Дата публикации: 21 мая 2026 г․

Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность работника․ В неё вносятся не только сведения о приёме‚ переводе и увольнении‚ но и изменения в квалификации сотрудника․ Подтверждение квалификационной категории (или её повышение) является одним из таких изменений и должно быть оформлено в соответствии с нормативными актами РФ․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё записи о переводах‚ повышениях и понижениях в должности‚ а также о присвоении квалификационных разрядов‚ классов и категорий․
• Постановление Минтруда РФ № 69 от  г․ «О порядке ведения трудовых книжек» – детализирует порядок заполнения разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»․
• Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» (ст․ 48) – регулирует присвоение педагогических квалификационных категорий и их периодическое подтверждение (каждые 5 лет)․
• Приказы и положения отраслевых министерств (например‚ Приказ Минздрава РФ № 115н от  г․ о квалификационных категориях медицинских работников)․

Что такое квалификационная категория?

Квалификационная категория – официальное подтверждение уровня профессиональной подготовки работника‚ присваиваемое по результатам аттестации‚ конкурса или иной процедуры оценки․ В зависимости от отрасли категория может выражаться:

• в виде разряда (например‚ 3‑й‚ 4‑й разряд рабочего);
• в виде класса (например‚ классный чин 2‑го класса);
• в виде категории (например‚ первая‚ вторая‚ высшая квалификационная категория педагога)․

Подтверждение категории означает‚ что работник прошёл повторную аттестацию и его уровень квалификации признан соответствующим заявленному уровню (или повышен)․

Когда необходимо вносить запись?

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

1. Присвоение первой квалификационной категории (начальный уровень после аттестации)․
2. Подтверждение существующей категории (например‚ каждые 5 лет для педагогов)․
3. Повышение категории (переход со второй на первую‚ с первой на высшую и т․д․)․
4. Понижение категории (в редких случаях‚ если аттестация показала несоответствие)․

Если категория не меняется (например‚ просто прошёл повышение квалификации без изменения категории)‚ запись в трудовую книжку не требуется․

Порядок внесения записи

Шаг 1․ Подготовка документа основания

Основанием для записи служит:

• приказ (распоряжение) работодателя о присвоении/подтверждении квалификационной категории;
• аттестационный лист или протокол аттестационной комиссии;
• выписка из решения уполномоченного органа (для педагогов – приказ органа управления образованием)․

Важно‚ чтобы в приказе были указаны:

• ФИО работника;
• должность‚ профессия‚ специальность;
• присваиваемая/подтверждаемая квалификационная категория (с указанием уровня – первая‚ вторая‚ высшая и т․д․);
• дата и номер приказа;
• основание (номер и дата аттестационного листа‚ протокола и т․д․)․

Шаг 2․ Заполнение трудовой книжки

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (графы 1‑4)․

Пример записи

2025‑09‑15Присвоена первая квалификационная категория педагога‑учителя математики․
Приказ № 112‑к от  г; «О присвоении первой квалификационной категории педагогу‑учителю математики Ивановой А․С․»․

<p><b>1․</b> 2025‑09‑15</br>
<b>2․</b> Присвоена первая квалификационная категория педагога‑учителя математики․</br>
<b>3․</b> Приказ № 112‑к от  г․ «О присвоении первой квалификационной категории педагогу‑учителю математики Ивановой А․С․»․</p>

Особенности для педагогических работников

Для учителей и других педагогов квалификационная категория подтверждается каждые 5 лет․ Основанием является приказ органа управления образованием (или иного уполномоченного органа) о подтверждении категории․ Запись в трудовую книжку делается по тем же правилам‚ что и для других категорий:

• в графе 3 указывается‚ например: «Подтверждена высшая квалификационная категория учителя начальных классов»;
• в графе 4 – номер и датa приказа управления образованием․

Важно: если категория не подтверждена (аттестация не пройдена)‚ запись о понижении категории также вносится‚ но только после официального приказа о понижении․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на приказ – без указания номера и даты приказа запись считается недействительной․
• Неполное описание категории – нужно указывать не только «первая категория»‚ но и профессию/должность‚ к которой она относится (например‚ «первая квалификационная категория инженера‑электроника»)․
• Запись в неправильном разделе – сведения о категории относятся только к разделу «Сведения о работе»; внесение их в раздел «Сведения о награждениях» является ошибкой․
• Использование устаревших формулировок – после введения профессиональных стандартов следует использовать термины‚ утверждённые в соответствующем отраслевом qualificационном справочнике․
• Пропуск подтверждения категории по истечении срока – для педагогов и некоторых других профессий пропуск подтверждения приводит к необходимости внесения записи о понижении категории или об отсутствии действия текущей категории․

Практический чек‑лист для кадровика

1. Получить приказ о присвоении/подтверждении квалификационной категории․
2. Сверять данные приказа с личной карточкой сотрудника (ФИО‚ должность‚ профессия)․
3. Определить следующий номер записи в трудовой книжке․
4. Заполнить графы 1‑4 согласно образцу․
5. Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и печать организации (если требуется внутренним регламентом)․
6. Сделать копию приказа и приложить к личному делу сотрудника․
7. Проверить запись на соответствие требованиям (полнота указания категории‚ наличие даты и номера приказа)․

Внесение записи о подтверждении квалификационной категории в трудовую книжку – обязательная процедура‚ регулируемая Трудовым кодексом РФ и отраслевыми нормативными актами․ Правильное оформление обеспечивает легальность трудовой деятельности работника‚ упрощает подтверждение его профессионального уровня при приёме на новую работу‚ повышении квалификации или назначении на руководящие должности․ Следуя представленному порядку и избегая типичных ошибок‚ кадровики и руководители смогут вести трудовую книжку без замечаний со стороны инспекции труда и судебных органов․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и практики кадрового документооборота на 21 мая 2026 года․