Обновлено: 23 мая 2026 года, 10:35

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который формируется в системе Социального фонда РФ (СФР) на основании сведений, предоставляемых работодателями. В ЭТК вносятся:

• Сведения о приеме на работу;
• Переводы на другую должность;
• Увольнения;
• Награды и поощрения;
• Сведения о профессиональной переподготовке и повышении квалификации;
• Иные сведения, предусмотренные трудовым законодательством.

ЭТК не хранится на бумажном носителе, а доступна в личном кабинете на портале Госуслуги, в личном кабинете на сайте СФР или через работодателя.

Кто обязан вести электронные трудовые книжки?

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, все работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в СФР в электронном формате. Это касается:

• Организаций всех форм собственности;
• Индивидуальных предпринимателей, нанимающих работников;
• Физических лиц, не являющихся ИП, но заключивших трудовой договор с работником.

Исключение: Работодатели не обязаны предоставлять сведения в ЭТК для сотрудников, которые до 1 января 2021 года не имели трудового стажа. Для них записи продолжают вноситься в бумажную трудовую книжку до момента их перехода на электронный формат.

Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке?

Через портал Госуслуги

Для получения доступа к ЭТК через Госуслуги выполните следующие шаги:

1. Зарегистрируйтесь или войдите на портале www.gosuslugi.ru.
2. Перейдите в раздел «Услуги» → «Работа и занятость».
3. Выберите услугу «Получение сведений из электронной трудовой книжки».
4. Подтвердите личность с помощью подтвержденной учетной записи (уровень идентификации «Усиленная»).
5. Получите выписку из ЭТК в электронном виде или закажите бумажную версию для получения в МФЦ.

Через личный кабинет на сайте СФР

Альтернативный способ — через личный кабинет на сайте Социального фонда РФ:

1. Зарегистрируйтесь на сайте www.sfr.gov.ru.
2. Войдите в личный кабинет с помощью подтвержденной учетной записи.
3. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
4. Просмотрите или закажите выписку.

Через работодателя

Работодатель обязан предоставлять сотруднику сведения о трудовой деятельности по его запросу. Вы можете обратиться к работодателю с просьбой предоставить:

• Выписку из ЭТК;
• Копию записи в ЭТК;
• Иные документы, связанные с трудовой деятельностью.

В Многофункциональном центре (МФЦ)

Вы можете обратиться в любое отделение МФЦ для получения бумажной выписки из ЭТК. Для этого:

1. Подайте заявление на получение выписки;
2. Предъявите документ, удостоверяющий личность;
3. Получите выписку в бумажном виде.

Как работодателю оформить и вести электронные трудовые книжки?

Подключение к системе СФР

Работодатель должен обеспечить передачу сведений о трудовой деятельности в СФР в электронном формате. Для этого:

• Зарегистрируйтесь в системе СФР;
• Подключитесь к системе через электронную подпись;
• Настройте автоматическую передачу данных или вносите их вручную.

Формирование сведений по форме ЕФС-1

Работодатель обязан предоставлять сведения по форме ЕФС-1 в СФР при:

• Приеме на работу;
• Переводе на другую должность;
• Увольнении;
• Иных кадровых мероприятиях.

Использование электронного документооборота (ЭДО)

Для удобства ведения ЭТК работодатели могут использовать:

• Сервисы 1С:Кабинет сотрудника;
• Электронные системы кадрового учета;
• Платформы для обмена документами с сотрудниками (например, Контур.Экстерн).

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Преимущества ЭТК

• Защита от потери: ЭТК хранится в защищенной базе данных СФР и не может быть утеряна или повреждена.
• Удобство доступа: Получить выписку можно в любое время через портал Госуслуги или сайт СФР.
• Автоматизация: Данные передаются в электронном формате, что снижает нагрузку на службу кадров.
• Защита от подделок: Электронные записи сложнее подделать, чем бумажные.
• Интеграция с другими системами: Возможность обмена данными с налоговыми органами, ПФР и другими ведомствами.

Недостатки ЭТК

• Зависимость от интернета: Доступ к ЭТК возможен только при наличии интернет-соединения.
• Ограниченный доступ для некоторых категорий: Пожилые сотрудники или сотрудники без навыков работы с компьютером могут испытывать трудности.
• Риск технических сбоев: В случае проблем с системой СФР доступ к данным может быть временно недоступен.
• Необходимость подтверждения личности: Для получения доступа к ЭТК требуется подтвержденная учетная запись на Госуслугах.

Как оформить электронную трудовую книжку для нового сотрудника?

С 1 января 2021 года все новые сотрудники, у которых нет трудового стажа до этой даты, оформляют трудовую деятельность только в электронном формате. Для этого:

1. При приеме на работу в трудовом договоре укажите, что сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде.
2. Работодатель вносит сведения о приеме на работу в систему СФР по форме ЕФС-1.
3. Сведения автоматически попадают в ЭТК сотрудника.
4. Сотрудник может запросить выписку из ЭТК через Госуслуги или сайт СФР.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку?

Нет, с 2021 года новые записи вносятся только в электронном формате. Однако сотрудники, у которых есть записи в бумажной трудовой книжке, могут продолжать использовать ее до момента перехода на электронный формат.

Что делать, если в ЭТК нет записи о работе?

Если в ЭТК отсутствует запись о вашей работе, обратитесь к работодателю с просьбой внести корректировку. Работодатель обязан предоставить сведения в СФР в течение 3 рабочих дней.

Можно ли получить бумажную копию ЭТК?

Да, вы можете заказать бумажную выписку из ЭТК через портал Госуслуги, сайт СФР или в МФЦ.

Что делать, если работодатель не предоставляет сведения в ЭТК?

Обратитесь в трудовую инспекцию или прокуратуру с жалобой на работодателя. Работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности в СФР.

Рекомендации для работодателей

Для успешного перехода на электронные трудовые книжки работодателям рекомендуется:

• Назначить ответственного сотрудника за ведение ЭТК;
• Обучить сотрудников работе с системой СФР;
• Использовать автоматизированные системы для передачи данных;
• Информировать сотрудников о внесении сведений в ЭТК;
• Своевременно предоставлять сведения в СФР.

Электронная трудовая книжка, это современный и удобный способ ведения трудовой деятельности. Она защищает данные от потери, обеспечивает быстрый доступ и упрощает обмен информацией между работодателями и государственными органами.

Для получения доступа к ЭТК используйте портал Госуслуги, сайт СФР или обратитесь к работодателю. Работодатели обязаны своевременно предоставлять сведения в СФР, чтобы избежать штрафов.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в центр занятости или трудовую инспекцию для получения консультации.