Электронные трудовые книжки (ЭТК) – это современный способ вести учёт трудовой деятельности сотрудника; С 2020 года они официально introduced в России и заменяют традиционные бумажные формы. Ниже подробно описаны все этапы использования ЭТК, а также ответы на наиболее часто задаваемые вопросы.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о:
- местах и сроках работы;
- получении, изменении и прекращении трудовых отношений;
- сведениях, необходимых для расчёта пенсии, пособий и иных выплат.
ЭТК хранится в информационной базе СФР и доступна как работодателю, так и самому работнику через личный кабинет.
Основные преимущества ЭТК
• Удобный доступ – информация всегда под рукой, не требуется хранить бумажный документ.
• Безопасность – данные защищены от потери и повреждения.
• Автоматическое обновление – любые изменения в трудовой деятельности сразу отражаются в системе.
• Экономия времени – процесс оформления и передачи данных ускоряется.
Как оформить переход на электронную трудвую книжку?
Переход на ЭТК осуществляется в несколько простых шагов:
- Подача заявления от сотрудника о переводе на электронную форму. Заявление можно подать через работодателя или напрямую в СФР.
- Подтверждение со стороны работодателя о готовности вести электронный трудовой документ.
- Ввод данных в систему СФР – вводятся сведения о трудовой деятельности, начиная с первой работы.
- Получение подтверждения о переходе на ЭТК – в личном кабинете работника появляется ссылка на электронную книжку.
После выполнения всех пунктов бумажная книжка может быть уничтожена, но только после официального подтверждения перехода.
Что делать, если я хочу оставить бумажную книжку?
Если работник решает не переходить полностью на электронную форму, он может вести одновременно и бумажную, и электронную книжки. При этом:
- Все изменения (приём на работу, увольнение, повышение и т.д.) должны заноситься в обе версии.
- Электронная запись считается основной, а бумажная – резервной копией.
Как пользоваться электронной трудовой книжкой в повседневной работе?
Для удобства работников и работодателей подготовлен пошаговый алгоритм действий.
Проверка информации
Через личный кабинет в СФР можно:
- просмотреть список всех мест работы;
- узнать даты начала и окончания каждого трудового отношения;
- получить сведения о заработной плате, отработанных часах и других важных параметрах.
Внесение изменений
Если произошло событие, требующее обновления данных (например, повышение квалификации, перевод в другой отдел), необходимо:
- подать соответствующее заявление;
- подтвердить его работодателем;
- внести изменения в ЭТК через форму «Акт приема‑передачи» или «Акт об отказе».
Оформление актов
Для юридически значимых действий используются специальные документы:
- Акт об отказе в получении трудовой книжки – если работник отказывается от бумажной формы.
- Акт об уничтожении трудовой книжки – после официального перехода на ЭТК.
- Акт приема‑передачи – при передаче информации от одного работодателя к другому.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Что будет, если я потеряю доступ к личному кабинету СФР?
Ответ: В этом случае необходимо обратиться в любой отделение СФР или к работодателю с просьбой восстановить доступ. При этом система автоматически сохраняет копию данных.
Вопрос: Можно ли одновременно вести несколько электронных трудовых книжек?
Ответ: Нет. На одного работника может быть только одна ЭТК. Если требуется объединить данные из разных организаций, они все равно попадают в одну единую запись.
Вопрос: Как оформить пособие по безработице, если у меня электронная книжка?
Ответ: Сведения из ЭТК автоматически используются для расчёта пособия. Достаточно выбрать нужный пункт в личном кабинете и подать заявление.
Электронные трудовые книжки – это современное решение, которое упрощает работу как работников, так и работодателей. Правильное оформление перехода, своевременное внесение изменений и правильное использование актов позволяют избежать ошибок и обеспечить прозрачность трудовой деятельности. Следуя описанным выше рекомендациям, вы сможете полностью пользоваться всеми преимуществами ЭТК.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь в ближайшее отделение СФР или к вашему работодателю.