Вопрос актуален для многих работников, которые в 2025‑2026 годах столкнулись с тем, что их работодатели не внесли запись о переходе из бумажной трудовой книжки в электронную (ЭТК). В статье разберём, какие правовые нормы регулируют процесс, какие последствия могут возникнуть и какие шаги следует предпринять, чтобы исправить ситуацию.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который хранится в информационной системе Госуслуг и в базе данных ФСС. Основные преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска потери документа (потеря, порча, кража).
- Мгновенный доступ к сведениям о трудовом стаже через личный кабинет «Госуслуги».
- Автоматическое подтверждение передачи данных в ПФР и ФСС.
- Упрощённый процесс оформления новых записей (перевод, увольнение, повышение квалификации).
ЭТК была официально введена в России в 2020 году, а с 1 января 2026 года завершился переходный период, после которого все организации обязаны вести трудовые книжки в электронном виде.
Законодательные требования к переходу
Нормативные акты, регулирующие переход:
- Федеральный закон № 112‑ФЗ от г. «Об электронных трудовых книжках».
- Приказ Минтруда России от г. № КТ-1/2020 «Об утверждении Положения о порядке перевода работников на электронную трудовую книжку».
- Постановление Правительства РФ от г. № 1649 «О порядке ведения и хранения сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Согласно этим документам, работодатель обязан:
- Согласовать с работником переход на ЭТК (подписать согласие).
- Внести запись о переходе в электронную систему в течение 5 рабочих дней с момента подписания согласия.
- Выдать работнику уведомление с реквизитами ЭТК (логин, пароль, ссылка на личный кабинет).
Последствия отсутствия записи о переходе
Если запись не была сделана, могут возникнуть следующие проблемы:
- Для работника: отсутствие подтверждения стажа в официальных базах, что может привести к задержке выплаты пенсии, страховых выплат и проблемам при трудоустройстве в новые организации.
- Для работодателя: нарушение трудового законодательства, риск штрафов от инспекции труда (до 500 000 рублей) и возможные претензии со стороны работников;
- Трудности в подтверждении факта перевода при проверках Фонда социального страхования и Пенсионного фонда.
Как действовать работнику, если запись не сделана
Следуйте пошаговому алгоритму:
- Проверьте личный кабинет «Госуслуги». Войдите в раздел «Электронная трудовая книжка» и посмотрите, есть ли запись о переходе.
- Обратитесь к работодателю. Попросите объяснить, почему запись отсутствует, и потребуйте оформить её в течение 5 рабочих дней.
- Сохраните письменный запрос. Отправьте запрос по электронной почте или в мессенджере с подтверждением получения (например, скриншот отправки).
- Если работодатель отказывается: подайте жалобу в Государственную инспекцию труда через портал «Госуслуги» или лично в отделении.
- Обратитесь в Фонд социального страхования. Предоставьте копию трудового договора, справку о заработной плате и запрос работодателя. ФСС может запросить у работодателя подтверждение перевода.
- Сохраняйте документы. Скопии трудового договора, согласия на переход, переписку с работодателем и любые ответы инспекции могут понадобиться в суде.
Как действовать работодателю, если запись забыли
Работодателю следует немедленно исправить ошибку, чтобы избежать штрафов:
- Соберите согласие работника на переход (если оно уже подписано – используйте его; если нет – оформите сейчас).
- В системе ЕГПГУ (или в специализированном модуле ФСС) внесите запись о переходе, указав дату, номер ЭТК и ссылку на электронный документ.
- Выдайте работнику уведомление о завершении процедуры (скан или электронный документ).
- Сохраните копию записи в трудовой книжке работодателя (внутренний реестр) и в бухгалтерском учете.
- Если в течение 5 дней запись не будет внесена, подготовьте объяснительную записку и оплатите возможный штраф, указав причины задержки.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли подписывать отдельное согласие, если я уже получил ЭТК?
Да. По закону согласие должно быть оформлено в письменной форме (можно в электронном виде с цифровой подписью) и храниться в личном деле работника.
Можно ли использовать бумажную трудовую книжку после 2026 года?
Теоретически – да, но только в исключительных случаях, когда работник отказывается от ЭТК. В таком случае работодатель обязан вести обе формы и обеспечить их согласованность.
Как проверить, что запись действительно внесена в ФСС?
В личном кабинете «Госуслуги» в разделе «Электронная трудовая книжка» отображается статус «Перевод подтверждён». Также можно запросить выписку из ПФР о подтверждённом стаже.
Какие штрафы могут быть наложены на работодателя?
Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрен штраф от 10 000 до 500 000 рублей. При повторных нарушениях штраф может быть увеличен.
Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Отсутствие записи о переходе может привести к юридическим и финансовым проблемам как для работника, так и для работодателя. Поэтому:
- Работнику следует своевременно проверять статус ЭТК в личном кабинете и при отсутствии записи требовать её внесения.
- Работодателю необходимо вести строгий контроль за выполнением требований закона, фиксировать каждый переход и сохранять подтверждающие документы.
- В случае конфликтов рекомендуется обращаться в инспекцию труда и в ФСС, а при необходимости – в суд.
Только совместными усилиями можно обеспечить надёжную и прозрачную систему учёта трудового стажа, что в конечном итоге гарантирует защиту прав всех участников трудового процесса;
Дата публикации: