Оформление работы по совместительству‚ особенно внешнему‚ требует внимания как со стороны бухгалтерии и кадрового специалиста‚ так и со стороны программы 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Внешнее совместительство — это работа по совместительству у другого работодателя‚ не связанного с основным местом работы сотрудника. В этой статье подробно разберем‚ как правильно зафиксировать такой прием в 1С‚ чтобы избежать ошибок в расчетах и отчетности.

Юридические основы и ключевые требования

Прежде чем работать в 1С‚ необходимо понимать нормативную базу:

• Статья 282 ТК РФ обязывает работодателя заключить с совместителем трудовой договор. Он должен быть оформлен в той же форме‚ что и с основными сотрудниками.
• Статья 284 ТК РФ регулирует продолжительность рабочего времени при совместительстве. Общая продолжительность не должна превышать норму для соответствующей категории работников. Для внешних совместителей это правило также действует.
• Совместитель имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 291 ТК РФ) и другие гарантии‚ предусмотренные ТК РФ.

Подготовка данных в 1С:ЗУП перед приемом

Перед созданием кадрового документа необходимо убедиться‚ что в системе есть вся необходимая информация о человеке.

Шаг 1: Создание карточки физического лица

Если сотрудник ранее не работал в вашей организации‚ его нужно добавить в справочник Физические лица.

• Перейдите в раздел Кадры → Справочники → Физические лица.
• Нажмите Создать (или +) и заполните все обязательные реквизиты: ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные‚ СНИЛС‚ ИНН.

Шаг 2: Создание карточки сотрудника

После создания физлица необходимо создать на его основе запись в справочнике Сотрудники. Это ключевой шаг‚ где указывается вид занятости.

• В карточке физлица найдите кнопку или ссылку Сотрудник (иногда называется Новое место работы в истории).
• Откроется форма создания нового сотрудника.
• В поле «Вид занятости» обязательно выберите значение «Внешнее совместительство». Это критически важный параметр‚ от которого зависят дальнейшие настройки и корректность расчетов.
• Заполните остальные данные: подразделение‚ должность (можно создать новую с пометкой «совместитель»)‚ график работы‚ ставку (например‚ 0.2 ставки).

Важно: Если сотрудник уже является вашим основным работником‚ для внешнего совместительства в этой же организации нужно создавать новую запись в справочнике Сотрудники с видом занятости «Внешнее совместительство». Это отдельный кадровый документ.

Оформление кадрового документа «Прием на работу»

После создания карточки сотрудника с правильным видом занятости нужно оформить сам факт приема.

• Перейдите в раздел Кадры → Приемы‚ переводы‚ увольнения.
• Нажмите Создать и выберите документ Прием на работу.
• В документе укажите:
  • Сотрудник — выберите созданного ранее сотрудника с видом занятости «Внешнее совместительство»;
  • Дата приема.
  • Должность и Подразделение (те‚ что указаны в карточке сотрудника).
  • Тип рабочего времени, обычно «Неполное рабочее время»‚ если ставка меньше 1.
  • При необходимости укажите график работы (например‚ 5-дневка с неполным днем: 1.6 часа в день).
• На вкладке Условия оплаты можно указать размер оклада или тарифной ставки пропорционально времени работы.
• Документ нужно провести.

Особенности настройки графика и расчетов

Для внешнего совместителя с неполным рабочим днем (как в примере: 1.6 часа в день) требуется дополнительная настройка.

1. В справочнике Графики работы создайте новый график или отредактируйте существующий.
2. Установите продолжительность рабочего дня (смены) равной 1.6 часа.
3. Укажите количество рабочих дней в неделю (например‚ 5).
4. Привяжите этот график к сотруднику в его карточке или в документе приема.

Система 1С автоматически будет рассчитывать заработную плату‚ исходя из указанной продолжительности рабочего дня и ставки.

Расчет доплат и оформление в отчетах

Начисление заработной платы

При начислении зарплаты (документ Начисление зарплаты и взносов) система возьмет данные о сотруднике‚ его графике и ставке. Если оклад указан как полный‚ а график неполный‚ 1С автоматически рассчитает оплату пропорционально отработанному времени.

Отчетность (СЗВ-ТД‚ ЕФС-1)

Данные о внешних совместителях должны быть отражены в отчетности.

• СЗВ-ТД: При создании отчета в разделе Кадры → Отчеты → СЗВ-ТД‚ система автоматически включит сотрудников с видом занятости «Внешнее совместительство»‚ если они были приняты через кадровые документы.
• ЕФС-1: В разделе Кадры → Отчеты → ЕФС-1 данные о таких сотрудниках также будут учтены. Прием на работу внешнего совместителя — это основание для внесения записи в ЕФС-1.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Создан сотрудник‚ но не выбран вид занятости «Внешнее совместительство».
  Решение: Всегда проверяйте этот параметр в карточке сотрудника. Без него система не поймет специфику работы.
• Ошибка: Не настроен график неполного рабочего дня.
  Решение: Создайте отдельный график с нужной продолжительностью смены и привяжите его к сотруднику.
• Ошибка: Прием оформлен только через документ «Прием»‚ но не создана карточка сотрудника.
  Решение: Порядок действий: сначала физлицо → затем сотрудник с видом занятости → затем кадровый документ приема.
• Ошибка: Не указана ставка (0.2) или оклад не приведен в соответствие с неполным временем.
  Решение: В карточке сотрудника или в документе приема укажите корректную ставку или настройте оплату пропорционально времени.

Оформление внешнего совместителя в 1С:ЗУП, это многоэтапный процесс‚ требующий последовательности. Ключевые моменты: создание физлица‚ создание сотрудника с обязательным указанием вида занятости «Внешнее совместительство»‚ оформление кадрового документа приема и настройка корректного графика работы. Соблюдение этих шагов гарантирует правильный расчет зарплаты‚ корректное отражение в отчетности (СЗВ-ТД‚ ЕФС-1) и соответствие требованиям Трудового кодекса РФ.

Примечание: Алгоритм может незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации 1С:ЗУП (ред. 3.0‚ 3.1 и т.д.) и доработок вашей организации. Всегда сверяйтесь с актуальной версией программы и внутренними регламентами.