С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). К 1 января 2026 года завершится переходный период, и почти все официально трудоустроенные граждане будут иметь только цифровой документ. В статье мы разберём, что такое ЭТК, как её оформить, где просматривать сведения, как исправлять записи и какие плюсы‑минусы ждут работников и работодателей.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в единой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). Информация о трудовой деятельности (приём, переводы, увольнения, стаж, периоды отпуска и т.д.) вносится работодателем в специальный электронный реестр через форму ЕФС‑1 (закон № 439‑ФЗ от  г.).

• Документ привязан к ИНН и СНИЛС гражданина.
• Доступ к сведениям получают работник и уполномоченные органы через портал Госуслуги или сервис СФР (Система Фондов России).
• ЭТК не требует физической выдачи, но при желании можно получить печать‑выписку (PDF) для предъявления в органы, суд и т.п.

Правовая база

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» – вводит обязательность ведения ЭТК.
2. Приказ Минтруда России от  № КМ‑5н «Об утверждении порядка ведения и использования электронных трудовых книжек».
3. Постановление ПФР от  № ПФР‑2021‑03 «Об организации электронного реестра трудовых книжек».

Как оформить электронную трудовую книжку

Для работодателя

При приёме нового сотрудника работодатель обязан:

1. Убедиться, что у соискателя есть СНИЛС и ИНН (если нет – оформить).
2. Заполнить форму ЕФС‑1 в системе 1С:ЗУП (или в любом другом совместимом программном обеспечении).
3. Отправить запрос в СФР. После подтверждения система автоматически создаёт запись в ЭТК.
4. Сообщить сотруднику о том, что его трудовая книжка ведётся в электронном виде, и предоставить инструкцию по доступу.

Для работника

Чтобы увидеть свою ЭТК, выполните следующие шаги:

1. Зайдите на портал Госуслуги и авторизуйтесь (ЭЦП или мобильный банк).
2. В разделе «Пенсионное обеспечение» выберите пункт «Электронная трудовая книжка».
3. Откроется список всех записей: приёмы, переводы, увольнения, периоды отпуска.
4. При необходимости скачайте выписку в PDF (можно распечатать).

Пример выписки

Электронная трудовая книжка
СНИЛС: 123‑456‑789 00
ИНН: 7701234567

– ООО «Ромашка», должность: менеджер, код ОКЗ: 01.02.01
– ООО «Вектор», должность: старший аналитик, код ОКЗ: 01.02.02
...

Как исправить запись в ЭТК

Ошибки могут возникнуть из‑за неверного кода ОКЗ, даты или названия организации. Процедура исправления:

• Работодатель подаёт в СФР корректирующий документ ЕФС‑1‑К (корректировка).
• В системе 1С:ЗУП в карточке сотрудника выбирается «Изменить запись», вносятся правки и отправляются.
• После подтверждения ПФР запись в ЭТК обновляется в течение 1‑3 рабочих дней.
• Работник получает уведомление в личном кабинете Госуслуг.

Преимущества и недостатки ЭТК

Плюсы

• Удобство: нет необходимости хранить бумажный документ, доступ в любой момент через интернет.
• Экономия: снижаются затраты работодателя на печать, хранение и транспортировку книг.
• Точность: автоматическое заполнение кода ОКЗ и дат уменьшает риск ошибок.
• Скорость: при смене места работы запись появляется в системе мгновенно.
• Безопасность: данные защищены системой ПФР, доступ имеют только уполномоченные лица.

Минусы

• Необходима интернет‑связь и базовые цифровые навыки.
• В случае технических сбоев (например, недоступность портала) может возникнуть задержка в подтверждении стажа.
• Некоторые организации (особенно небольшие) пока не полностью адаптированы к работе с ЕФС‑1.

Переходный период и сроки

С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести ЭТК, однако до 1 января 2026 года сохраняется возможность вести и бумажную трудовую книжку. После этой даты:

• Все новые трудоустройства оформляются только в электронном виде.
• Работники, у которых ещё есть бумажные книги, могут подать заявление о переводе в ЭТК (форма «Заявление о переводе трудовой книжки в электронный вид»).
• Бумажные книги, находящиеся в архиве, сохраняются в течение 5 лет, но не учитываются при расчёте пенсионных прав.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить бумажную копию ЭТК?

Да. Через портал Госуслуг можно заказать выписку в PDF и распечатать её. Официальный документ считается электронным, но распечатка признаётся в судах и при получении государственных льгот.

Что делать, если у меня нет СНИЛС?

СНИЛС обязателен для ведения ЭТК. Оформить его можно в любом отделении ПФР или через портал Госуслуг (пункт «Получить СНИЛС»).

Можно ли самостоятельно добавить запись в ЭТК?

Нет. Записи вносит только работодатель через форму ЕФС‑1. Самостоятельные правки допускаются только в случае подачи корректирующего документа работодателем.

Как проверить, что запись в ЭТК учтена при расчёте пенсии?

В личном кабинете ПФР (раздел «Мой пенсионный счёт») отображаются все периоды, учитываемые при расчёте. При возникновении расхождений следует обратиться в отдел кадров или в ПФР.

Что происходит, если работодатель не вносит запись в ЭТК?

Работник имеет право подать жалобу в Трудовую инспекцию или в ПФР. В случае подтверждения нарушения работодатель может быть оштрафован.

Как работодателю настроить 1С:ЗУП для работы с ЭТК

Для корректного формирования и отправки ЕФС‑1 необходимо:

1. Обновить конфигурацию 1С до версии, поддерживающей модуль «Электронные трудовые книжки».
2. Заполнить справочники:
   • Коды ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий).
   • Коды ОКТМО (территориальная привязка).
3. Настроить связь с СФР (ввести логин/пароль сервисного аккаунта).
4. Тестировать отправку «пробного» ЕФС‑1 в тестовый стенд ПФР.
5. Обучить кадровый персонал работе с новой формой.

Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Он упрощает процесс оформления, повышает точность данных и облегчает контроль за трудовым стажем. К 2026 году все официально трудоустроенные граждане будут иметь только ЭТК, поэтому стоит уже сейчас ознакомиться с порядком доступа, исправления записей и получения выписок.

Если у вас возникли вопросы по оформлению или работе с ЭТК, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в Пенсионный фонд России через официальный сайт.

Дата актуализации: 20 мая 2026 г.