В 2025‑2026 г. в России официально ввели электронную трудовую книжку (ЭТК). Это новый формат хранения сведений о трудовой деятельности, который заменяет бумажную трудовую книжку, но при этом сохраняет все юридические гарантии. В статье разберём, что такое ЭТК, как оформить запись о переходе, где можно посмотреть и скачать выписку, а также как вести бумажную книжку до перехода.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, заработную плату, причины увольнения и т.д. Он хранится в системе Госуслуги, СФР (Служба Федеральной регистрации) и доступен работодателю и работнику;
Ключевые особенности:
- Доступ 24 / 7 через портал Госуслуги и сайты государственных органов.
- Автоматическое обновление при каждом изменении статуса в системе.
- Никаких бумажных копий в системе – всё хранится в электронном виде.
- При переходе на ЭТК работодатель выдает бумажную книжку с записью о переходе.
Как оформить запись о переходе на ЭТК?
Для перехода на электронную трудовую книжку работник не должен предпринимать никаких действий при первом трудоустройстве. Всё происходит автоматически:
- Работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в систему ЕФС‑1 (форма, действующая с 30 декабря 2025 г.).
- Система генерирует электронный документ, который автоматически связывается с профилем работника.
- После обработки заявления работодатель выдает работнику бумажную трудовую книжку на руки, в которой фиксируется запись о переходе на ЭТК.
Эта бумажная запись служит подтверждением трудового стажа до перехода на электронный формат и сохраняется как архивный документ. Работодатель освобождается от ответственности за хранение бумажной книжки.
Шаги для работника
- Подтвердить, что вы согласны с переходом на ЭТК (обычно это делается при подписании трудового договора).
- Получить бумажную копию трудовой книжки от работодателя.
- Проверить, что в бумажной книжке есть запись о переходе на ЭТК.
Где можно посмотреть и скачать выписку из ЭТК?
Существует несколько способов доступа к данным из электронной трудовой книжки:
3.1 Через портал Госуслуги
- Перейдите на gosuslugi.ru.
- Войдите в свой личный кабинет (логин и пароль).
- Выберите раздел «Услуги» → «Работа и занятость» → «Трудовое право».
- Найдите пункт «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажмите «Получить выписку».
- После подтверждения вы получите PDF‑файл с выпиской.
3.2 Через сайт СФР
На сайте sfr.gov.ru можно также запросить выписку, но это обычно делается работодателем.
3.3 Через МФЦ/СФР
Если вы не можете войти в онлайн‑систему, можно обратиться в любой МФЦ (Многофункциональный центр) или в отдел СФР. Там сотрудник поможет вам получить копию выписки.
3.4 У работодателя
Работодатель обязан предоставить вам копию выписки по вашему запросу. Это может быть как электронный файл, так и бумажная копия.
Как получить бумажную трудовую книжку при переходе на ЭТК?
После оформления записи о переходе работодатель выдает вам бумажную трудовую книжку. В ней фиксируется:
- Дата перехода на ЭТК.
- Сведения о предыдущем трудовом стаже.
- Подпись работодателя и печать.
Эта книга остаётся у вас как архивный документ. В дальнейшем все записи о трудовой деятельности будут вестися только в электронном виде.
Как вести бумажную трудовую книжку до перехода?
Если вы ещё не перешли на ЭТК, работодатель обязан вести бумажную книжку в соответствии с законодательством. При каждом изменении статуса (присоединение, перевод, увольнение) в бумажной книге фиксируется запись. После перехода на ЭТК запись о переходе заменяет все дальнейшие изменения.
Что делать, если вы хотите отказаться от бумажной трудовой книжки?
Если работник решил отказаться от классической трудовой книжки, он получает её на руки и хранит самостоятельно. Все последующие записи о стаже будут только в электронном виде. При выдаче бумажной книжки работодатель напомнит, что её лучше не терять.
Практические советы
- Регулярно проверяйте данные в ЭТК через Госуслуги.
- Сохраняйте копию бумажной книжки в надёжном месте.
- Если заметили ошибку в ЭТК, сразу сообщите работодателю.
- При смене работодателя убедитесь, что данные перенесены в новую систему.
- При необходимости получения выписки используйте портал Госуслуги – это самый быстрый способ.
Переход на электронную трудовую книжку упрощает ведение кадровой документации, повышает доступность сведений и снижает риск потери бумажных документов. Однако важно помнить о бумажной записи о переходе, которую вы получите от работодателя. Это подтверждение перехода и гарантирует сохранение трудового стажа до перехода на электронный формат. Следуйте инструкциям, описанным выше, и вы сможете без проблем вести свою трудовую историю в цифровом виде.