С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Теперь каждый работник может вести сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде, а работодатели обязаны подавать отчёты в электронном формате․ Ниже приведён подробный чек‑лист документов, которые понадобятся как работодателю, так и сотруднику при переходе на ЭТК․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог привычного бумажного документа․ В ней содержатся сведения о приёме на работу, увольнении, переводах, повышениях квалификации, а также о стаже; Все данные сохраняются в системе Федеральной службы по труду (ФСТ) и доступны через портал Госуслуги и СФР․

Основные документы, которые нужно подготовить

• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку – форма ЭТК‑Заявление․ Сотрудник подаёт её работодателю, а работодатель передаёт в ФСТ․
• Справка о трудовой деятельности (СТД‑Р) – форма, содержащая сведения о стаже за период работы у одного работодателя․ При увольнении сотруднику выдаётся справка по форме СТД‑Р․
• Отчёт о трудовой деятельности (ЕФС‑1) – обязательный документ, который работодатель подаёт в ФСТ․ Он содержит сведения о приёме, увольнении, переводах и т․д․
• Сведения о приёме на работу (СЗВ‑ТД) – индивидуальный отчёт, который формируется при трудоустройстве любого сотрудника․ Включает сведения о должности, окладе, стаже и т․д․
• Сведения о переводе на другую должность (СЗВ‑П) – форма, если сотрудник меняет должность в рамках одного работодателя․
• Справка о повышении квалификации (СЗВ‑К) – если сотрудник прошёл обучение или получил новую квалификацию․
• Сведения о приостановлении/возобновлении трудового договора (СЗВ‑ПВ) – если договор приостанавливается (например, во время беременности) и затем возобновляется․
• Сведения о заключении/расторжении гражданско‑правового договора (СЗВ‑ГП) – если трудовые отношения оформлены как ГПД․
• Сведения о переводе на другую постоянную работу (СЗВ‑ПП) – если сотрудник переходит на другую постоянную работу в рамках одного работодателя․
• Сведения о сохранении бумажной трудовой книжки (СЗВ‑СБ) – если сотрудник не желает перехода на ЭТК и сохраняет бумажную․

Как оформить ЭТК работодателю

1. Соберите заявление сотрудника о переходе на ЭТК․ Важно, чтобы в заявлении были указаны ФИО, дата рождения, номер паспорта и дата перехода․
2. Подготовьте отчёт ЕФС‑1․ В отчёте указываются все сведения о трудовой деятельности сотрудника за период работы․ Форму можно скачать с официального сайта ФСТ․
3. Заполните форму СЗВ‑ТД․ Это индивидуальный отчёт о приёме на работу․ В нём фиксируются должность, оклад, дата начала работы и т․д․
4. Подайте документы в ФСТ․ Отчёт ЕФС‑1 и заявление о переходе отправляются в электронном виде через портал Госуслуги или через систему ФСТ․
5. Получите подтверждение о регистрации ЭТК․ После проверки ФСТ высылает сотруднику и работодателю подтверждение о регистрации в системе․

Как сотрудник может внести сведения о работе до 2020 года

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка с данными до 2020 года, он может попросить работодателя внести эти сведения в ЭТК․ Для этого необходимо:

• Подать заявление о переходе на ЭТК․
• Предоставить копию бумажной трудовой книжки․
• Работодатель оформляет справку СТД‑Р с деталями стажа․
• Сотрудник получает подтверждение о внесении данных в ЭТК․

Важные нюансы и рекомендации

• При увольнении сотруднику обязательно выдаётся справка по форме СТД‑Р․ Заявление не требуется․
• Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую книжку, он должен подать заявление о сохранении․ В противном случае ФСТ автоматически переводит его в ЭТК․
• Для получения выписки из ЭТК можно воспользоваться сервисом Госуслуг: gosuslugi․ru․
• Все документы, связанные с ЭТК, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя․
• При работе с программами 1С и другими системами кадрового учёта важно следовать инструкциям по учёту в электронном формате, опубликованным в справочнике кадровика․

Где посмотреть сведения из ЭТК?

Сведения можно просмотреть в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуг, а также в системе ФСТ через личный кабинет работодателя․ Для получения выписки можно обратиться в МФЦ, ПФР или воспользоваться сервисом Госуслуг․

Краткая таблица чек‑листа документов

Переход на электронную трудовую книжку упрощает ведение кадровой документации, снижает риск потери данных и ускоряет доступ к информации․ Соблюдение перечня документов и правильное заполнение форм гарантирует безупречную работу системы и защиту прав работников․

Если у вас возникли вопросы по конкретным формам или процедурам, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в службу поддержки ФСТ через портал Госуслуг․