Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад — и вот, к 2026 году она стала неотъемлемой частью кадрового документооборота․ Это нововведение сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников, сделав процесс учета стажа более прозрачным и удобным․
В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой электронная трудовая книжка, какие статьи законодательства ее регулируют, как происходит переход и можно ли отказаться от ЭТК․
Что такое электронная трудовая книжка?
Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника; Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек․ С переходом в цифровую среду эта информация теперь хранится на серверах Социального фонда России (СФР)․
С помощью электронной трудовой книжки россияне всегда могут оперативно проверить:
- Передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России в срок;
- Какая информация о стаже и должности зафиксирована в системе;
- Корректно ли рассчитывается страховой стаж․
Законодательная база: статьи и нормы
Многих работодателей и работников волнует вопрос: в электронном виде трудовая книжка — какая статья ТК РФ ее регулирует? Основой для внедрения ЭТК послужили изменения в Трудовой кодекс РФ, вступившие в силу в конце 2020 года․ В частности:
- Статья 66 ТК РФ — дополнена положениями о том, что сведения о трудовой деятельности могут вестись в электронном виде․
- Статья 62 ТК РФ, регламентирует выдачу сведений о трудовой деятельности (выписки из ЭТК) как при увольнении, так и в период работы по запросу сотрудника․
- Статья 84․1 ТК РФ — определяет порядок внесения записей и выдачи документов при увольнении, включая предоставление сведений об электронном стаже․
Подтверждение страхового стажа
Рассмотрев вопрос о подтверждении стажа, специалисты приходят к следующему выводу: периоды работы для определения страхового стажа подтверждаются сведениями о трудовой деятельности, которые передаются работодателем в СФР․ Бумажная книжка теперь не является единственным источником истины, данные из электронной системы имеют такую же юридическую силу․
Как перейти на электронные трудовые книжки
Переход на ЭТК, процесс добровольный для тех, чей стаж начался до 2020 года․ Для тех, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, ЭТК заводится автоматически, бумажный вариант им не выдается․
Для тех, кто уже работает, алгоритм перехода выглядит так:
- Уведомление․ Работодатель обязан под роспись уведомить каждого сотрудника о праве выбора между бумажной и электронной формой․
- Заявление․ Работник пишет заявление о сохранении бумажной книжки либо о переходе на ЭТК․
- Внесение записей․ Если выбран электронный вариант, работодатель выдает бумажную книжку на руки работнику и далее ведет сведения только в электронном виде․
Можно ли отказаться от электронных трудовых книжек?
Да, можно․ Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести его трудовую книжку одновременно в двух формах: и бумажной, и электронной․ Однако важно помнить: если сотрудник однажды выбрал ЭТК и забрал бумажный бланк, вернуться к совместному ведению будет нельзя․
Учет электронных трудовых книжек у работодателя
Один из самых частых вопросов кадровиков: нужно ли регистрировать в книге учета или в ином документе электронные трудовые книжки?
Ответ зависит от того, о чем именно идет речь:
- Саму электронную трудовую книжку (как цифровой объект) регистрировать в книге учета движения трудовых книжек не нужно, так как она хранится в базе СФР․
- Однако если работник при приеме на работу предъявляет выписку из ЭТК (СТД-Р или форму из личного кабинета), этот документ подшивается в личное дело сотрудника․
- Должен ли работник предъявить при приеме на работу сведения о трудовой деятельности? По закону работник вправе предъявить эти сведения, но не обязан․ Если он их не принес, работодатель самостоятельно запросит выписку из электронного фонда или заведет новую электронную трудовую книжку (если для сотрудника это первое место работы)․
Сохранение бумажных бланков в 2026 году
Несмотря на массовый переход на электронные трудовые книжки, у многих россиян ещё остаются бумажные варианты․ Член комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Екатерина Стенякина разъяснила правила использования бумажной трудовой книжки:
- Бумажная книжка, выданная на руки работнику, не теряет своей силы и является полноценным документом о стаже за прошлые периоды․
- С 2023 года новые бумажные трудовые книжки нужно оформлять на новых бланках (образца 2023 года), если сотрудник, выбравший ЭТК, потерял свою старую бумажную книжку и просит работодателя выдать дубликат․
Преимущества ЭТК для работника и работодателя
К 2026 году преимущества цифрового формата стали очевидными:
Для работника:
- Доступ к данным в любое время через портал Госуслуг или личный кабинет СФР;
- Исключение риска утери, порчи или кражи документа;
- Упрощенный порядок трудоустройства — не нужно носить с собой оригинал документа;
- Прозрачность начисления стажа и контроля за добросовестностью работодателя․
Для работодателя:
- Снижение кадрового документооборота;
- Отсутствие необходимости закупать, хранить и учитывать бумажные бланки;
- Исключение штрафов за задержку выдачи бумажной книжки при увольнении;
- Упрощение отчетности перед государственными органами․
Электронная трудовая книжка в 2026 году — это не просто временный тренд, а новый стандарт учета трудовых отношений․ Понимание статей Трудового кодекса, правил перехода и особенностей кадрового учета позволяет как работодателям, так и работникам избежать юридических ошибок․ Бумажная трудовая книжка остается важным историческим документом, однако будущее однозначно за цифровым учетом, который делает трудовые отношения более честными, прозрачными и безопасными․