Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой документ, заменяющий традиционную бумажную трудовую книжку в России. С 2021 года при приёме на работу работники оформляются в системе ЭТК, а работодатели обязаны вести записи в электронном виде. В статье разберём, что такое ЭТК, как выглядит её образец, какие требования к заполнению, а также как перейти с бумажной версии на электронную.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК — это доступный, защищённый и проверяемый документ, в котором фиксируются все трудовые отношения работника: даты начала и окончания работы, должности, начисления, увольнения, а также сведения о начисленных и уплаченных налогах и отчислениях в Фонд социального страхования.

• Появилась в России в 2021 году в рамках цифровой трансформации кадровой политики.
• Обеспечивает прозрачность и удобство для работодателей, работников и государственных органов.
• Ведётся в единой системе, доступной через портал «Госуслуги» и специальные приложения работодателей.

Какой образец документа нужен?

Образец ЭТК — это шаблон, который содержит все обязательные поля и форматирование, необходимое для корректного заполнения. Ниже приведён пример шаблона, который можно использовать в электронных системах или в виде PDF/Excel.

Структура образца ЭТК

1. – «Электронная трудовая книжка»
2. Персональные данные работника
   • ФИО
   • Дата рождения
   • Место рождения
   • СНИЛС
   • Номер паспорта
3. Данные работодателя
   • Наименование организации
   • ИНН/КПП
   • Юридический адрес
   • Контактный телефон
4. Сведения о трудовых отношениях
   • Дата начала работы
   • Должность
   • Уровень зарплаты
   • Система начислений (премии, надбавки)
   • Дата окончания работы (если применимо)
5. Уведомления и заявления
   • Перевод в другую организацию
   • Увольнение по инициативе работника
   • Увольнение по инициативе работодателя
   • Смена должности
6. Подписи и печати
   • Подпись работника
   • Подпись руководителя/HR‑менеджера
   • Печать организации (если требуется)

Пример заполнения (таблица)

Правовые основы перехода на ЭТК

• Постановление Госкомтруда РФ от 20 июня 1974 г. о порядке ведения трудовых книжек (основной нормативный акт).
• Постановление Минтруда РФ от 20 января 2021 г. о переходе на электронные трудовые книжки.
• Федеральный закон «О персональных данных» (обеспечение конфиденциальности).
• Постановление Правительства РФ от 22 января 2021 г. о порядке реализации ЭТК.

Кому обязателен переход?

Согласно законодательству, переход на ЭТК обязателен для:

• Все работодатели, включая государственные и муниципальные организации.
• Малые и средние предприятия (МСП) с численностью сотрудников от 10 до 500 человек.
• Крупные компании с более чем 500 сотрудниками.

Как перейти?

1. Регистрация в системе «Госуслуги» как юридическое лицо.
2. Получение электронного сертификата (ЭЦП) для руководителя.
3. Интеграция внутренней кадровой системы с API Госуслуг.
4. Обучение персонала (HR‑менеджеров, бухгалтеров) работе с ЭТК.
5. Переход всех существующих бумажных записей в электронный формат.

Как оформить уведомления и заявления в ЭТК

В системе ЭТК предусмотрены специальные шаблоны для различных уведомлений. Ниже приведены основные типы:

• Уведомление о переводе в другую организацию – содержит дату перевода, новую должность и сведения о работодателе.
• Уведомление об увольнении по инициативе работника – фиксирует дату увольнения и причину.
• Уведомление об увольнении по инициативе работодателя – включает дату, причину и сведения о компенсации.
• Уведомление о смене должности – фиксирует новую должность и дату вступления в силу.

Пример заполнения уведомления о переводе

Как проверить наличие ЭТК у работника?

Работодатель может запросить у сотрудника копию его ЭТК через портал «Госуслуги» или получить доступ к системе через личный кабинет работодателя. Для проверки работника заполняется форма «Проверка наличия ЭТК» и отправляется в Фонд социального страхования. Ответ приходит в течение 1–2 рабочих дней.

Как оформить копию бумажной трудовой книжки?

Если работник просит копию бумажной трудовой книжки, работодатель обязан выдать её в течение 10 рабочих дней. Копия должна быть заверена печатью организации и подписью руководителя. Для электронных записей можно создать PDF‑копию из ЭТК и отправить сотруднику по почте.

Плюсы и минусы ЭТК

• Плюсы
  • Удобство доступа 24/7.
  • Сокращение бумажных расходов.
  • Быстрый обмен данными с Фондом социального страхования.
  • Меньше ошибок при вводе данных.
• Минусы
  • Необходимость технической подготовки.
  • Проблемы с доступом в случае технических сбоев.
  • Необходимость соблюдения требований к защите персональных данных.

Как избежать ошибок при заполнении ЭТК?

1. Проверяйте корректность всех полей перед отправкой.
2. Используйте автоматические проверки в системе (валидация данных).
3. Обучайте персонал правилам заполнения.
4. Периодически проводите аудит записей.
5. Сохраняйте резервные копии данных.

Где скачать образец документа?

Официальный образец ЭТК можно скачать с сайта Госуслуг в разделе «Кадры» → «Электронная трудовая книжка». Также доступны шаблоны в формате Word, Excel и PDF, которые можно адаптировать под нужды вашей организации.

Электронная трудовая книжка — это современный инструмент, который упрощает ведение кадровой документации и повышает прозрачность трудовых отношений. Использование образца документа поможет избежать ошибок при заполнении, ускорит процесс оформления и обеспечит соответствие требованиям законодательства.

Если вы планируете перейти на ЭТК, обязательно ознакомьтесь с нормативными актами, подготовьте персонал и интегрируйте вашу кадровую систему с официальной платформой. Это обеспечит плавный переход и позволит вашей компании воспользоваться всеми преимуществами цифровой кадровой политики.