник поступает на работу впервые и у него нет трудового стажа до 2021 года, бумажная трудовая книжка ему не заводится вообще. Сведения о его трудовой деятельности ведутся только в электронном виде с первого дня работы. В этом случае заявление о переходе писать не нужно, так как альтернативы (бумажной книжки) у него по закону быть не может.

Типичные ошибки и как их избежать

Чтобы работа кадровика была безупречной, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие заявления. Переход на ЭТК невозможен без письменного волеизъявления работника (кроме новичков без стажа).
• Невнесение записи в бумажную книжку перед ее выдачей. Просто отдать книжку без закрывающей записи нельзя — документ остается «открытым», что создает путаницу.
• Задержка с отправкой данных в СФР. Сведения должны быть переданы в установленные законом сроки (обычно до 25 числа месяца, следующего за месяцем события, или в сроки, актуальные для 2026 года).
• Отсутствие регистрации выдачи в Книге учета. Это нарушение правил ведения документации.

Переход на электронные трудовые книжки значительно упростил документооборот, снизил издержки компаний на покупку бланков и их хранение, а также ускорил процессы оформления. Однако роль кадровика остается ключевой: именно он обеспечивает юридическую чистоту перехода, правильно оформляет финальные записи в бумажных документах и гарантирует своевременную передачу данных в государственные системы. Соблюдение алгоритма действий защитит и работодателя, и работника от будущих проблем с подтверждением стажа.