Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный юридический аналог традиционной бумажной трудовой книжки. С 1 января 2020 года в России действует законодательство, обязывающее работодателей формировать и передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР). Эта статья подробно разберет, какие именно сведения содержатся в ЭТК, как их получить и где проверить.

Кто ведет электронную трудовую книжку?

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, обязанность по формированию и передаче сведений лежит на работодателе. Это касается:

• Всех работников, принятых на работу с 1 января 2021 года. Им бумажная трудовая книжка не выдается.
• Работников, которые ранее имели бумажную книжку, но подали заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Важно: сведения в ЭТК работодатель обязан передавать в СФР ежемесячно, используя форму ЕФС-1. При этом данные о периоде работы до 2020 года в ЭТК не попадают автоматически. Они остаются в вашей бумажной трудовой книжке, которую вы должны хранить самостоятельно.

Как получить электронную трудовую книжку?

Самостоятельно «оформить» ЭТК гражданин не может. Процесс инициируется работодателем. Для этого вам необходимо:

1. Подать письменное заявление по месту основной работы (часто это делается при приеме на работу). В заявлении нужно указать согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде;
2. Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка и вы хотите перейти на электронную, вы также подаете заявление текущему работодателю. После этого все дальнейшие записи будут вноситься только в ЭТК.

Через Госуслуги получить саму книжку нельзя. Этот сервис позволяет лишь заказать выписку из уже существующей ЭТК, которая ведется в СФР.

Где можно посмотреть свои сведения в ЭТК?

Проверить актуальные данные о своей трудовой деятельности можно в нескольких местах:

• Личный кабинет гражданина на сайте ПФР (СФР). Это основной источник. В разделе «Электронная трудовая книжка» доступен полный перечень записей, внесенных всеми вашими работодателями.
• Личный кабинет на портале Госуслуг. Здесь можно запросить и получить официальную выписку (справку) из ЭТК, заверенную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) СФР.
• У работодателя. По запросу работодатель обязан предоставить вам сведения о вашей трудовой деятельности, которые он передал в СФР (обычно в виде распечатанного документа).

Как заказать выписку через сайт ПФР/Госуслуги?

Алгоритм прост:

1. Авторизуйтесь в Личном кабинете гражданина на сайте ПФР или через Госуслуги.
2. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Выберите опцию «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
4. Нажмите кнопку «Запросить».
5. Готовый документ в формате PDF будет доступен для скачивания в вашем личном кабинете.

Какие сведения содержит электронная трудовая книжка?

Перечень информации в ЭТК практически идентичен записям в бумажной трудовой книжке. В нее включаются:

• Основные данные о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
• Сведения о каждом месте работы: наименование работодателя, ИНН, ОГРН.
• Даты: приема на работу, увольнения, перевода в другую организацию или на другую должность.
• Наименование должности (специальность, профессия) и подразделение.
• Основание для приема, увольнения, перевода (номер и дата приказа, иного документа).
• Сведения об изменениях (например, о переименовании организации).

Все записи вносятся на основании приказов (распоряжений) работодателя и подписываются его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Что важно помнить?

• ЭТК не отменяет бумажную книжку полностью. Если у вас есть «старая» бумажная книжка с записями до 2020 года, ее нужно хранить. Она будет служить доказательством стажа за этот период.
• Вы вправе отказаться от ЭТК. Для этого нужно подать письменное заявление работодателю о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае все записи будут вноситься только в ваш бланк.
• Работодатель обязан информировать вас о каждой внесенной в ЭТК записи (обычно через служебную записку или внутренний портал). Вы имеете право требовать предоставления сведений в письменной форме на бумажном носителе.
• При трудоустройстве в новую организацию, если у вас ведется ЭТК, вы должны предоставить новому работодателю не бумажную книжку, а справку (выписку) из ЭТК (форма СТД-Р или ее электронный аналог).

Электронная трудовая книжка — это удобный и защищенный от потери или порчи цифровой аналог. Ключевое правило: сведения в нее вносит исключительно работодатель. Ваша задача — знать о своем праве на получение выписки, следить за корректностью записей и хранить бумажную трудовую книжку с историей до 2020 года. Все актуальные данные по вашему стажу и трудовой деятельности всегда можно проверить в Личном кабинете на сайте ПФР.