Дата публикации: 18:20:07
Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих профессиональную деятельность сотрудника. С 2020 года в России действует электронной трудовой книжки (ЭТК), которое упрощает ведение и хранение трудовой информации. Ниже подробно рассматриваем, что такое ЭТК, как её оформить, какие обязанности возлагает работодатель и какие нюансы следует учитывать при работе с трудовыми книжками в 2026 году.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка представляет собой единую базу данных, в которой хранятся сведения о карьерном пути сотрудника: места работы, даты трудоустройства, повышения квалификации, благодарности, поощрения и другие важные события.
- Хранится в онлайн‑режиме, доступ к ней имеют как работодатель, так и сотрудник.
- Не требует физического хранения бумажных документов.
- Обеспечивает быстрый вывод выписки о трудовой деятельности.
По данным Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы, с 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить ЭТК.
Как оформить электронную трудвую книжку?
- Подать заявление в отдел кадров или в соответствующий онлайн‑портал.
- Указать дату и подпись в конце заявления.
- Работодатель вносит сведения в базу данных СФР и в электронную книжку сотрудника.
Важно: в 2025 году действует два варианта – бумажная и электронная трудовая книжка. При выборе ЭТК необходимо согласовать её использование с работодателем.
Обязанности работодателя при работе с ЭТК
Работодатель обязан:
- Вносить сведения о трудовой деятельности сотрудника в базу данных СФР.
- Вести двойные записи, если сотрудник сохраняет бумажную книжку.
- Обеспечить своевременное обновление данных при переводе, повышении или увольнении.
- Соблюдать требования Порядка заполнения трудовых книжек (п. 3), где указано, что даты записываются арабскими цифрами: день и месяц – двузначными, год – четырёхзначным (например, ).
Согласно КонсультантПлюс, при заключении трудового договора сотрудник предъявляет работодателю сведения о своей трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с книжкой или взамен её.
Как правильно вести записи в трудовых книжках
Формат дат
Все записи дат в полях трудовых книжек производятся арабскими цифрами:
- День – двузначный (01‑31).
- Месяц – двузначный (01‑12).
- Год – четырёхзначный (2025).
Пример: – принят на работу 20 мая 2025 года.
Сведения, которые необходимо заполнить
В трудовые книжки вносятся сведения о:
- Работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
- Выполняемой работе и месте работы.
- Переводах на другую постоянную работу.
- Увольнении и основаниях прекращения трудового договора.
- Награждениях, благодарностях и поощрениях.
- Периодах страхового стажа.
Эти данные регулируются ст. 66 ТК РФ и Приказом Минтруда № 320н от .
Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы
Преимущества ЭТК:
- Удобство: отсутствие риска потери документа.
- Скорость: выписка о трудовой деятельности доступна за минуты онлайн.
- Безопасность: данные хранятся в защищённой базе СФР.
Недостатки:
- Требуется согласование с работодателем.
- Необходимо обеспечить доступ к интернету и защиту персональных данных.
По мнению экспертов Skillbox Media, электронные трудовые книжки в значительной степени упрощают кадровое сопровождение и повышают прозрачность отношений между работодателем и сотрудником.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли указывать должность в электронной книжке?
Да. Должность указывается в соответствующем разделе записи. При переводе сотрудника в новую позицию необходимо обновить сведения о новой должности и месте работы.
Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ошибку можно исправить, подав заявление в кадровый отдел. В соответствии с Приказом Минтруда № 320н допускаются корректировки, но они должны быть оформлены официально и зафиксированы в журнале изменений.
Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки?
Да, с 2020 года возможен переход полностью на электронный формат. Однако работодатель обязан обеспечить сотрудника копией всех внесённых записей и предоставить доступ к ЭТК по запросу.
Электронная трудовая книжка – современный и практичный инструмент, который позволяет эффективно вести учёт трудовой деятельности, сократить бумажный документооборот и обеспечить быстрый доступ к актуальной информации. При выборе ЭТК важно соблюдать требования законодательства, правильно оформлять записи и поддерживать их в актуальном состоянии.
Для успешного внедрения электронных трудовых книжек рекомендуется:
- Ознакомиться с Приказом Минтруда № 320н и Порядком заполнения трудовых книжек.
- Согласовать формат ведения книжки с работодателем.
- Регулярно проверять корректность внесённых данных.
- Обеспечить защиту персональных данных в электронной системе.
Соблюдая эти рекомендации, вы сможете эффективно управлять кадровыми процессами и минимизировать риск ошибок в трудовых документах.