Актуальность темы․ Трудовая книжка – один из обязательных кадровых документов, который фиксирует место работы сотрудника, периоды труда, а также сведения о выдаче вкладышей․ С 1 сентября 2021 года законодательство РФ упростило требования к её ведению, однако затраты на приобретение бланков и вкладышей всё ещё учитываются в бухгалтерском и налоговом учёте․ В статье разберём, как правильно рассчитывать и отражать эти затраты, какие изменения произошли в 2026 году и как они влияют на финансовую отчётность организации․
Правовое регулирование
Нормативные акты
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей»․
- Пункт 47 указанных Правил – определяет размер платы с работника за бланк․
- Ст․ 264 НК РФ, подп․ 49 – классификация расходов, включающая затраты на трудовые книжки․
- Налоговый кодекс и Трудовой кодекс РФ – регламентируют порядок учёта оплаты труда и связанных расходов․
Изменения 2026 года
С 2026 года введены уточнения к порядку учёта:
- Отмена обязательного журнала учёта движения трудовых книжек как отдельного документа – теперь его можно вести в рамках любой бухгалтерской книги, если это предусмотрено локальными нормативными актами․
- Упрощение формы Книга учёта движения трудовых книжек – допускается использовать самостоятельно разработанный бланк, но обязательные реквизиты сохраняются․
- Увеличение штрафов за нарушение сроков выдачи книжки работнику – до 50 % от стоимости бланка․
Как рассчитывается стоимость бланка трудовых книжки
Размер платы с работника определяется исходя из затрат на приобретение:
- Себестоимость бланка (цена поставщика, транспортные расходы, налог на добавленную стоимость)․
- Издержки на оформление и печать вкладышей․
- Административные расходы, связанные с выдачей (например, комиссия бухгалтерского отдела)․
Если общая сумма расходов на один бланк составляет 300 руб․, то эта сумма включается в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (п․ 49 ст․ 264 НК РФ)․ При взимании платы с работника возникает внереализационный доход, который отражается в бухгалтерском учёте как «доход от продажи товаров (работ)»․
Учёт затрат в бухгалтерском и налоговом учёте
Проводки в 1С/Бухгалтерии
Дт 84․01 – «Расходы на оплату труда» – 300 руб․ Кт 84․02 – «Прочие расходы, связанные с производством» – 300 руб․
При получении платы от работника:
Дт 62․01 – «Расчеты с работниками» – 300 руб․ Кт 84․01 – «Расходы на оплату труда» – 300 руб․
Внереализационный доход
Внереализационный доход от продажи трудовых книжек учитывается в доходах от основной деятельности и отражается в отчёте о финансовых результатах․
Налоговые последствия
- Для НДФЛ: доход от продажи книжек облагается налогом по ставке 13 % (или 15 % для ИП‑нерезидентов)․
- Для УСН 6 (доходы) – доход учитывается в доходной части․
- Для УСН 15 (доходы минус расходы) – в расходы включаются затраты на закупку бланков, а доход фиксируется отдельно․
- Для ЕНВД – доход от продажи книжек не учитывается, так как налог уплачивается по фиксированной ставке․
Порядок ведения Книги учёта движения трудовых книжек
Хотя с 2026 года документ можно вести в любой форме, рекомендуется включить следующие реквизиты:
- Номер записи․
- Дата выдачи/получения․
- ФИО работника․
- Номер и серия бланка․
- Стоимость бланка (с указанием цены закупки)․
- Ответственное лицо․
- Подпись ответственного․
Записи вносятся в журнал еженедельно, а в конце года – сверяються с бухгалтерскими отчётами․
Практические рекомендации для бухгалтера
- Планировать закупку бланков заранее, учитывая сезонные колебания численности персонала․
- Вести отдельный счёт 84․02 для отражения всех расходов, связанных с трудовыми книжками․
- Регулярно сверять внереализационный доход с данными продаж в системе ERP․
- Обеспечить контроль сроков выдачи – отсутствие просрочек может привести к штрафу․
- Применять автоматизацию: в 1С настроить регистр «Трудовые книжки», где автоматически формируются проводки․
Влияние на рентабельность и себестоимость
Оптимизация затрат на трудовые книжки оказывает прямое влияние на финансовые показатели:
- Снижение стоимости бланка (например, закупка оптом) уменьшает прочие расходы, что приводит к росту маржи․
- Уменьшение количества выдаваемых книжек (например, переход на электронные формы) полностью исключает внереализационный доход и связанные налоговые платежи․
- Повышение дисциплины выдачи снижает риск штрафов и дополнительных расходов․
Трудовая книжка, хотя и является небольшим документом, играет важную роль в бухгалтерском и налоговом учёте․ Правильный расчёт и учёт затрат на её приобретение позволяют:
- Соблюдать требования законодательства․
- Отразить корректный финансовый результат․
- Оптимизировать себестоимость и повысить рентабельность․
Для бухгалтера ключевой задачей становится автоматизация процессов и контроль за сроками выдачи, что снижает риск ошибок и штрафов, а также упрощает подготовку отчётности по НДФЛ, УСН, ЕНВД и другим налогам․
Ключевые слова: ОПЛАТА ТРУДА, СУЩНОСТЬ, ФУНКЦИИ, УЧЕТ, ЗАТРАТЫ, МСФО, БУХГАЛТЕРСКОЕ, НАЛОГОВОЕ И ТРУДОВОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО․