С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что все новые сотрудники, устраивающиеся на работу после этой даты, автоматически получают только электронный формат трудовой книжки. Для тех, кто уже работал ранее с бумажной трудовой книжкой, переход на ЭТК возможен по собственному желанию. В связи с этим возникает множество вопросов: что делать при увольнении, если у сотрудника есть только электронная трудовая книжка? Ниже, подробное руководство для работодателей и увольняющихся работников.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, награды, увольнения и другие важные данные. ЭТК ведётся работодателем в электронном виде и передаётся в Пенсионный фонд России (ПФР) через систему Сведения о трудовой деятельности (СТД).
Преимущества ЭТК:
- Нет риска потери, порчи или утери документа;
- Доступ к данным — круглосуточно и из любого места через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг;
- Автоматическое формирование стажа для назначения пенсии;
- Упрощённая процедура при трудоустройстве — новый работодатель получает данные напрямую из ПФР.
Что должен сделать работодатель при увольнении сотрудника с ЭТК?
Процедура увольнения при наличии электронной трудовой книжки отличается от бумажной только в одном — не выдаётся физический документ. Всё остальное остаётся в рамках трудового законодательства РФ.
Шаг 1: Подготовка приказа об увольнении
Работодатель издаёт приказ об увольнении (форма Т-8 или Т-8а) на основании заявления сотрудника или иного основания (сокращение, инициатива работодателя и т.д.). Форма приказа не меняется — она остаётся такой же, как и при увольнении с бумажной трудовой книжкой.
Шаг 2: Внесение данных в систему СТД
Самое главное! В течение 1 рабочего дня после увольнения работодатель обязан:
- Зарегистрировать факт увольнения в информационной системе ПФР (через личный кабинет работодателя на сайте ПФР или через специализированный сервис — например, «Электронная трудовая книжка» на сайте ПФР);
- Указать дату увольнения, основание (статья ТК РФ), должность, наименование организации и другие реквизиты;
- Подтвердить передачу данных электронной подписью (КЭП).
Эти данные автоматически попадают в личный кабинет сотрудника на сайте ПФР и на портале Госуслуг.
Шаг 3: Выдача сотруднику выписки из ЭТК (по его запросу)
Сотрудник вправе запросить выписку из электронной трудовой книжки. Работодатель обязан предоставить её в течение 3 рабочих дней после получения запроса. Выписка может быть выдана:
- В электронном виде — в формате PDF с электронной подписью работодателя;
- На бумажном носителе, с печатью и подписью руководителя (если сотрудник попросил).
Важно: выписка не заменяет ЭТК, она лишь подтверждает сведения на определённую дату. Основной архив данных остаётся в ПФР.
Шаг 4: Оформление расчётного листа и вручение документов
Как и при увольнении с бумажной трудовой книжкой, работодатель обязан:
- Произвести полный расчёт (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.);
- Вручить сотруднику трудовую книжку, если она у него есть (в случае, если он не переходил на ЭТК);
- Вручить выписку из ЭТК — если сотрудник её запросил;
- Вручить копию приказа об увольнении;
- Зарегистрировать увольнение в книге учёта приказов по личному составу.
Что должен сделать сотрудник при увольнении с ЭТК?
Подать заявление об увольнении
Сотрудник вправе уволиться по собственному желанию, подав заявление в произвольной форме. Работодатель не может отказать в принятии заявления, даже если не подписывает его — достаточно факта его получения (например, через почту, личный кабинет или с уведомлением о вручении).
Запросить выписку из ЭТК
Если сотрудник планирует устроиться на новую работу, ему рекомендуется заранее запросить выписку из ЭТК. Новый работодатель может запросить данные напрямую из ПФР, но для ускорения процесса лучше предоставить выписку самому.
Проверить данные в личном кабинете ПФР
После увольнения сотрудник должен:
- Зайти на сайт https://es.pfrf.ru (Электронная трудовая книжка);
- Войти через личный кабинет Госуслуг;
- Проверить, что данные об увольнении отражены корректно, дата, должность, основание, наименование организации.
Если данные отсутствуют или указаны неверно — необходимо незамедлительно обратиться к бывшему работодателю с письменным запросом на исправление.
Что делать, если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник до 2026 года работал с бумажной трудовой книжкой, а затем перешёл на ЭТК, то при увольнении:
- Бумажная трудовая книжка возвращается сотруднику — она остаётся его собственностью;
- Все сведения, внесённые в ЭТК, сохраняются в ПФР;
- Работодатель вносит данные об увольнении только в ЭТК — не в бумажную книжку.
Важно: никогда не уничтожайте бумажную трудовую книжку — она имеет юридическую силу и может понадобиться для подтверждения стажа до 2020 года.
Частые ошибки работодателей
- Не вносят данные об увольнении в ЭТК — это нарушение закона и может привести к штрафам от Государственной инспекции труда.
- Не выдают выписку по запросу — сотрудник имеет право на получение выписки в течение 3 дней, и отказ — основание для жалобы в трудовую инспекцию.
- Считают, что ЭТК заменяет бумажную книжку полностью — если сотрудник имеет бумажную книжку, её нужно вернуть, даже если он перешёл на ЭТК.
- Не проверяют данные в ПФР — ошибки в данных могут повлиять на начисление пенсии сотрудника в будущем.
Для работодателя:
- Издать приказ об увольнении;
- Внести данные в систему СТД в течение 1 рабочего дня;
- Выдать выписку из ЭТК по запросу сотрудника;
- Вернуть бумажную трудовую книжку, если она была у сотрудника.
Для сотрудника:
- Подать заявление об увольнении;
- Запросить выписку из ЭТК, если планирует устраиваться на новую работу;
- Проверить данные в личном кабинете ПФР в течение 5–7 дней после увольнения;
- Сохранить бумажную трудовую книжку, если она у вас есть — она важна для подтверждения стажа до 2020 года.
Важно помнить: Электронная трудовая книжка, это не просто цифровой документ, а надёжная, защищённая и доступная система хранения вашей трудовой истории. При правильном оформлении увольнения она гарантирует, что ваш стаж не исчезнет, а пенсия будет начислена корректно.
Если вы сомневаетесь в правильности действий, обратитесь в Пенсионный фонд по месту жительства или на горячую линию ПФР: 8 (800) -00-00-00.