С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Это цифровой аналог бумажного документа, который хранится в базе Социального фонда России (СФР). В этой статье мы подробно разберём, что такое ЭТК, зачем она нужна, как получить доступ к личному кабинету и какие сведения в неё вносятся.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В ней фиксируются:

• дата начала работы и дата увольнения;
• название работодателя и его адрес;
• должность и вид работы;
• сведения о стаже, начислениях и отчислениях в пенсионный фонд;
• другие сведения, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.

Эта информация важна для расчёта пенсионного возраста, начисления заработной платы, оформления отпусков и других трудовых прав.

Переход на электронную трудовую книжку

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка. С 3 февраля 2026 года для сотрудников, принятых впервые в 2026 году, трудовая книжка открывается в электронной форме автоматически.

Параллельно с введением ЭТК сохраняется возможность вести бумажную трудовую книжку, если работник не подал заявление об отказе от неё. Однако большинство работодателей уже полностью перешли на электронный формат.

Кто выдает и хранит сведения?

Сведения о трудовой деятельности работника в ЭТК подаются в Социальный фонд России (СФР) в форме ЕФС‑1. Работодатели обязаны отчитываться по каждому сотруднику, а СФР хранит данные в электронной базе.

Как получить доступ к личному кабинету ЭТК?

1. Регистрация на портале Госуслуг: если вы ещё не зарегистрированы, перейдите на gosuslugi.ru и создайте аккаунт.
2. Подтверждение личности: используйте электронную подпись, смс‑код или биометрический идентификатор.
3. Выбор услуги «Трудовая книжка»: в разделе «Сервисы» найдите пункт «Трудовая книжка» и выберите «Войти в личный кабинет».
4. Проверка данных: в личном кабинете вы увидите список всех ваших трудовых договоров, даты начала и окончания работы, а также сведения о стаже.
5. Запрос выписки: если вам нужна бумажная копия, вы можете заказать выписку через портал.

Советы по работе с личным кабинетом

• Регулярно проверяйте корректность данных – ошибки могут повлиять на расчёт пенсионного стажа.
• Сохраняйте копии выписок в электронном виде для личного архива.
• Если вы заметили несоответствия, сразу сообщайте работодателю и/или СФР.

Сведения, которые хранятся в ЭТК

В электронную трудовую книжку вносятся те же сведения, что и в бумажный вариант, но в более удобном формате:

• ФИО, дата рождения, место жительства;
• Сведения о трудовом договоре (дата начала, дата окончания, должность, место работы);
• Сведения о стаже и начислениях в пенсионный фонд;
• Сведения о начисленных и удержанных налогах;
• Сведения о служебных командировках, отпусках и больничных;
• Периодические обновления от работодателя.

Как работодатели ведут ЭТК?

Работодатели обязаны:

• Отчитыватся о каждом сотруднике в СФР в форме ЕФС‑1;
• Обновлять сведения о стаже и начислениях;
• Сохранять электронный документ в течение 30 лет.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Вход в личный кабинет СФР с использованием электронной подписи.
2. Заполнение формы ЕФС‑1 с указанием всех необходимых данных.
3. Периодическое обновление сведений (например, при переводе сотрудника в другую должность).
4. Проверка корректности данных через портал Госуслуг.

Почему важно проверять данные в ЭТК?

Трудовой стаж влияет на размер будущей пенсии, а также на расчёт отпускных и других выплат. Неправильные данные могут привести к:

• Неверному расчёту пенсионного стажа;
• Потерям в размере отпускных;
• Сложностям при оформлении документов.

Поэтому регулярная проверка и своевременное исправление ошибок – ключ к правильному учёту трудовой деятельности.

Ключевые даты и законодательные акты

• 1 января 2020 г. – введена электронная трудовая книжка.
• 3 февраля 2026 г. – для новых сотрудников 2026 г. трудовая книжка открывается в электронной форме.
• Статья 66 ТК РФ – определяет форму трудовой книжки и её обязательность.
• Статья 66.1 ТК РФ – допускает одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжки.

Как получить бумажную копию из ЭТК?

Если вам нужна бумажная копия трудовой книжки, вы можете:

• Заказать выписку через портал Госуслуг;
• Получить копию в отделе кадров работодателя;
• Обратиться в СФР с заявлением о выдаче бумажной копии.

Электронная трудовая книжка – это современный, удобный и надёжный способ хранения сведений о трудовой деятельности. Она упрощает доступ к данным, снижает риск потери документа и ускоряет расчёты. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами, важно:

• Регулярно проверять данные в личном кабинете;
• Своевременно исправлять ошибки;
• Использовать электронную подпись для безопасного доступа.

Теперь вы знаете, как войти в личный кабинет ЭТК, какие сведения в неё вносятся и почему это важно для вашего будущего.