Дата публикации: 21 мая 2026 года
Важно! С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд о всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД. Даже если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, электронная версия ведется параллельно.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровая версия традиционной трудовой книжки, которая хранится в системе Пенсионного фонда России. Она содержит информацию о трудовой деятельности работника и доступна:
- На портале Госуслуги в разделе «Работа и занятость» → «Выписка из ЭТК»
- На сайте СФР в разделе «Справки»
- Через МФЦ или лично у работодателя
Как сформировать заявление в 1С:ЗУП 8 ред. 3
Способ 1: Через раздел «Кадры»
Для создания заявления о выборе формы ведения трудовой книжки выполните следующие действия:
- Откройте программу 1С:ЗУП 8.
- Перейдите в раздел Кадры (или Отчетность и справки).
- Выберите пункт Электронные трудовые книжки.
- Нажмите кнопку Создать → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Заполните документ:
- Укажите организацию
- Выберите месяц, за который формируется заявление
- Нажмите Заполнить — в документ попадут все сотрудники, по которым происходили кадровые события
- Для каждого сотрудника в колонке Вид заявления выберите:
- Ведение бумажной трудовой книжки — если сотрудник сохраняет бумажную версию
- Сведения о трудовой деятельности в электронном виде — если переход на электронную книжку
- Сохраните документ.
Обратите внимание! После получения заявления от работника, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку (если она была) в течение 3 рабочих дней. Даже при выборе бумажной формы, электронная трудовая книжка ведется параллельно.
Способ 2: Через журнал «Электронные трудовые книжки»
Альтернативный путь:
- В 1С:ЗУП перейдите в Кадры → Электронные трудовые книжки.
- Нажмите Создать.
- В поле Организация выберите нужную организацию.
- Укажите период (месяц).
- Нажмите Заполнить — система автоматически добавит сотрудников с кадровыми событиями.
- Для каждого сотрудника выберите соответствующий Вид заявления.
Как отразить заявление в отчетах?
После создания заявления, информация автоматически попадает в отчеты:
- СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности
- ЕФС-1 (подраздел 1.1) — отчетность в СФР
- СТД-Р, справка о трудовой деятельности (формируется в 1С:ЗУП как документ «Сведения о трудовой деятельности работника»)
Для этого в документе Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности:
- Поставьте флажок Отразить в трудовой книжке для нужного сотрудника
- При приеме нового сотрудника без стажа выберите соответствующий вид заявления
Где посмотреть выписку из электронной трудовой книжки?
Сотрудник может получить выписку из ЭТК следующими способами:
- Через Госуслуги:
- Перейдите на Единый портал госуслуг
- Выберите: Документы → Работа и пенсия → Электронная трудовая книжка → Заказать выписку
- После обработки запроса в личном кабинете появится уведомление и файл, подписанный ЭЦП
- Через сайт СФР: в разделе «Справки»
- Через МФЦ или лично у работодателя
Типичные ошибки и рекомендации
⚠️ Важно помнить:
- Даже если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, электронная версия ведется обязательно.
- Работодатель несет ответственность за ведение ЭТК до тех пор, пока не выдал бумажную трудовую книжку (если она была).
- Заявление должно быть оформлено до приема на работу или в первый рабочий день сотрудника.
- В 1С:ЗУП 3.1 заявление формируется аналогично, через Кадры → Электронные трудовые книжки.
💡 Совет: Если сотрудник ранее выбрал бумажную форму, он может в любой момент перейти на электронную, подав новое заявление.
Примерная форма заявления
Типовая форма заявления выглядит так:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Вид заявления | Выбор: «Ведение бумажной трудовой книжки» или «Сведения о трудовой деятельности в электронном виде» |
| ФИО сотрудника | Данные из личной карточки |
| Дата подачи | Дата регистрации заявления |
| Подпись | Сотрудник ставит подпись |
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отозвать заявление?
Да, сотрудник может в любой момент подать новое заявление с другим выбором формы ведения трудовой книжки;
Что делать, если сотрудник не подал заявление?
Если сотрудник не выбрал форму, по умолчанию ведется электронная трудовая книжка.
Как исправить ошибку в заявлении?
Нужно создать новое заявление с корректными данными и аннулировать предыдущее через отчет СЗВ-ТД.
Формирование заявлений на электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП, это обязательная процедура для всех работодателей с 2020 года. Важно:
- Своевременно оформлять заявления при приеме на работу
- Корректно выбирать вид заявления (бумажная или электронная форма)
- Следить за отражением данных в отчетах СЗВ-ТД и ЕФС-1
- Выдавать бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые их выбрали
Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов и обеспечит корректное ведение трудовой документации в цифровую эпоху.
📌 Полезные ссылки:
- Портал Госуслуг
- Сайт СФР
- Официальная поддержка 1С